正式会议流程

会议流程一、会场布置流程（一）外场A横幅落实标语或横幅内容及尺寸、数量、类别；刻字，制作条幅；悬挂横幅。B气球落实气球的数量，明确大小，购买气球；刻字，制作条幅；悬挂气球及条幅。C花篮落实数量，明确大小，购买花篮；拟定标语；摆放花篮及悬挂标语。D地毯落实地毯尺寸，购买地毯；摆放到位；效果维护。（二）内场A会标拟定文字，落实标语内容及尺寸、数量；刻字，制作条幅；悬挂横幅。B鲜花落实鲜花数量、类别；联系租借；摆放到位。C音响灯光调试话筒、灯光效果；调试各阶段音乐效果；准备备用音响设备。D座位/桌牌落实参会人员数量；桌椅、桌牌摆放整齐；制作座位图。二、领导接待流程（一）成立机构明确责任A建立领导机构、明确职责B建立工作机构、明确职责分工（二）邀请领导确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜确定邀请领导名单印制请柬、车证绘制路线图拟定领导讲话/发言稿装袋：请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿发放邀请领导信函，保留联系单位、联系人、以备查询确定参会领导名单、调整领导桌牌分类、分页打印到会领导名单（三）聘请礼仪服务人员明确对礼仪生的要求、数量电话、实地联系，确定联系人会议/活动前实地演习，明确岗位分工（门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务）联系、确定礼仪服装确定礼仪酬劳（四）实地勘察会议/活动现场确定贵宾室及宾客行走路线安排接待岗位及人员落实贵宾室饮水用具落实签到用具贵宾室内码放会议材料（五）座签确定参会人员数量，购置座签打印人名按顺序码放（单中心、双中心）收存留用（六）签到簿、笔制作/购置签到簿、签到笔确定专人现场负责指引签到收存（七）现场接待确定专人会议现场迎接领导入贵宾室在贵宾室安排领导休息候会（八）选送礼品确定数量，购置礼品将礼品码放适宜位置发送礼品（直接在签到处分发、在贵宾室分发）（九）引领领导入场确定会议开始----听主办方主要负责人安排确定专人引领领导进入会场坐席，观看演出/会前录像确定专人引领领导到主席台就座确定专人引领领导发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书再次引领领导进入会场确定专人引领领导与演员/工作人员合影（十）送别领导安排车辆提前到岗直接将领导送到车上，交待行使路线活动后与领导联系交办、指示及其他需落实事宜三、材料准备流程（一）确定会议文件材料内容拟定会议议程确定发放的文件（二）撰写会议文件材料明确写作人员召开专题会议，明确写作指导思想，思路，确定框架集中写作召开专题会议，修改稿件修改、定稿（三）印制会议文件材料整理确定会议文件材料确定人员制定参会证检查对版，印刷、装订会议文件材料材料装袋运送文件材料到会议/活动指定地点（四）分放文件材料贵宾室摆放，二次检查对版摆放主席台，二次检查对版发放参会人员收集、运送剩余文件材料收存剩余文件材料四、新闻宣传流程（一）新闻宣传策划：拿出宣传意向，请领导定范围、定主题、定方向形成新闻稿：提供相关材料、形成新闻稿件落实宣传效果（二）信息报送撰写信息：结合领导讲话，会议内容、效果编写信息信息报送：向主管部门报送（三）摄影照相留资料A摄影邀请专人或通知新闻中心落实设备落实摄影机位编辑整理归档B照相联系专人备好设备、相机、电池整理归档C录音落实专人负责准备录音笔等设备整理文字、归档五、后勤保障流程（一）落实场地联系、落实会议场地落实场地联系人的联络方式明确会议始、终时间明确参会人数，合理摆放桌椅明确贵宾级别、人数、确定贵宾室确保各场地卫生（二）用水A参会人员用水落实参会人数确定摆放地点、摆放形式购买杯垫、毛巾等购买、落实矿泉水购买茶叶，保证开水供应B贵宾室领导用水落实人数确定摆放人员、摆放地点、摆放形式保证开水数量、质量购买、落实矿泉水购买、摆放茶叶购买、摆放茶杯面巾纸（干、湿）会后清点（三）用餐A食堂用餐或自助餐统计用餐人数印制餐票确定发放形式指派发放人发放餐票B饭店用餐确定餐标根据会议规模级别指定菜谱请示领导调整菜谱根据最终结果落实餐标落实用餐时间安排用餐座次安排领导餐桌安排少数民族（回族）餐桌（四）住宿确定人数，分配房间安排车辆、去往住宿地点确定并公布工作人员房间发放房卡回收房卡（五）娱乐活动确定活动形式、活动内容、内容时间指派具体负责人明确各项活动参加人数落实活动场所、地点发放活动门票（六）落实会议用车落实用车数量明确发车时间明确发车地点及路线指派每辆车负责人安排人员乘车六、安全保卫流程（一）安全警卫设置路障和警戒带准备对讲机、喊话筒等进行安全检查、消除隐患（二）治安秩序引导观众入场维护活动或会议秩序活动开始后，在各门备勤（三）环境秩序检查照明、音响等设施设备保证出入口通畅，紧急情况下组织人员疏散人员类别，引导车辆停放