公寓信息化软件改革可行性分析

1公寓信息化改革可行性分析一、高校继续加强学生公寓管理的重要性。学生公寓是学生生活与学习的重要场所，是课堂之外对学生进行思想政治工作和素质教育的重要阵地。改进和加强学生公寓的管理，是高等学校后勤社会化改革的一项重要任务，直接关系到学生的切身利益、正常的教学和高等学校的稳定。在社会经济快速发展、文化大潮不断冲击下的环境下，传统的学生公寓管理模式受到了挑战。随着高校后勤社会化改革不断探索和深入，新的学生公寓管理模式应更加满足实际情况，顺应时代发展的要求。总之，加强学生公寓管理，进行其管理模式的改革迫在眉睫。二、目前公寓管理的现状、实行改革的可行性及相关介绍。1、目前公寓管理的现状：近年来，随着社会经济的快速发展，各高校纷纷扩招，学生数量增加，学生公寓规模不断扩大，给学生公寓管理带来了巨大的压力。一直以来，学生公寓的各项管理工作大部分依靠手工操作，如学生宿舍的安排和调整，卫生的检查评2比，卫生奖学金的发放统计，公寓维修的报修及审批，公寓突发事件的报案及处理，学生违纪现象的处理等日常行为管理都是由管理员手工统计、上报，工作量大且效率不高。硬件与软环境在不断地改变，仅仅按照原有的人工式的传统工作模式已经很难跟进工作节奏。可见，公寓管理信息化改革势在必行。2、实行改革的可行性分析：高校公寓实现信息化管理，并非高不可攀，它离我们并不遥远。其一，从硬件环境来看，近些年来，校园网已相当普及和成熟，信息化平台可依靠现有的校园网络环境和计算机设备，除了需要一台专用服务器，用以建立数据中心外，基本不需要大的硬件投入，操作层面的计算机可使用现有的办公电脑，系统对其性能要求不高，现在的计算机不够用，可以从学校实验室和其他部门替换下来的设备中调剂，以节约设备经费。其二，从软件环境来看，目前公寓管理队伍结构大大变化，公寓管理人员知识化、年轻化程度日益提高，计算机得到广泛应用，多数人员已习惯使用计算机办公和通过网络了解信息。其三，从资金投入来看，一个能覆盖各主要部门和职能且较完整的信息平台的建设投入，根据规模的大小，从几万3元到二、三十万元不等，多数高校是可以承受的。如果资金暂时有困难，则可以分部门，按步骤实施，选择条件最成熟、最急需、见效最快的部门先行实施，待条件成熟，再一个个上系统，最后将各部分连接成一个完整的信息化系统平台。其四，从技术上看，近些年来与学生管理相关的信息化技术发展均已较为成熟，公寓管理系统软件，水电计费管理系统软件，资产财务管理，人力资源管理等软件技术均已在高校应用较广，许多高校后勤已具备信息化管理的一定基础，只是这些技术的应用较为分散、零乱，亟待统一规范和整合，使其完整和系统化，从而发挥更大效应。其五，从管理内容上来看，学生公寓管理的内容很多，其中在很多方面均可以使用信息技术。我们可以综合利用计算机技术、电子技术、通讯技术、自动控制技术等先进技术，使学生公寓内公寓管理人员的工作、学生的学习生活更方便和安全。信息化改革具体可以实现的管理内容及相关说明如下：⑴学生公寓住宿及信息查询管理——在学生学籍资料数据库的基础上，通过核实统计形成学生住宿档案并存放于数据库中，公寓管理部门可以对各种数据进行更新、维护，可以随时对学生公寓住宿信息进行自动检索、查询、统计和分析，从而准确了解住宿学生的住宿情况和房间、床位的利用情况，提供空房间、空床位明细。在每学年伊始还可以根4据学生情况，自动完成学生的住宿安排。⑵安全管理——在学生公寓出入口位置设置闭路电视监控系统（类似于老校区），有利于管理人员发现突发情况后及时处理，还能起到防盗的作用。⑶资产财务管理——通过计算机随时记录学生公寓财务出入及收支情况，运算准确，打印方便快捷，档案易保存，便于定期核查。⑷信息发布管理——建立和完善公寓中心网站（挂靠学校网站），校园网信息发布平台，及时对外发布信息，达到资源共享，从而有利于公寓与学院各院系、各部门的合作与协调，也建立了一个与学生相互沟通交流的平台。有的软件还具有自动形成公寓管理工作简报的功能。⑸人力资源管理——将学生公寓管理部门的干部、职工的人事资料连同其岗位、工作量、工作时间等进行计算机管理，每天异动请假天数，考核考证结果参数，奖惩参数等，即可为全员进行工作考核等提供重要依据。⑹智能水电管理——计算机智能水电管理系统可以自动对学生公寓内各宿舍的水电消耗量进行动态计数并形成专用数据库（目前总务处已实行软件管理），该系统可以实行限额供应及自动截断，同时限电作用起到了很好的防火功能。⑺公寓文明和文化建设管理——可以将公共的和各宿5舍的卫生情况、公物保护、好人好事、违章违纪、文化活动参与等情况的检查记录、登记报表定期输入计算机内，经过一段时间的积累（如每学期），按照一定的评分比例，经计算机处理后即可得出一定的数据资料，再按照一定标准处理，最后可获得“文明公寓”、“先进个人”、“优秀宿舍”“先进集体”、“积极分子”等所需要的各种参数和名单。三、已完成改革的学校调研举例说明，效果如何。山东理工大学、重庆工学院、浙江大学、陕西师范等大学学生公寓管理部门均自主开发了学生公寓软件，并已做到全面信息化管理，公寓管理人员甚至可以在异地通过互联网在线办公，处理日常事务，网上发出指令，其信息化建设成效较为显著，工作效率大幅提高。北京地区截止08年年底，北京的92所高校近1/2的高校已完成或正在建设公寓管理信息化管理体系。由此可见，高校公寓管理的信息化改革在较短的时间内已经有了长足的发展。四、我院进行公寓信息化改革的具体实施步骤。1、整合资料——主要包括学生公寓房源的收集及学生住宿资料的收集。这是学生公寓管理系统建立的基础，为了6确保系统在今后日常使用中的准确性，在前期对资源的收集统计便显得尤为重要，准确度与否将会直接影响到系统的使用。另外，再通过与教务处的配合，可以将学生的学号、班级、籍贯、联系方式等导入管理系统，保证了信息的完整及一一对应。2、投入设备——设备的投入主要是服务器计算机的配备，因对计算机性能要求不高，因此可以使用学校设备更新后的退置电脑，大大节约了成本，提高了可操作性。利用老校退置下来的闭路电视监控系统，亦可满足学生公寓出入口的监控问题。3、搭建平台——根据学校对学生公寓管理的侧重点不同，选择合适的软件系统设置功能模块，围绕该点搭建平台，因时因地制宜。4、技术支持——由我校选择的公寓管理软件系统生产公司提供技术支持，保证数据库及信息安全，确保只有在装有其软件系统的客户端才能进行相应操作。5、沟通及完善——为了更合理的优化资源，方便各系、各部门对学生住宿等信息情况掌握。可以经常性的召开学生公寓管理系统交流会，邀请各系部、各部门代表参加，为系统提出合理化的建议和意见。阶段性升级调整，做好完善。五、附所调研的公寓管理软件的功能、价格以及软件厂商联7系电话等详细数据（含界面图）。学生公寓管理软件功能大多相似，仅选择其中一种多数高校使用的软件系统作介绍：（收费价格：950元/套）1、省心高校学生公寓管理软件介绍：省心高校学生公寓管理系统是一套用于对学生公寓日常事物进行管理的办公软件，集强大的图形操作、数据查询、统计、报表输出、信息交互于一身，具有简单、易用、界面美观的特点。利用省心高校公寓管理系统管理学生公寓的日常事物，能及时得到学生住宿情况信息资料和增强学生公寓管理的信息化建设，充分体现了“管理育人、服务育人、环境育人”的管理理念，是学生公寓管理部门不可缺少的好帮手，同时也是公寓信息化服务的平台。软件包含强大的查询功能，用户可以根据自己的需要定义查询的各种模式，满足实际管理需要，软件中还包括对相片的管理，使管理更加人性化。软件包含强大的自定义统计功能，用户可以根据实际需要组合不同的统计模式，使统计功能更加灵活更能满足用户的实际需要。软件包含自定义打印功能，可以按照自己的要求调整打印的项目数、项目的顺序，使打印功能最大化满足不同用户需求。8软件中实现了内部邮件收发功能，该功能与Word完美结合，可以实现公文的流转功能，达到无纸化办公，大大节省了资源。软件中实现了快速模糊查询，让用户查询数据更快更简洁。软件实现了键盘数据录入，大大减轻了录入数据的工作量，更符合广大用户操作习惯。软件中实现了历史数据的导出，方便用户对历史数据的保存，需要的时候再连接到历史数据进行操作，更贴近管理，更人性化。产品特点：软件具有大众化、全面化、智能化、自动化、图形化、简便化、安全化、优质化、人性化特点。大众化：综合多所学校的公寓管理模式进行了软件功能的设计，符合众多学校的管理需求；全面化：软件功能涉及到了公寓管理过程中的方方面面；智能化：能自动提示学生欠费项目；自动化：只要输入学生的学号，相应的信息就会自动显示；图形化：以图示的方式显示公寓住宿情况和学生住宿信息；9简便化：软件的操作可以让没有电脑基础的用户也可以很快掌握使用；安全化：软件中使用了强大的权限管理，细分到每个功能的录入、删除、查询等功能，并且用户登录密码采用了不可逆的算法进行加密；优质化：提供优质的服务和永久的免费升级服务；人性化：强大的自定查询功能和提供对相片的多种获取方式。2、软件主要功能截图：（详见公寓信息化软件改革可行性分析图片资料）