南大之星档案管理软件使用说明ppt

南大之星档案管理软件使用说明中国矿业大学档案馆2011.3◆系统登录用户在使用该系统前，应与档案馆联系，取得相应的用户名和密码。进入矿大主页，单击“教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页后，单击左侧“档案管理系统”图标，进入系统登录界面。也可在IE浏览器的地址栏中直接输入，进入系统登录界面。单击“教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页单击“档案管理系统”，进入系统登录界面也可在IE浏览器的地址栏中直接输入，进入系统登录界面。各单位输入相应的用户名和密码，即可进入系统登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看到的档案类别和数据表会有所不同。单击打开一类档案的数据表，进入相应的档案著录页面。此处以人事处为例。单击“人事处”，进入人事处的档案著录界面◆添加文件用户首次著录文件信息，请点击左栏上方的“添加文件”按钮，出现文件信息著录界面，此时标题栏显示为“添加文件”。用户首次登录，请先点击页面左栏上方的“添加文件”按钮，系统进入文件信息录入页面选择类目：一级目录输入门类号“W”，代表文书类档案。相应的“C”代表财会类档案，“K”代表科技类档案等。二级目录和三级目录为空。1全宗号：填“1”11实体分类号：它由门类号+年度+单位代码+保管期限代码组成，要求用大写字母填写，短横杠连接。以人事处的档案实体分类号为例：W-2009RSC-Y。这里“Y”代表保管期限中的“永久”，相应的“C”代表“长期”，“D”代表“短期”。11案卷\盒号及馆编件号由整数+小数组成，如1.0001。其中整数代表文件所在的盒号，小数显示这是第几份文件。如“1.0001”代表第1盒中的第1份文件。1保管期：根据需要选择“永久”、“长期”或“短期”。1密级：根据所定密级，选择“公开”、“内部”、“秘密”、“机密”和“绝密”。1正题名：文件题名。如果文件没有题名，需自拟题名，并加“[]”表示。11附注：输入文件所在盒号。例如本份文件盒号为“1”。11责任者：文件落款的单位或个人（如：中国矿大）。11页数：本份文件的页数，如“5”，代表此份文件有5页。11时间：文件的落款日期，由年、月、日组成，用点隔开，年份为四位数字。11单位：归档单位，如“人事处”。11文号：如果文件有文号，请填写（如：中矿大人字[2009]1号），没有则此项保持为空。11确认信息填写无误后，点击“添加”按钮。11此时出现“添加案卷、文件完成”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件的著录，并出现下一份文件的著录界面。1在这里件号自动向下顺延一位。例如，刚才添加成功的是1.0001，现在自动生成1.0002，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，此时只需要修改相应内容即可。1这时在档案文件信息管理界面可以看到刚添加的文件信息，如果界面没有显示，点击右下方“刷新”按钮即可。◆添加件内文件件内文件的著录格式与文件的著录格式稍有不同，如下：单击“人事处件内目录”，进入人事处件内文件的著录界面点击“添加文件”按钮，进入著录界面件内文件的实体分类号由门类号+年度+单位代码+保管期限代码+盒号组成，用大写字母填写，短横杠连接。如：W-2009RSC-Y-2。案卷\盒号及馆编件号由整数+小数组成，整数代表文件件号，小数代表此份件内文件在所属文件中的位置，如：3.0001，表示第3份文件中的第一个件内文件。其他著录项目与添加文件方法相同。确认信息无误后，点击“添加”按钮，完成件内文件录入。1页数为每份文件的起页，最后一份文件，输入文件的起止页。◆接着已有的文件添加信息以上为添加新的文件信息。如果您之前已经添加过文件，现在接着已有的文件进行录入，在添加时有所不同。如果您之前已经添加过文件信息，现在需要继续添加，请单击左栏“表内文件分类目录”下的门类号“W”。点击右侧页面的“添加文件”按钮1此时文件件号会在最后一条已录入文件的件号基础上向下顺延一位，其他著录项目的内容继承最后一条已录入文件的信息，用户可根据需要修改相应的内容。在确定著录内容准确无误后，点击“添加”按钮即可。1◆对已录入文件的修改如果已经添加完文件后，发现有的著录项填写错误或漏填，那么只需要对此文件进行修改即可，不需要重新添加，方法如下：单击要修改的文件条目后的“编辑”图标，进入编辑界面。对错误或漏填的项目进行修改，确认无误后点击下方的“保存”按钮完成本份文件的修改。11注意：编辑界面和添加界面基本相同，但是在标题栏有所区分，编辑界面左下方为“保存”按钮，添加界面左下方为“添加”按钮。修改文件保存成功后，如需继续添加文件，必须关闭编辑窗口，点击“添加文件”按钮进行添加。111◆给文件添加电子文件全文大部分单位的文件都在计算机中直接用办公软件形成，系统为这些电子文件提供了上传功能。方法如下：单击要粘贴全文的文件条目后的“全文”图标，进入上传文件界面。单击“浏览”按钮，选择需要上传的电子文件。请注意，上传的电子文件需是PDF格式文档。确认信息无误后，点击“上传”按钮，完成文件上传。文件上传成功后会在这里显示上传的文件信息，单击“浏览”图标，可以预览已上传的电子文件。确认信息无误，直接关闭该窗口。对于已经成功上传了电子文件的文件条目，其“全文”图标为亮黄色，并在图标下显示上传的文件份数。◆删除文件如果已经添加文件后，发现文件重复，可以将重复文件删除。方法如下：单击要删除文件条目后的“删除”图标点击对话框中的“确定”点击“确定”按钮，系统会将剩下的文件重新排序。◆文件漏输的处理如果发现有一份文件漏输了，直接单击右侧界面的“添加文件”按钮，填写需要添加的文件件号。如漏输了第2份文件，则新添加的文件件号为1.0002，将相应的项目填写完整后，点击添加成功按钮，系统会自动将其后的文件往后顺延排序。点击右侧页面的“添加文件”按钮新添加的文件件号为1.0002，将相应的项目填写完整后，点击“添加”按钮文件添加成功后，系统自动将其后的文件顺延排序。◆文件目录打印用户可以通过系统自动生成文件目录，并打印输出。点击“打印所有”按钮，进入打印设置界面。其余各项保持不变。点击界面左下方的“打印预览”按钮即可。选择“归档文件目录（A4纵向）”选项选择“案卷列表”，在这里我们以“W-2009RSC-Y-1”为例去掉“自动设置边距”前方框内的“√”点击关闭此窗口依次点击“文件”、“打印”，即可打印输出所需文件目录。