时间管理培训课件

时间管理---如何高效工作撕纸游戏清人文嘉《今日歌》今日复今日，今日何其少今日又不为，此事何时了人生百年几今日，今日不为真可惜若言姑待明朝至，明朝又有明朝事为君聊赋今日诗，努力请从今日始鲁迅用“分”来计算时间的人比用“时”来计算时间的人时间多5９倍朱自清洗手的时候，日子从水盆里过去，吃饭的时候，日子从饭碗里过去，默默时便从茫然的双眼前过去，我觉察它去的匆匆了，伸出手遮掩时，他又遮掩着从手边过去，天黑时，我躺在床上，它便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我的脚边飞过去了，等我睁开眼睛和太阳再见，这又算溜走了一日。我掩面叹息，但是新来的日子因而又开始叹息地散过去了壹.时间的真谛(一).时间管理的意义席勒说：时间的步伐有三种：未来姗姗来迟，现在像箭一般飞逝，过去永远静立不动。美国管理学会主席吉姆·海斯说：一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。陶渊明说：盛年不再来，一日难再晨，及时宜自勉，岁月不待人。我国谚语作出了对时间最准确的结论一寸光阴一寸金寸金难买寸光阴在某些情况下，时间资源所获得的收益比资本和劳动力两项资源所能获得的收益要大得多、重要得多！(二).时间与生命价值生命的意义不在于长度，而在于是否有深度如果我们用心去经营，把每一个时段将会「很有价值」的产生效率，也就是在你的一生成就中产生关键力量，这就是「时间」的价值，也是有深度的时间观时间对每个人都是公平的，有的人能成就大事，有人一事无成，区别在于时间的利用率不同時間不可以缺少時間不可以替代時間不可以存儲時間不可以增減但時間可以管理时间效率本身是无法管理的，因为它只是个行为模式，换句话说效率与时间的管理就是生活模式的实践时间是最贵而有限的资源，若不善加管理，一切失之于惘然，评估一个人日行成效，最容易的做法就是考核其对时间管理及应用－－－－－－世界管理大师彼德.杜拉克▲想体会「一年」有多少价值▲想体会「一月」有多少价值去问失败重修的学生去问不幸早产的母亲▲想体会「一周」有多少价值去问定期周刊的编辑▲想体会「一小时」有多少价值去问等待相距的恋人▲想体会「一分钟」有多少价值▲想体会「一秒钟」有多少价值去问错过火车的旅人去问死里逃生的幸运人▲想体会「一毫秒」有多少价值去问错失金牌的运动员(三).时间运用误区管理时间的经验法则「墨菲定律」：▲任何事情都不像它表面所见的那么简单▲每件事情做起来都比想象中要耗时间▲某些事情的出错是无可避免的▲工作永远太多而时间永远太少▲又譬如「80/20定律」告诉我们，常常是20％的关键努力产生80％的绩效。有80％的工作时间与付出是浪费的。公司80％的业务来自20％的客户，80％可以用的资料集中在20％的档案中，80％的电话来自认识的20％的人。因此，这些20％就是掌握关键。例如你的工作可能十几项或二十项，但关键的工作可能只有三、四项我同情那些疲劳不堪毫无事务组织的殉职者只赞扬他们的责任心克拉伦斯·兰德尔贰.事务特性与时间管理分析(一).时间管理象限座标图急迫不急迫重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限Ⅰ象限既重要又急迫→危机处理、三点半、老板……Ⅱ象限很重要但不那么急→预算、企划、目标、健检进行Ⅲ象限不重要但急迫→电话、会议、不速之客、临时被指派Ⅳ象限不重要又不急迫→闲聊、逛街、连续剧、倒垃圾……急迫不急迫重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限▲拖延是造成工作无效，因为原摆在第二象限的重要事，原本可以从容有序的完成，但因姑息、拖延而变成第一象限，造成第一象限压力太大，许多事情因急迫、压力乃草草了事(品质、效率下降)，再加上第三象限把时间消耗掉了，每天忙到好不容易喘一口气，又往第四象限偷懒，如此恶性循环，也就造成我们都感到时间不够用，觉得好忙好忙，但又忙的没有结果、没有效率。急迫不急迫重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限拖延偷懒(二).浪费时间的错误的决定方式▲一般人大部分是以1→3→4→2处理事情▲时间观念稍为好的次序是1→3→2→4既重要又急迫→不重要但急迫→→不重要又不急迫→很重要但不那么急既重要又急迫→不重要但急迫→→很重要但不那么急→不重要又不急迫(三).时间管理下的正确决定方式▲成功者会抓第Ⅱ象限提早完成，时间管理优先顺序：1→2→3→4▲重要紧急的事马上做，例如考试、赶三点半和急病求医等，做完之后检讨是不是能预防以后不要发生的这么突然，因为太常发生，压力太大，对健康很伤。第1优先是重要且紧急的事第2优先是重要但较不紧急的事第3优先较不重要但却紧急的事第4优先较不重要且并不紧急的例行工作真正能作好时间管理的模式▲其次是做重要而不紧急的事，这类事情影响深远，如做身体健康检查和学习新知识、新技能等，这类事情的效益是中长期的，如果一再拖延，会变成重要又紧急的事，所以应该拟定具体目标和化整为零的计划，按时完成。▲第三是紧急但不重要的事，如没有事先约的访客或打来闲聊的电话，则长话短说，或每天留些空白时间来处理这类的事，或以替代方式处理。▲最后一类是不重要也不紧急的事，如闲逛街或闲聊或无目的看电视等等，偶而为之，但限时结束；或者提升层次，逛街提升为对流行的观察或人的观察，闲聊提升为讨论或主题交流，看电视提升为有目的的新信息的接收。叁.时间管理控制因素及技巧(一).时间管理效率的改善方法一.克服拖延的的习惯▲由重要的事情开始着手工作▲建立时间运用计划表▲培养时间价值的意识▲加快工作的节奏感日本人就把快食、快便、快走、快做、快思、快说的六快之人，称为人中之杰▲一旦开始，不要因懒而借故停止▲从最糟的浪费时间项目开始改善▲详细的工作阶段计划▲时间浪费发生不可找借口▲任何工作应设定截止期限二.提高生产力▲在一天最有效率的时段中，作计划中最重要的事▲每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间▲养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作焦点，专心工作▲要有坚忍毅力，一气呵成；一次处理完才不会浪费时间▲同一类的事情最好一次把它做完▲把零碎时间用来从事零碎的工作▲观察每天因被干扰而形成的时间段▲工作中断时，要有回去工作的驱动力▲要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果▲表现出很有精神的样子，如此生产力自然会提高▲应设定完成工作的期限三.讨论与会谈▲话要说在前面，任何讨论要先向对方作时间的暗示▲在拒绝别人的时候，附以理由并提供其他途径▲要避免开头的无聊题外话▲您与下属或上司的沟通，要弄清楚您主题是什么▲注意时间尾数：开会订在4：00时，不如订在4：15，则迟到的时间会减少。另外应事先订好散会时间▲尽量将不紧急性的电话集中，打电话前先准备好有关的资料▲筹备会议之前，是否先探寻取代会议的各种可行途径▲开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能四.计划与生产力▲明订目标及日程计划，列出重要度与完成期限，避免拖延▲每天(挪15分钟安排)有效日计划，确认每天所能完成的最大能量▲列出工作项目排出优先顺序，排定行事历▲将待完成的事项，写在随时可见的地方▲确实执行，主动排除干扰▲当日因故未能完成事项，应优先转载次日清单▲将较困难或不易一次完成的事件，分段执行(把大象吃掉)▲目标就像一个筛子，和目标有关系就去做，和目标没关系就不必做，这样会让你的生活井然有序，并且有目的▲创造额外的时间区▲不要拘泥形式，做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到▲不要去处理重复出现的事情，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉▲每天保留少量的时间做计划，并思考与工作有关的问题▲微小而不重要的决策应迫使自己迅速作出回应▲增加自己能力，以便在获致资料的第一时间，即从事决策制定▲终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动▲无谓应酬应学会说不，因这可能浪费您大量的时间