采购与付款循环审计的主要的内容与方法

采购与付款循环审计主要内容第一节采购与付款循环主要业务活动第二节涉及的主要凭证和会计记录第三节关键控制点、控制测试与管理当局认定的关系第四节应付账款审计第五节固定资产与折旧的实质性程序请购商品和劳务编制订购单验收商品储存已验收的商品确认与记录负债付款记录支出编制付款凭单第一节采购与付款循环主要业务活动请购订货验收入库存付款（一）请购商品和劳务了解仓库或其他需求部门编制请购单情况(可由采购部门编制采购预算，归入全面预算中）部门：仓库，其他需求单位凭证：请购单：有权编制请购单的不止一个单位，所以不便连续编号（一般授权和特别授权）注意：1.仓库填写请购单，通常经仓库经理签字审批。2.生产部门填写请购单，通常经生产经理签字审批。3.对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。4.对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进行特别授权审批。控制措施：请购与审批岗位分离，根据请购单进行授权审批，每张请购单必须经过负责预算的主管人员签字批准认定：与‘发生’认定有关请购单是证明有关采购交易的“发生”认定的凭据之一，也是采购交易轨迹的起点（二）编制订购单了解采购部门编制订购单情况部门：采购部门凭证：订购单注意：1.采购部门负责编制订购单和发出订购单。2.采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。3.采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。4.采购部门收到请购单后，对金额在人民币×××元以下的请购单由采购经理负责审批;金额在人民币×××元至人民币×××元的请购单由总经理负责审批;金额超过人民币×××元的请购单需经董事会审批。5.采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单。采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。询价后或竞价（大宗商品必须货比3家）后确定最佳供应商。顺序编号四联：存根，供应商，验收，请购部门应包括：品名、数量、价格、供应商、到货日期、采购人员供应商选择：质量、价格、供货及时性、竞价方式控制措施：订购单的填写和传递预先予以编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。询价与确定供应商职能要分离。应独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。认定:和完整性有关（三）验收商品了解验收部门编制验收单的情况部门：验收部门凭证：验收单（注意传递的过程）验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。（与订购单核对）验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。顺序编号四联：采购部门、仓库部门、应付凭单部门、验收部门各一联应包括：品名、数量、品质、到货时间、验收人员控制措施:(1)比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏(2)验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。(3)让仓库部门签字确认收货认定：验收单：交易或相关负债存在和发生检查验收单的顺序：交易完整性有关（四）储存已验收的商品存货部门：仓库凭证：入库单控制措施：储存岗位与验收岗位分离，限制无关人员接近储存的商品存货认定：与存货存在认定相关将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。(五)编制付款凭单了解记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。部门：应付凭单部门（一般是负责采购的部门编制）凭证：付款凭单控制措施：（见后）认定：经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易提供了依据，因此，这些控制与“存在”、“发生”、“完整性”、“权利和义务”和“计价和分摊”等认定有关。（也叫付款通知书、付款单）控制措施：1．确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。２．确定供应商发票计算的正确性。3．编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。4．独立检查付款凭单计算的正确性。5．在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。6．由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款(六)确认与记录负债部门：会计部门凭证：应付凭单登记簿或应付账款明细账控制措施1、应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。（核查的方式）2、记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产（1）在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。（2）会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性；（3）通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性（4）独立检查会计入员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。认定：与发生认定和完整性认定有关（七）付款部门：会计部门(有些单位设置专门的付款部。）凭证：支票等控制措施：1．独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。2、应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。3．被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。4．支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销：以免重复付款。5．支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票6．支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。7．应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。认定：与发生、完整性、计价和分摊认定有关(八)记录现金、银行存款支出仍以支票结算方式为例，在手工系统下；会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。以记录银行存款支出为例，有关控制包括：部门：会计凭证：付款记账凭证，各种账簿。控制措施：1．会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的致性。2．通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。3．独立编制银行存款余额调节表。认定：与发生、完整、计价和分摊有关。主要业务活动凭证和记录1、请购商品和劳务请购单2、编制订购单订购单3、验收商品验收单4、储存已验收的商品仓库材料保管账、入库单5、编制付款凭单卖方发票、验收单、订购单、付款凭单6、确认与记录负债转帐凭证、应付账款明细帐、卖方对账单、存货和资产明细账7、付款银行结算凭证、付款凭证8、记录现金和银行存款支付现金日记帐、银行存款日记帐第二节涉及的主要凭证和会计记录二、采购交易的内部控制、控制测试两个重要的内部控制1、适当的职责分离财政部发布的《内部会计控制规范——采购与付款》中规定采购与付款业务不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审批；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。2、内部核查程序财政部发布的《内部会计控制规范一采购与付款》中。不仅明确了单位应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，单位监督检查机构或人员应通过实施内控测试和实质性程序检查采购与付款业务内部控制制度是否健全各项规定是否得到有效执行，而且明确了采购与付款内部控制监督检查的主要内容:（1）．采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。（2）．采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。（3）．应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。（4）．有关单据、凭单和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。【例】注册会计师赵静在对冰爽饮料有限公司审计时进行了解和测试，并在相关的审计工作底稿中作了记录，现摘录如下：1．该公司的材料采购需要经授权批准后方可进行，采购部根据批准的请购单发出订购单。货物运达后，验收部根据订购单的要求验收货物，并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物，在验收单签字后，将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登记材料明细账，一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。2．会计部月末审核付款凭单后，支付采购款项。该公司授权会计部的经理签署支票，经理将其授权给会计人员小王负责，但保留了支票印章。小王根据已批准的凭单，在确定支票收款人名称与凭单内容一致后签署支票，并在凭单上加盖“已支付”的印章。审计人员对付款控制程序的穿行测试表明，未发现与公司规定有不一致之处。要求：请指出冰爽饮料股份有限公司在购货与付款循环内部控制的设计与运行方面存在的缺陷，并提出改进建议【实例解析】冰爽饮料股份有限公司在购货与付款循环内部控制上存在的缺陷归纳如下：（1）验收单未连续编号，不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录；（2）付款凭单未附订购单及供应商的发票等，会计部无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时，金额或数量可能会出现差错；（3）会计部月末审核付款凭单后才付款，未能及时将材料采购和债务登账以及按约定时间付款。建议改进的措施有：（1）该公司应事先对验收单进行连续编号；（2）该公司应将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部；（3）该公司采购部门应及时将付款凭单交会计部，按约定时间付款。第三节关键控制点、控制测试与管理当局认定的关系一、控制测试和交易的实质性程序一览表案例及实训P32应付账款的审计四（一）确定应付账款的审计目标审计目标财务报表认定存在完整性权利和义务计价和分摊列报A.资产负债表中记录的应付账款是存在的。√B.所有应当记录的应付账款均已记录。√C.记录的应付账款由被审计单位拥有或控制。√D.应付账款以恰当的金额包括在财务报表中，与之相关的计价或分摊已恰当记录。√E.应付账款已按照企业会计准则的规定在财务报表中做出恰当列报。√（二）实施应付账款的实质性程序步骤一：获取或编制应付账款明细表，复核加计数是否准确，并与明细账、总账和报表的余额核对相符。步骤二：对应付账款实施分析程序目的：发现可能存在的问题和评价应付账款总体的合理性。方法：（1）比较当年度及以前年度应付账款的增减变动，并对异常情况做出解释。（2）比较当年度及以前年度应付账款的构成、账龄及主要供货商的变化，并查明异常情况的原因。（3）比较最近三个月及当年度平均应付账款支付期的变动情况。（4）比较当年度及以前年度应付账款支付期的变动情况。（5）比较截止日前后两个月应付账款的支付期、余额构成及主要供货商的变化，并查明异常情况的原因。（6）比较当年度及以前年度信用额度和折扣及其与采购金额的比例，并查明异常情况的原因。此步骤可实现目标ABD步骤三：检查应付账款是否存在借方余额。结合预付账款的明细余额，查明是否在应付账款和预付账款两面同时挂账的项目；结合其他应付账款的明细余额，查明有无不属于应付账款的其他应付款。如有，应查明原因、做记录，必要时，建议被审计单位作重分类调整或会计误差调整。此步骤可实现目标AE（1）一般不需要对应付账款进行函证原因：购货发票本身就是外部凭证，并且应付账款函证并不能保证查出未入账的应付账款，加之注册会计师能够取得购货发票、运输单等外部凭证来证实应付账款的余额。（2）需要函证的情况被审