EXCEL使用小技巧

Excel使用小技巧一、“数据有效性”•在日常工作中我们经常需要在某些固定单元格内输入固定值。如果只是使用手动输入的话，不但会影响工作效率还会由于忙乱而输错内容。在这里介绍一下EXCEL工具栏中“数据”选项的“有效性”工具的应用。操作步骤•选择数据区域，单击工具中“数据”选项。•选择“有效性”，打开“有效性”对话框•单击“设置”选项卡的“允许”下拉箭头，在弹出的菜单中选择“序列”项。•在“来源”框中选择条件单元格，或在此框中手动输入条件。※每个条件之间需用英文的逗号（“,”区分开。）二、直接分列法•用此种方法可以把一列单元格中的内容分成两列。操作步骤•在需分列的列的右侧插入空白列，用于保存分列结果。本例中是在合同信息右侧插入两列，再分别输入列别标题。这里输入的是客户名称、销售员。•选中需分列的列（本例中是合同信息这一列），执行“数据”→“分列”命令。•打开“文本分列向导-3步骤之一”对话框，选中其中的“分隔符号”选项。•按“下一步”按钮，进入“文本分列向导-3步骤之2”在分隔符号选项卡中选对应分隔符号。如无则选“其他”并在后面方框中输入间隔符号。单击完成即可。三、数据合并•用此种方法可以将两列的内容合并到一列中。操作步骤•方法一:在需合并的单元格中输入“=第一个要合并的单元格＆分隔符号＆第二个要合并的单元格”•方法二：在需合并的单元格中输入公式“=CONCATENATE(第一个要合并的单元格，“分隔符号”，第二个要合并的单元格”四、EXCEL中行列转换•在做表格时有时需要将工作表中的行列内容进行转换，则可以使用此种方法。操作步骤•选中需要转换的数据区域，执行一下“复制”操作，选中保存数据的第一个单元格，执行“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“转置”选项，确认返回即可。五、批量修改数据•在工作中有时需要将一列单元格内容进行相同的操作时，运用批量修改数据方法，在数据较为庞大时，可以节约很多时间。操作步骤•在另外一列中输入需要增加的条件。•选中增加条件的那一列，击右侧选择“复制”•再选中之前那一列的数字区域，击右键选择“选择性粘贴”，再在运算选项卡中选择对应运算的方法，单击确定即可。六、函数中如何提取字符中的字符•=RIGHT(源数据格，提取的字符数)例：=RIGHT(A2,5)此公式的含义是:提取A2单元格从右边取，长度为5个字符。•=LEFT(源数据格，提取的字符数)例：=LEFT(A2,5)此公式的含义是:提取A2单元格从左边取，长度为5个字符。•=MID(源数据格，字符序数，字符数）例：=MID(A5,4,2)此公式的含义是：提取在A5单元格中第4个字符后的两个字符）七、常用函数•1.Countif(range,criteria)•2.Count(Value1,value2，….）•3.IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)•4.Today•5.Date•6.CHOOSE,WEEKDAY1.Countif(range,criteria)•函数的含义是：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目•Range数据区域•Criteria条件区域•例：=COUNTIF(D5:D9,男)2.Count(Value1,value2，…）•函数的含义是;计算包含数字的单元格以及参数列表中的数字的个数•Value1数字区域•例：=COUNT(C17:C21)3.IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)•logical_test逻辑判断表达式•value_if_true表示当判断条件为逻辑“TRUE”时显示的内容。•value_if_false表示当判断条件为逻辑“FLASE”时显示的内容。•例：=IF(B27=8,合格,不合格)4.Today•返回日期格式的当前日期•例：=TODAY(),使用这个函数，可以使单元格日期自动更新。5.Date•返回在EXCEL日期时间代码中代表日期的数字。•例：=DATE(YEAR(A38),MONTH(A38)+1,DAY(A38))6.CHOOSE,WEEKDAY•CHOOSE根据给定的索引值，从参数串中选出相应值或操作•WEEKDAY返回代表一周中的第几天的值，是一个1到7之间的整数。•例：=CHOOSE(WEEKDAY(A2,2),”星期一”,”星期二”,”星期三”,”星期四”,”星期五”,”星期六”,”星期日”•此公式的含义是将A2单元格的数值返回到对应的星期数。※注：（A2,2)中后面的2为格式选项，其代表数字1（星期一）到数字7（星期日）