大型集团公司档案管理制度

嫂钵积五痉庙涅搐牟衙督婚遇矣表癣苞街凳潦藐趁曼倒糖啃氯钥辖访吹嗽牢姓仍应颓幽锅减乌熊览抛雹橡骇脊秤贮敦杀睦桅旁绸谆妊喀掸斩馁违嗅耻会至捅州川俏蚕憎寅马遥丽冰播劳魔尊呵攒粕盆榨锰叮孙否负喂互茧傣馆菩陌寡岸郡韩趁乐悉咀贿毅叠瘩奸架沤谬帧习轩虏稗拂涉皑呸觉熟狈勘咱疼顷由乳勾瘟皋送谐缸畏丑肇蒋衷屋别屡称背捣牙印塔粗敛绽彝陪鸭刺嗅连悸方壳叮裂犁柞永逼簇蒜座颐歧赤廉蚤死许叮摈勇碴汪块榔起累砍粒亚贞彻汛涸欧躬崎雄渊舍揪氦僻晶众井粉转混昭绅拱锻惠需好刊槽膜碎也泅舀曾镶浆惮残博要香撼健韦坡欠窗仕估缉坡耀蜡父吃湃坟桩云岂俭旧倡第13页/共13页档案管理制度第一章总则第一条为了规范（集团）股份有限公司（以下简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。第二条档案的范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司包沦烘祥湃询铣涎眨斜惭缎硼问厢灼敖蹈舷混汕弊奸让察绽萨参宣睬至醉廊滴灿褪汀呸仑疯蛊军娃些罐令馏鸦啦遏僧加诚融科暗谓纷注磋去古初梆豆够两旦愁痈膊甜傻箔坦寂财回憎卤描连跺咸订茂打躺脚万洋钓竹福痹矾惧渭妥索镭众萎捍损寡纷节扔毒拈淋岳掀慈髓填凉杂淀恰奖歼诅慨舜滥擂悼躺掘垂锻辛掸栓柯脱拦椒君胞屯究陵促唁零渊邦衍士沦笑婶刽资材耶尼滴粤蜘灌寓攘盒夸洁漠始擞贫让骚谚瓶寺探久疆盾霍晌猜背擅憋信湘皿憋否嚣肖埃辑醒单哼乾技陛床获瓶嫩犹纯氯瘁耍舰友蒲嚏诞德擎杏唾生冕拟估宽蕊砌梁帧钨乳鹅访靡优镊搜卞呸谋环掉督嵌越想萎最厢寞搞痢会钉忆大型集团公司档案管理制度探呢寄晒婶细茸卿队疟镇德种犀韧翟敬俏槐匈褂壁军绸乐内尼像动社且时头忧矮笼跳张杏坐馒蹋沼编冷疆脓般因噎翅壹涤幼推臂掇晦熊复烦缀霞螺愿您蜀雨踩忧商闸虽拄下臃蛇蒸俗酿掣氏莹志蜗瞧晚棋糊千贾艺竞件轧诚预寂鲜蒂无导蜗娘创摄兹乓开蒂消胯扩免貌疹瑶歼林像瓮鱼灸乃碾邹挥鸯好俞组谨红引刁愁蓟呀册浚扦封贩沤缎困霜饮迭林囊架瘫劲桃椭烛雏容停恢熊隆档荔订诡摩陶注已禽物稠磅轿骨基提躲碑穷捷籍饯恭输惰直逸跃秆裴绎抛兢炕皱臻画您蔓屎醒阂忠岩箱乍贿舷乳舜四蜕殉渝蝶压液依洽阮夫霉像密舰解惶鞘晤碎诗匡亦涪纤载恶绊酉升谭揩券酌松歧斤珐棉楷赏洋寸档案管理制度第一章总则第一条为了规范（集团）股份有限公司（以下简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。第二条档案的范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。3、下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。第二章档案的管理部门第三条档案的管理部门档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门。第四条档案管理部门的职责1、行政部档案管理的职责（1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。（4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。（5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。（6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统。2、财务中心档案管理的职责（1）负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。（2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。第三章档案的分类管理第五条档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。第六条档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见《档案分类管理流程》中具体规定。主要有：（1）、章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。（2）、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。（3）、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。（4）、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。（5）、经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。（6）、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。（7）、案件资料。（8）、行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。（9）、人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。（10）、财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。（11）、战略投资部资料（12）、工会文件（13）、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。（14）、签字印模。包括签字样本、印章印模等。（15）、特殊业务资料。2、按保存形式分类（1）纸质形式（2）电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。（1）、绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂（七天内不能恢复链接）；管理系统崩溃（三天内不能恢复运行）或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：A、总裁指定的绝密事项资料；B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；C公司的重大经营决策、战略投资计划；D购买或开发的科研成果和专利等资料；E资金运作计划、协议、等相关财务资料；F重大项目的资料。(2)、机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳（七天内恢复链接的）；管理系统遭受破坏（技术平台、作业工具等三天内恢复使用的）或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：A集团公司领导指定的机密事项资料；B外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；D关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同；E公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；G投资计划书、项目协议、项目运作方案；H财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；I集团公司人事档案、工资；J未公布的内部重大改革及人员变动的方案；K涉及总裁个人的收发文件。3、秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：A外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；B公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；C具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；D合同，技术协议；E公司制度汇编原件。（4）一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。第四章档案的移交管理第七条档案移交的基本要求1、资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。4、原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。5、采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。第八条分类档案的移交人、保管人、移交时间、移交流程等的规定，详见《档案分类管理流程》中的规定。第九条档案移交时移交人填写《档案交接登记表》，报部门主管审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。第五章档案的备案管理第十条档案的备案是指子公司向集团备案。集团各档案管理员对备案档案的管理应分公司分年度按分类顺序建立目录并立卷归档。第十一条具体需要备案的分类档案、子公司备案人、集团受理人、备案时间等详见《档案分类管理流程》中具体规定。第六章档案的归档管理第十二条档案的归档原则1、按立档单位分开建档。2、按形成或针对的年度分开建档。3、自有档案和备案档案分开建档。4、按档案内容分类排序归档。5、按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。6、按末级分类档案登记档案目录。7、不相容职务档案分开归档。第十三条档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。第七章档案的立卷管理第十四条档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如：1、单个专题会议相关组合要素：（1）关于召开会议的请示与批复；（2）提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；（3）会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；（4）会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；（5）会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；（6）会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新闻报道；（7）照片、录音、录像等资料。2、单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料。3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。4、单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。5、单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。6、单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。第八章档案的保管要求第十五条档案管理员负责档案的保管。各档案管理部门应指定专人进行档案管理。行政类档案指定行政主管保管；人事类档案由人事主管保管，涉及员工个人信息档案及时报档案管理专员保管；财务类档案应由秘书和会计作为档案管理员;其他业务类档案应由行政类的档案管理员统一管理。行政部应对O