如何进行有效的时间管理课件

自我管理有效时间管理有效时间管理2许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场有效时间管理31234确定事件你的时间流向到哪里去了？有效时间管理41234确定事件突发事件有效时间管理51234确定事件突发事件琐碎事件有效时间管理61234确定事件突发事件琐碎事件浪费有效时间管理7学习目标•学会正确的时间分配并充分有效地利用时间•学会制定SMART的工作目标•掌握制定有效工作计划的方法和过程有效时间管理8学习内容124时间管理的技巧5时间管理上的误区时间管理基本原则时间管理的概念解决时间管理误区方法3有效时间管理9案例分析•假设今天是星期一的晚上，你要计划未来的五天的日程，面前是这五天要做的事情：1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。2、星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。3、你有好几个星期没有回家，也没有打电话或写信。4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三去面试（19点以前），估计要花1小时。5、明晚8点有个1小时电视节目，与你的工作有密切的联系。6、明晚有一场演唱会。7、你在图书馆借的书明天到期。8、外地一个朋友邀请你去玩，你需要整理行李。9、你要在星期五交计划书之前把它复印一份。10、明天下午2点到4点有一个会议。11、你欠某人200元钱－－他明天也要参加那个会议。12、你明天早上9点到11点要听一场讲座。13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。有效时间管理1014、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。15、你想好好洗个澡。16、你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1个小时。17、你身上只有5元钱，需要取钱。18、大家明天晚上聚餐。19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。20、这个星期有些材料没整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时。21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话。22、星期天早上要做一次简报，预计准备简报要花15个小时，而且只能业余时间。23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。24、下个星期二，你要参加一次业务考试。请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制定一个周末的时间安排表。有效时间管理11分析：•在这些项目中，有些是相互冲突的，有些是富有弹性的。如何制定一份合理实用的计划表呢？在制定时间表以前请：1、把要做的事情全部看一便。2、确定每件事情的重要等级。3、根据重要程度把把事情重新排序。有效时间管理12一、时间管理的概念•任何有效的时间管理系统均包括以下五个步骤：1、明确你的价值观2、确定你的目标3、对你的目标按优先级排序4、明确你的任务5、对你的任务按优先级排序价值观是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本因素。有效时间管理13案例中的事件可分为的类别•健康－－看牙医、洗澡等等•家庭－－给家里打电话等等•友谊－－买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友，等等•爱情－－准备烛光晚餐等等•工作－－简报、电视节目、整理资料、考试，等等•金钱－－夜间兼职的面试，等等•兴趣－－看演唱会，等等目标是我们的需求和愿望－－我们想得到什么，它们直接源于我们的价值观。有效时间管理14什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象不是“时间”，是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。有效时间管理15时间管理三要素•管理时间•管理个人•管理团队有效时间管理16管理时间的三大任务•设立目标•制定计划•区分轻重缓急有效时间管理17二.时间管理的误区1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人3.“反正时间还早”——拖延4.不速之客5.会议病6.文件满桌病7.事必躬亲有效时间管理181、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里•没时间做计划•工作是程序化，规律化，根本没必要做计划•计划常常被打断•不喜欢被计划束缚•“船到桥头自然直”有效时间管理192.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝有效时间管理203、“反正时间还早”——拖延•帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。有效时间管理214、不速之客没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。有效时间管理225、会议病•基于合群的愿望而聚会倾谈•为符合传统•为推卸责任•没有勇气，逃避指出个别员工之错误•无效的会议不断重复有效时间管理236．文件满桌病•安全感•犹豫的个性•半途而废的工作习惯•个人的喜好有效时间管理247．事必躬亲•担心部属做错•安全感•不愿放弃得心应手的工作•找不到可授权的下属有效时间管理25时间大盗有：打扰（电话或没有预约）重要性次序无所调整没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却不懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力有效时间管理26走出误区1．积极2．通盘考虑3．按顺序做事4．提前准备有效时间管理27三、时间管理误区的解决方法1.要事第一2.以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说“NO！”4.如何对付不速之客5.如何减少冗长会议有效时间管理281、要事第一•“二八”定律•ABC法则•办事的优先次序有效时间管理292.以终为始•是必须要做的吗？•不完成会怎样？•是自己想要的吗？•和目标直接相关吗？•回报及收益高吗？有效时间管理303.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝有效时间管理314.如何对付不速之客1.不要采行无条件的‘门户开放政策’2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。5.在办公室外接见外界不速之客。6.站立会客。7.让秘书控制会谈时间。8、限时面谈。9、宁可提早上班，但不要延迟下班。10、定期与部属会面。有效时间管理325．如何减少冗长会议•会议前1.事先确定好结束时间，让所有参加会议的人心里都有底。2.事先分发资料，事先确认。3.事先在黑板上把要点或进展情况总结出来。•会议中•避免话题跑偏，严禁闲聊。有效时间管理33四、时间管理的原则•原则一：明确目标•原则二：有计划、有组织地进行工作•原则三：分清工作的轻重缓急•原则四：合理地分配时间•原则之五：与别人的时间取得协作•原则之六：制定规则、遵守纪律有效时间管理34四、时间管理的原则•原则一：明确目标如何制定目标具体的可衡量的达到的相关的基于时间的有效时间管理35四、时间管理的原则•原则二：有计划、有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。有效时间管理36四、时间管理的原则原则三：分清工作的轻重缓急•把每天要做的事列一份清单•确定优先顺序，从最重要的事情做起•每天都这么做有效时间管理37五、时间管理技巧•优先矩阵•紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。•重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。有效时间管理38重要，非紧急重要，紧急重要紧急ⅠⅡⅢⅣ非重要，非紧急非重要，紧急优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德有效时间管理39优先矩阵分类表：紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限压力的计划Ⅱ防患于未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲不重要Ⅲ不速之客某些电话某些信件和报告某些会议必要而不是重要的问题受欢迎的活动Ⅳ繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动有效时间管理40重要，非紧急重要，紧急重要紧急ⅠⅡⅢⅣ非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免Ⅰ扩大尽量减少Ⅲ事情多投资时间在Ⅱ尽量避免Ⅳ事情优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德有效时间管理41准备预防理清价值观计划建立人际关系能力充实……投资你的第二象限有效时间管理42高效能组织非紧急紧急重要不重要IⅣⅡⅢ20-25%65-80%15%1%有效时间管理43如何处理高价值活动•让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。•坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。•设定最后期限，合理安排事情的进展。•将大项目分解，逐步完成。•高效运用自己的黄金时段•奖励自己，始终保持积极进取的态度。有效时间管理44如何处理低价值的活动•授权或分派出这些活动，节约自己的时间。•降低自己的标准，不要追求完美。•学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。•将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要有效时间管理45时间管理通则•把每天要做的事列一份清单•确定优先顺序，从最重要的事情做起•每天都这么做有效时间管理46看看你的工作日志,然后问自己:•几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?•你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去)•你最有效率和最没有效率是什么时候?•你将当天的主要目标完成到什么程度?•你会照着优先次序的书面计划做事吗?•你在适当的时间做适当的事吗?•你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?•手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?•你花的时间与你的优先次序是否相称?有效时间管理47以行动配合计划将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果行动–要做些什么次序-哪些应该先做/哪些为后?订下完成日期及排列优先次序时间估计–每项的行动需要多长时间?灵活性–有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表–甚么时候处理甚么事项？有效时间管理48订立计划以掌握时间运用企划的概念-拟定计划订好长期目标,以及的短期目标根据目标的轻重,安排优先次序搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划有效时间管理49要管理好自己吗?•抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯订立目标妥善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒有效时间管理502020/2/22活动文件的处理信息资料存档待送出文件待办文件备忘档案夹分级处理ABC有效时间管理512020/2/22文件处理原则•每次只处理一份文件，一份文件只处理一次•每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件•一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案•坚决扔掉不必要的文件有效时间管理522020/2/22时间12345678任务列表时间没有具体确定的待处理事项时间已具体确定的事件电话、记录等信息每日计划表9:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:00提前一天客户访谈整理资料2设计调查表格1部门例会整理资料客户访谈部门例会设计调查表格有效时间管理53•将一些你知道不会作出反应的信件抛弃•利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境有效时间管理542.归档•所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档有效时间管理55归档系统•一些你需要今天马上完成的事情-DONOW•一些你需