工作环境对工作效率的影响

《资料驿站》》》》》》》》工作环境对工作效率的影响良好的办公环境对优化绩效至关重要，良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。对脑力劳动者群体更是如此。现在我们对改善办公环境的益处的了解，远远超过人们最初的认识。事实上，在过去十年中，心理学研究已证明了优美的工作生活环境对员工的身心健康以及提高工作效率有着积极的影响。一、工作环境的涵义与特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。是工作效率的各种潜在外部力量的总和。从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，工作环境是指—定的组织机构的各部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。因此，对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。工作环境有以下几个特点：1．复杂和多样性。环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。2．差异性。各国各地区各单位，工作环境都存在着差别。这也形成了各国各地区各单位工作风格的特殊性。3．变异性。环境不是一成不变的，随着社会的变迁，它要经历相应的变化过程。这就要求公司成员在工作中不断地调整，以适应不断变化的环境。第二节办公室环境优化有效的办公室管理，可以促使组织整体功能得到更大程度的发挥。那么办公室环境优化就变得尤为重要。二、优化办公环境的概念所谓优化办公环境，简言之。就是通过对办公室自然环境加以合理的设计、控制和组织，使其达到最优状态。简单地说，优化办公环境，实际上也就是协调好人—设备—环境的关系。随着社会发展向后工业社会、信息社会的过渡，“以人为本”日益被重视，新兴综合性学科——人体工程学也引起了人们极大的关注，尤其是在西方。所谓人体工程学，简言之，就是一门专门探讨人与环境尺度之间关系的科学。它摒弃了过去把人和物、人和环境割裂开来的片面观点和单纯地以人去适应物和环境的被动做《资料驿站》》》》》》》》法，认为人——物——环境是一个密切相联的系统，强调人在这个系统中的主体作用。把人体工程学的理论运用到办公环境管理的实际中来，就是应以人为主体，以人自身的生理、心理特点为出发点，从外观、视觉、听觉、空气直至安全、保险等方面研究办公活动的工作环境，使其更适合办公人员的身心活动要求，让办公人员能更主动、更高效地支配设备和环境，更健康、更愉快地工作。作为“上班一族”的秘书来说，绝大多数人每周几乎有40个小时的时间是呆在办公室，所以，优化办公环境是不容忽视的。三、优化办公环境的原则优化办公环境，必须遵循如下基本原则：（一）舒适对于一个办公室来说，不管是其室内设计、装潢，或是其装饰品点缀、摆设，都应以舒适为准，光线、色彩、气候、噪音等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响，所以，在设计办公室时应特别注意到这些因素。其次，整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围，提高工作效率。很难想象，一个凌乱肮脏的工作环境，能产生出令人满意的工作效率。（二）和谐一个和谐的办公环境，能激发工作人员的团队精神。办公室的办公桌椅、橱柜等的大小、格式、颜色要尽可能统—，这不但可以增强办公室的美观效果，更重要的是可以强化成员之间的平等观念，创造和谐的人际关系。（三）实用优化办公环境的实用原则，首先是办公室布局应该力求方便。其次，为了改善办公室的单调环境，可以适当地放置—些装饰画、工艺品或花草，注意不要流于粗俗，否则将会影响整个组织的形象，因为良好的办公环境不仅可以提高和促进员工的绩效，往往还肩负着组织窗口的角色，在访客面前为组织营造出良好的企业形象。（四）安全保证组织的物品安全是公司成员的重要职责之一，也是优化办公环境不可忽略的一个原则。四、优化办公环境的要求一现代办公室布局办公室布局合理与否，对工作人员的精神状态及工作效率有着很大的影响，因此，合理地设汁好办公室布局，是优化办公环境的重要内容．对于创造最佳的工作环境至关重要。１．开放式布局（１）有利于沟通。（２）有利于办公空间和经费的节省。２．封闭式布局我国的企事业单位大多采用这种布局模式。封闭式布局可以使工作环境显得相对的安全，有利于保密；也易于使人集中注意力来进行更为细致和专业的工作。但是在封闭式布局中，信息难以及时沟通，工作协调不够快捷灵便，工作效率受到一定程度的影响。３．混合式布局《资料驿站》》》》》》》》混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来。混合式布局是开放式和封闭式的结合，起到扬长避短的效果。２．直接工作空间的安排直接工作空间主要包括办公桌椅、自动化设备、橱柜、办公耗材等各种办公设备。所谓直接工作空间的安排，也即是各种办公设备的妥善放置。放置这些设备时，要考虑效率以及方便员工的使用和走动。（１）办公桌一般来说，办公桌大小要适中，以足够放置常用的办公用品，并有空余的位置进行工作为好。推荐使用半封闭式的工作台。（２）办公椅办公椅应有靠背并尽可能与办公桌配套。（３）橱柜等办公橱柜、办公家具和用品以必需为限，多余的家具用品不宜放在办公室内。（４）电脑、复印机等办公自动化设备。计算机终端的传真机以及一些软件参考数据等，都应该放置得当，方便使用。二办公室的美化关于办公室美化，按照这种美化布置，办公室里除了彩色的组合器具可根据需要组合成最适宜的形状，地毯、装饰画和装饰品，自然的或人工的植物都会产生一种令人舒适的效果。要想达到这个效果，就必须予以认真的研究。美化办公室，至少可以从下面这几个方面来考虑：１．办公家具的选用在办公用具的选用上，除了注意实用和安全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐统一，风格一致的系列产品，可以增强办公室的美观效果。条件许可的话，可以考虑采用、办公自动化系列家具，它在设计上，主张“人体工程学”理念，不仅可以为员工增进工作效率，更提升整体企业形象。而且，它在款式、规格、颜色等方面既考虑到使用的整体性，也考虑到了办公室的搬迁或扩展，虽然，一次性投入的资金较多，但其预后效果却是比较好的。２．办公室的绿化在办公室美化中，绿化是不可忽视的，因为绿化不但可以点缀美化环境，也可以改变办公室周围的小气候，还会使人产生良好的视觉效应，因为绿色象征和平和生机，它能使人产生一种微妙的安全感，催人奋发向上。对于一些比较封闭的办公室来说，室内绿化更被誉为“无声音乐”，在室内放置几盆小花草，可使人心旷神怡，从而提高工作效率。但要注意不宜放置太多，避免出现植物跟人“争氧”的情况，因为绿色植物在没有光照的情况下，吸入的是氧气，吐出的是二氧化碳，这样，久而久之就会降低空气中氧的浓度而提高二氧化碳的浓度，影响室内空气的清洁度。３．办公室的装饰办公室需配置适量的油画、摆件等装饰品。悬挂或放置一些有品位的油画及工艺品，能改变办公室单调的气氛，但要注意，过于鲜艳的廉价作品，如低劣的绘画、明星印烫画等，只会使办公室显得浮躁和不雅。不但无法起到积极作用有时甚至会影响工作情绪，为组织形象带来负面影响。进行办公室装饰时还要注意，应结合组织的性质，既力戒奢侈浪费，又突出《资料驿站》》》》》》》》本组织的特色，避免俗气。如政府机关办公室应以庄重、简洁为好；商业企业办公室则可以相对华丽些；科技企业办公室可以适当地把技术糅合进装饰里，以显示自己的技术实力。鉴于上述情况鸿图艺岸的调研人员总结出3个问题：（1）首先，组织为优化环境自行采购油画、摆件等艺术品时，往往一次性投入过大。其次，如今艺术品交易市场混乱，产品良莠不齐，滥竽充数以次充好的现象时有发生，从而提高了艺术品交易风险。（2）组织决定优化办公环境，需先由室内设计师制作配画方案。而非设计类企业内部往往不具备此类人才。且各类组织由于性质不同、诉求不同，所需配画方案必然千差万别，组织自行选配很难达到预期效果，从而导致资源以及资金的浪费。（3）研究表明，长时间面对同一组事物容易产生审美疲劳，油画、工艺品等一次购买永久性陈列的方式会降低受众对其的敏感度，削弱了美化环境的作用，随着时间的推移艺术品的使用价值逐渐降低。针对存在的问题供图议案的策划人员就曾制定出一套解决方案：（1）由鸿图艺岸这类艺术品交易运营服务商派专业人员统一分批次采购油画、摆件等艺术品，以租赁的形式再与各组织交易。类似于团购的形式即能够控制价格，又可保证艺术品品质，更能规避交易风险。（2）由鸿图艺岸这类艺术品交易运营服务商的室内设计师为组织量身打造配画方案（期间不收取任何设计费用），使其表现主题与组织性质组织诉求相符。以一站式服务的形式代替传统的商品买卖。（3）改变一次购买永久展示的方式为一年一换或半年一换，也可根据组织需求进行短期调换服务，使艺术品由传统的静态展示转变为动态展示。为受众提供性价比最高的艺术品交易体验。办公室空间概念新主张有的专家指出，办公室依据其开放程度可以分为四型，第一种是蜂巢型，属于典型的开放式办公空间，配置一律制式化个人性极低，适合例行性工作，彼此互动较少，工作人员的自主性也较低，譬如电话行销、资料输入和一般行政作业。第二种是密室型，是密闭式工作空间的典型，工作属性为高度自主，而且不需要和同事进行太多互动，例如大部分的会计师、律师等专业人士。第三种是鸡窝型，一群团队在开放式空间共同工作，互动性高，但不见得属于高度自主性工作，例如设计师、保险处理和一些媒体工作。第四种是俱乐部型，这类办公室适合必须独立工作、但也需要和同事频繁互动的工作。同事间是以共用办公桌的方式分享空间，没有一致的上下班时间，办公地点可能在顾客的办公室、可能在家里，也可能在出差的地点。广告公司、媒体、资讯公司和一部分的管理顾问公司都已经使用这种办公方式。俱乐部型的办公室空间设计最引起注目，部分原因是这类办公室促使充满创意的建筑因此诞生，但是设计师领先时代的创意在考验上班族的适应度。这类办公室没有单独的办公室，各个都以目标用途进行设计，例如有沙发的“起居间”、咖啡屋等《资料驿站》》》》》》》》等。除此之外，这类设计也可以节省金钱，例如安达信顾问公司把法国总部从占地一万平方米的办公室迁到占地七千平方米的新总部，一年可以节省一百万美元。