2016年档案技能培训―文书档案课件

档案管理技能培训文书档案管理二〇一六年七月学习要求熟记文书档案概念。掌握文书档案归档内容。掌握文书档案归档流程。可简述0-5大类分类表内容。结合实际，完成操作任务。一、概念文书档案党务行政管理党工团政后勤公文档案车辆概念：反映党务、行政管理等活动的档案。保密印信二、文书档案管理流程简图简图：整理收集分类排列编号编目装盒扫描录入装订移交简单分类年度-问题-保管期限按事由结合时间、重要程度以件为单位年度问题保管期限件号归档文件目录目录、文件、备考表拆钉扫描扫描后的文件使用档案专业钉装订好（一）收集篇一收集1、概念：档案室接受及征集档案的和其他文献的活动2、意义：收集是档案管理里的重要环节之一，是做好归档工作重要基础。3、标准：系统、齐全、完整。4、要求：文件必须是办理完毕且具有保存价值的，符合归档范围的原件。5、步骤之一：移交（1）责任者：各部门（2）范围：与归档范围一致，移交上一年的文件。（3）时间：文件移交可分三次，预备移交时间为每年1月份通知各部门整理档案，第一次移交时间为每年2月份要求各部门移交档案，第二次移交时间为每年4月份用于查漏补缺。声像、实物档案移交为活动结束后一周内完成移交。（4）清单：移交部门做好移交清单，填写序号、责任者、名称、页数、是否原件、有无电子版等，并完善签字手续（移交人及移交人所在部门负责人签字），接受部门做好清点，并做好签字手续（接受人及接受人所在部门负责人签字），双方永久保存移交清单。（一）收集篇二步骤之二：简单分类：（1）筛选原则：按归档范围筛选各部门移交资料。严禁有文必档。工作呈报、会议纪要等签字手续必须完备，文件必须加盖各类行政章。（2）按部门将资料分类保存（此方法针对综合部）综合部职责之一为发文收文部，档案员通常兼文书一职，日常发文中要注重分门别类保存，将收发文按部门分好，分别保存。设立综合部文件夹保存有关党政工团、人事、车辆、公文、档案、后勤、全公司性质的会议等收发文；设立生产部保存生产专题会、视频会及有关生产的收发文；设立燃料部保存燃料专题会、视频会及有关燃料的收发文；设立财务部保存财务专题会、视频会及有关财务的收发文。为归档分类的0-5大类标准做准备。（三）收集篇三收集之注意事项：收集的齐全完整很难做到，建议各位同仁将年初各部门工作计划要先收集到手，通常工作计划中的工作内容是产生档案的源泉。加强与各部门兼职档案员的联系，提醒兼职档案员注意平时收集和保存资料。加强档案管理宣传，使归档思想深入人心。以上为小建议，仅供各位同仁参考。（二）整理篇之一整理1、概念：按照一定原则对档案实体进行系统分类、排列、编号和基本编目，使之有序化过程。2、原则：遵循文件材料形成的规律，保持其有机联系，并符合相关标准和要求。3、意义：是文件资料转化为档案的过程。4、标准：归档文件应齐全完整，归档文件材料、装订应符合档案管理标准。5、要求：严格按照《技术规范》要求，完成工作。6、归档时间：本年度产生的文书档案在次年的6月份之前归档。7、步骤（二）整理篇之二步骤之一分类方法：年度-问题-保管期限标准：0-5大类（必须熟记五大类名称）流程:文书档案是以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册为一件，来文与复文为一件。先分年度：按照文件的形成年度分类。后分问题：按照0-5大类文件少时可分到2级类目文件多时可分到3级类目0-5大类分类表是按问题兼顾机构的原则编制的，平时按照部门分类理好的文件整理起来方便些。（二）整理篇之三分类详解0-5大类（常用）0类党群类02党务工作综合以集团公司发文为主023党委指示、决定、报告通知026争先创新和表彰先进04党风建设042关于纪检工作指示、通知、报告（与党有关）043党风建设以集团公司发文为主06工会工作065劳动竞赛和评选劳模、先进材料以本单位文件为主各项文体活动及竞赛入此项07共青团工作079团简报、统计以本单位文件为主（二）整理篇之四分类1行政（12行政事务）120行政工作总结、计划、通知本单位及上级单位工作计划、总结（年中、年底）、各部门计划、总结、专业工作计划总结121上级及本单位各类会议本单位总经理办公会、年中、年度工作会议、董事会、监事会材料、生产调度会、周、月度例会、各专题会、各部门专业会根据分类入122厂长负责制、任期目标和长远规划文件本单位目标责任书、5年规划、10年规划书等123企业管理文件本单位企业管理文件、厂规厂法、对标创一流、包保工作规范、双文明建设达标相关文件124工商行政、法律事务更换前的营业执照、组织机构代码证复印件，本单位组建、变更、登记的各类证书、经济合同协议125厂签报单各部门呈报、报告和批复、情况反映126机要、保密启用印章、印信，档案工作入393128大事记本单位大事记、厂史厂志（二）整理篇之五分类1行政14监察142监察工作指示、通知、报告、会议纪要16后勤福利离任审计报告162职工住房分配与管理本单位职工住房管理办法163生活管理食堂及宿舍管理办法、接待管理规定164车辆管理办法车辆购置的请示、批复、车辆管理规定、行政、生产、燃料车辆管理167后勤保障合同协议办公用品（除低值易耗品外）、住房合同17外事工作171外事工作的通知规定与政府间及相关单位行政方面的访问参观等文件入此（二）整理篇之六分类2经营22计划统计220生产、基建、总结及计划调整本单位工作计划（数据性）资金、基建、生产计划、停机检修计划221计划管理、通知本单位融资合同、计划书、意向书、承诺函等223技术经济指标完成情况经济活动分析会会议文件、经济指标完成情况分析、考核、经济效益评价228统计报表及统计资料汇编固定资产报表、发电率、秸秆单耗报表23物资管理231总要物资供应文件本单位物资供应（含燃料）招投标、合同、协议、来往文件235仓库管理本单位仓库管理规定办法、通知、出入库单等（二）整理篇之七分类2经营24用电、供热营业241电力分配及负荷管理厂用电构成、用电分析、耗电定额、倒送厂用电等242电费、电价、热价管理电费、电价管理26产品销售261销售管理的规定通知售购电计划、管理办法262产品销售合同售购电合同、协议、函件27多种经营270计划、总结承包运营单位资料（二）整理篇之八分类3生产管理323基建工程管理的规定、办法等324工程项目管理325工程概预算定额管理规定及外包管理投产后扩建工程资料入此三项，投产前工程资料入8大类（内容详见技术规范）330设备技术管理的通知、规定、办法生产设备招标、引进、技术改造、设备管理办法、通知、备品备件管理331生产技术管理的通知、规定、办法等生产工作计划、总结、生产技术管理的通知、规定、电力生产的指标及考核办法（二）整理篇之九分类3生产管理332检修、调度、运行管理检修、调度、运行管理，机组检修计划总结、运行方式、继电保护、负荷管理等336燃料管理燃料管理工作计划、总结、请示、批复、规定、会议文件、收购站343设备订购、报废重要设备（备品备件、易坏易损设备等）订购、设备选型、合同357CDM、环保调查和污染治理CDM报表电子版、审核报告、发改委批复、合同协议等；环保调查和污染治理、综合治理（含大气、水、噪音及费用和赔偿）393档案工作358粉煤灰综合利用买卖灰渣合同、灰渣管理办法等档案管理工作规定、办法、移交清册、请示批复、合同、呈报（二）整理篇之十分类4财务审计420财务管理制度、规定、办法、通知财务工作计划、总结，财务工作会议文件、呈报、请示、批复、财务管理制度、规定、办法422固定资产新增、报废、调拨固定资产新增、报废、调拨的请示、呈报、批复、清产核资、资产清查、设备保险、421流动资金核定、结算本单位建立撤销的银行账户、流动资金结算、付款、借款、担保反担保427价格管理电价、热价、燃料加价、水价的规定、请示、批复429控购、费用开支及收费标准控购、费用开支及收费标准（含养路费、过桥费等）各种费用、报销的标准、规定请示、批复、通知（二）整理篇之十一分类4财务审计43会计账务由会计管理部门按照会计档案管理方法，整理完毕移交档案室，档案室做好清点移交工作440财务审计工作的通知、规定、计划、总结财务审计工作的通知、规定、计划、总结等441专项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料专项审计报告、通知、决定、证明材料（注：各专项审计应分开立卷，概、预算审计入工程）（二）整理篇之十二分类5人事劳资520机构设置机构设置、撤销、合并、更改、改变隶属关系、职能划分（成立工作组则入各专业此机构设置专职部门等）531干部教育培训本单位干部教育培训536干部任免、聘任、录用干部任免文件540劳动管理规定、办法、通知劳动（含合同）管理办法、通知545班组建设和技师聘评本单位班组建设和技师评聘（含班组长和重要岗位人员任免）、人事呈报546奖惩奖惩的规定、决定、通报（二）整理篇之十三步骤之二：排列定义:归档文件应放在最低一级类目里，按事由结合时间、重要程度等排列。注意事项：文档通常分到三级类目，所有的文档文件按发文字号结合时间排列，本单位发文按发文字号排列好放在前面，集团公司发文放在本单位发文之后亦按字号排列，政府及相关单位来文放在集团公司发文之后可按时间结合字号排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。建议成套会议文件单独放置一盒或几盒，统计报表也如此并在盒上填好题名。以上文件排列方式可供参考，也可按重要程度排列。没有硬性规定。排列顺序一旦确定要保持稳定，排列完毕后要仔细认真地再检查一遍，否则会给编号编目带来不便（二）整理篇之十三步骤之三编号定义：归档文件应依分类方案和排列顺序号逐渐编号，在文件首页上端的空白页位置加盖归档章或填写相关内容。意义：文件转变成档案的印证1、归档章的填写全综号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号填写须知1、全综号不填写；2、年度填写四位，如：20083、室编件号填写件号：暨文件的排列顺序号，从“01”开始标注；如一盒装不下同年度同分类同保管期限的则4、问题填写分类号名称；5、保管期限填写：永久、长期、短期；6、馆编件号不填写。详见实物（二）整理篇之十四关于保管期限的专题定义：归档文件地保管期限的简称或者代码范围：永久：对公司长远发展及未来规划有重大意义制度类正式、修订、再版、补充的制度类文件会议类董事会、监事会、总裁办公会、年度（中）工作会、专题会等会议文件合同：房屋租赁重大经济合同（CDM的减排购买资料）人事劳动合同（二）整理篇之十五永久保密启用印章、公司资质复印件活动重要的活动（如;大干一百天、包保工作等对公司发展起重大推动作用或者有几年意义的）资料移交清单大事记组织机构沿革机构培训人事任免（高管）奖惩决定（省级、县级），本单位及上级单位的处罚重要政策（二）整理篇之十六长期：在公司发展中有一定作用，能够指导一段时间公司工作的文件制度试行的制度文件会议月度工作例会、专题会、经济活动分析会合同10万元以下5万元以上的经济合同资料人事任免（主管以上）连续培训上级机关的重要批示或者讲话地级以下的奖惩（二）整理篇之十七短期会议周例会、小组会文件日生产调度会文件一般通知各部门工作计划人事任免（员工）一般活动简报一般外事活动技能培训（二）整理篇之十八步骤之四编目定义：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文目录。注意事项：来文与复文为一件时只对复文编目。样式：件号责任者文号题名日期页数备注解释说明或相关盒内信息归档文件目录归档文件目录既放入盒内存放也可装订成册填写室编件号文件的签发人文件地发文字号或者合同编号文件标题（尽可能详细些）文件形成时间如20080808文件形成页数，有图文的为一页（二）整理篇之十九步骤之五装盒拆钉（方便扫描）按照顺序入盒盒内于文件之上放入目录文件之下放入备考表填写盒脊盒背（必填）密封好档案盒档案盒排列按年度-永