电子邮件-你知道多少

电子邮件你知道多少-1-课程编号：WT-Train-B01编制：谢春香顾德仁苏州远志科技有限公司件案1、电子邮件案例分析2、电子邮件知识3、如何撰写电子4、电子邮件沟通技巧-2-4、电子邮件沟通技巧析识概述子邮件巧巧第一部分电-3-电子邮件案例分析案例——新邮件撰写-4-如果你收到这样的邮件……案例——发件人设定如果你打开邮箱时发现收到这样•你有什么感想？•这是由于发件人在邮箱设置中顾别人感受”，这是违背基本•为了避免收件人遇到这种情况-5-样的邮件进行了设置，“只顾自己喜欢，不社交礼仪的。，作为发件人，我们要注意哪些？案例分析•“发件人”栏姓名设置–姓名的设置用姓名的中文拼–姓名的设置用姓名的中文、拼–但不要用“难得糊涂”、“孤总”、“刘主任”、“秦小姐•申请公司内部邮箱–新进员工，如果申请公司内部箱命名规范按照多数公司的箱命名规范。按照多数公司的组合。全体人员的格式要保持–以下不统一的格式，让外人看–[e-mail]–[e-mail]–lianlanzhang@abccomcn-6-–[e-mail]–[e-mail]–[e-mail]拼音英文名皆可拼音、英文名皆可孤帆一片”、“北方的狼”、“张姐”、“老胡”等部邮箱，资讯单位应该要有一个邮的做法昀好使用姓名拼音的某种的做法，昀好使用姓名拼音的某种持统一。看起来就是“公司这么混乱啊”：姓名首字母姓名全拼，姓在前姓全拼姓在后姓全拼，姓在后姓名全拼，名在前，姓在后英文名M:客户是如何看到我的电子邮件案例——邮件发送子邮件。N:你可能意外地将电子邮件发给全体员工和客户。我们已经尽快挽救其它还没有丢失的客M:对不起.我真希望,当时在发送M:对不起.我真希望,当时在发送N:很不幸,这件事真的使公司利但是对你的解雇已无法选择。如果M知道这个教训中的一-7-件?我想,我仅仅给陈崴发了电给了一组人员,它包括Global的经丢失了三个主要客户,我们将客户。送前能仔细审阅一下电子邮件。送前能仔细审阅下电子邮件。利益受到危害.我期待能做些什么,。些事实,她就可能会避免被解雇。电子邮件并不一定是私密案例分析M’公司能看到M已发送的电子邮公司员工应该考虑到他(她)们发到,如他(她)们上司通过公司的电子邮件已成为日常生活中非常变得十分危险记电邮件变得十分危险。切记,电子邮件远不是私密、电子邮件是无法匿地址。-8-邮件,它不管公司的客户是否投诉。发送的邮件会被收件人以外的人看的磁盘备份中得到电子邮件。常普遍的一件事,但不谨慎使用会件毁破坏电邮件永件是不可毁灭和破坏、电子邮件永匿名,特别在发送时注意不要点错案例——电子邮件撰写一个糟糕的汇报者假项收件人：吉姆客户发件人：迈克销售人员主题：即将来临的陈述吉姆：我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当面陈述，就您的要求，我谈一下此次陈述的意义。首先，他可以加深对我的了解，熟悉我的个人风格。其次，我将以我25年的经验讲述这个项目的核心原则。昀后，我可以当场回答提问，如果副总裁有什么问题，我可以当面给予解答。吉姆，我觉得这种做法是可行的。我想把此次活动安排在5月3日，您觉得如何？-9-迈克写学会使用项目符号假如他使用了项目符号收件人：吉姆客户发件人：迈克销售人员主题：即将来临的陈述吉姆：我打算在给您在地的副裁做我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当面陈述，就您的要求，我谈一下此次陈述的意义。我希望您能就此问题和董事会进行讨论。z首先，您所在地区的副总裁可以加深对我的了解，熟悉我的个人风格。z其次，我可以展示一下电话销售培训所需的设备，这是此培训项目的一个重要部分。z昀后，我可以当场回答提问，如果大家有什么问题我可以当面给予解答问题，我可以当面给予解答。吉姆，我觉得这种做法是可行的。我想把此次活动安排在5月3日，您觉得如何？迈克案例分析你发现二者的不两封邮件传达的是同样的信息，但项目符号，第二封邮件看起来更清邮件越清晰明了，就越能引起读者也就越有可能得到回复。-10-不同了吗？但是通过使用清晰明了。者的阅读兴趣，第二部分电子邮件•政策电子•电子•电子•使用•有益•问题-11-件知识概述策概要子邮件的特点子邮件的特点子邮件的重要性用电子邮件时应考虑的问题益指南题与讨论电子邮件(电子交流)政策包括下列Eil系统的安装是为了方便政策概要E-mail系统的安装是为了方便于公司的业务活动。E-mail系统不能被用作传送可骚扰性的、无聊的、攻击性的所有的电子邮件信息都是公司可以在任何时候查看电子邮件-12-列主要内容:便业务信息交流应主要和首先用便业务信息交流，应主要和首先用可能被视为侮辱性的、非专业的、的信息。司的记录，出于业务目的，管理者件的内容。下列行为是被禁止的：禁止任何未经授权而对公司政策概要禁止任何未经授权而对公司件的访问禁止任何篡改或干预公司电禁止未经许可浏览或访问数电子邮件中禁止包含长链邮电子邮件中禁包含长链邮色情消息等；任何可能被认族、宗教或政治信仰蔑视的-13-司计算机或网络电子邮件系统或文司计算机或网络、电子邮件系统或文电子邮件系统正常运行的行为数据或电子邮件邮件；卡通或不友好的内容；闲谈、邮件；卡通或不友好的内容；闲谈认为是对他人性别、种族、年龄、民的消息。政策概要•为保证邮件系统合理正常使用,被为保证邮件系统合理正常使用,被在没有事前通知的情况下监控电•违反此政策使用电子邮件系统将止劳动合同。-14-被授权的公司职员有权不定期地，被授权的公司职员有权不定期地，电子邮件和其它数据的传送。将导致公司行政处分，严重的将中电子邮件的特点电子邮件(E-Mail)是一种昀重要的职™不受时间的限制™写邮件比起通电写邮件比起通电充分。可以掩饰第一印象；™因为人们常常选所以较少地受到能产生更大的兴-15-™电子邮件不如电不习惯于及时接场沟通方式，其特性有：；电话，显得更从容坦然，表达得更电话，显得更从容坦然，表达得更饰语言交流上的弱点，给对方好的选择一个较为轻松的时间接收邮件，其他事务的干扰，对你的交流可趣；电话和会面更直接，另外有的人并接收邮件，有时可能会误事。电子邮件的特点◆专业特性：–通过使用合适的邮件语言，你业的形象，“我很专业！”–特别是对那些我们不认识的人们的唯一方法。◆效率：–邮件组织得当、条理清晰，避◆严肃性–商务电子邮件不同于私人邮件-16-–商务电子邮件不同于私人邮件商务规范性。你可以传达出一个专人，这是他们判断我避免浪费他人时间。件它具备严肃性和件，它具备严肃性和电子邮件的重要性z企业用户电子邮件的用途主要体现日常工作交流传递公司的产–日常工作交流、传递公司的产示企业形象等z现代企业的工作强度加大，工作量–领导没有那么多时间面对面听–而且领导也更健忘，需要邮件-17-现为：产品与服务信息获取外界信息和展产品与服务信息、获取外界信息和展量加大听取工作汇报件提醒电子邮件的重要性z不少企业工作完全依赖电子邮件80%的外企职场人每天上班要–80%的外企职场人每天上班要收发邮件–70%的职场人，下班前的昀后处理的紧急邮件–30%的职场人，即使下班或周公司邮箱查有没有漏掉紧要公司邮箱，查有没有漏掉紧要-18-要做的第一件事就是打开电子邮箱要做的第一件事，就是打开电子邮箱后一件事是查看邮箱，确认没有尚未周末在家休息，也要强迫症式地登录要的任务要的任务使用电子邮件时应考虑电子邮件是极有价值的交流工具，电子邮件比正式的书面交流有方式。不应使用电子邮件传送电子邮件能轻易地转发给其它电子邮件内容可以被收件人改电子邮件容易错发电子邮件可能成为永久的记录-19-虑的问题但应考虑下述要点：更大的随意性，是一种私密的交流任何不希望第三方知道的信息收件人动并以其它形式传出使用电子邮件时应考虑从个人邮件箱中删除邮件并不表从个人邮件箱中删除邮件并不表传送的邮件可以用邮件中的关键跟踪和调出。在民事和刑事法律诉讼中电子邮标签对邮件中的发现无效。在诉讼时对方律师会辩称电邮在诉讼时对方律师会辩称电子邮-20-虑的问题表示此邮件已从邮件系统中删除。表示此邮件已从邮件系统中删除。键词以及送件人或收件人姓名加以邮件可作为传票的文件,“私有”等邮件沟代表的我们整个公邮件沟通代表的是我们整个公司。电子邮件的阅读、存储和删除使用电子邮件时应考虑电子邮件的阅读、存储和删除用户应及时处理电子邮件，不再电子信息不应随意或不加选择的“SentItems”移动到一个文件不应该将公司的电子邮件自动转服务供应商的提供的电子邮件中服务供应商的提供的电子邮件中敏感的公司资料—特别是在其它地驱动器-21-虑的问题再需要的邮件应被及时删除的被大量或自动地从“Inbox”或件夹或任何其它电子保存媒体转发到一个私人电子邮件或互联网中中。它地方没有备份的不可以保存在当™你的沟通是不是有时间性。比如使用电子邮件时应考虑后有一个大型的商务活动，你要期内与客户建立关系并在这场商及部分业务交往。如果你使用电户进行沟通，有可能客户在商务看到邮件，就会延误营销昀佳时™你的客户是不是非常忙。如果你常常是忙音或留言录音，你不妨邮件给对方；-22-如，一个星期虑的问题要在这一个星商务活动中涉电子邮件与客务活动之后才时机；你的客户电话妨发一个电子™你的客户使用电子邮件时应考虑了解到对理承受能™你的语言于语言表用电子邮用电子邮也可以采™对方是不然在名片人可能并-23-户是否难以接近。如果你通过调查虑的问题对方是个不苛言笑的人，自己的心能力又较弱，可以选择这种方式；言表达能力是否较弱。如果你不善表达，第一次与客户沟通也可以使邮件，而且今后如果事情不是太急，邮件，而且今后如果事情不是太急，采用这种方式；不是习惯使用电子邮件。有的人虽片上注明了自己的电子邮件，但本并不喜欢使用电子邮件。有益指南这些指南适用于我们的各种信息交流•使用准确简单的语言。•传送前阅读校改信件。•假定你的主管人、人事部职员和信件,任何你不想让他们看到的•回避嘲讽和流言不要通过电子邮•回避嘲讽和流言,不要通过电子邮•决不要传送可能冒犯他人的“不•不要使用可能被视为威胁的语言•使用电子邮件传递本公司的专有况下这类信息应该加密。-24-流,对电子邮件尤其重要和公司法律人员正在阅读你的全部的内容都不应该写下来。邮件发泄你的挫折或敌对情绪邮件发泄你的挫折或敌对情绪。不当”笑话或其它内容。言。有信息时应极端谨慎.在适当的情有益指南使用互联网时,假设该信件是出使用互联网时,假设该信件是出不要传送可能堵塞系统的邮件,话和/或电子连锁信件。在各种论坛，如互联网聊天组中述和意见纯属个人,与我的雇主无-25-出口,应遵守出口通知程序。出口,应遵守出口通知程序。如从互联网/国际互联网下载的笑中使用以下语句:“该信息中的陈无关。”你必须知道你必须知道YouHavetoKnow使用电子邮件时,你必须采取预防你要清楚以下的事实：•电子邮件是不可毁灭和破坏•电子邮件是不可毁灭和破坏•电子邮件永远不是私密•电子邮件是无法匿名的-26-防措施去保护你自己和你的公司.•你能如何采取预防措施?问题与讨论•你能如何采取预防措施?•在发送你的电子邮件前是否对用•“我没有写它---我仅仅转发它•如何谨慎地发送自己的电子邮件•你的电子邮件是否受到感染?你的电子邮件是否受到感染•你是否知道你的电子邮件可能受-27-用字(或词)进行确认?它!”件?受到监视或窃取?第三部分如何撰写•发信•邮件邮件•邮件•邮件•邮件•邮件•邮件-28-•邮件写电子邮件信对象件主题件主题件称呼与问候件内容件结束件落款签名件回复件回复电子邮件发信对象¾仔细确认收件人。¾确认抄送的对象，确保自己的上降至昀低，以免造成不必要的打-29-上级或其他相关人选在列，并将人数打扰。电子邮件发信对象的选¾工作计划的发送对象经理人的工作计划主送工作计–经理人的工作计划主送工作计上级、部门内部相关经理人–为保持部门内部计划对外的一计划可以跨部门传达，特殊情¾项目通报类的邮件–主送给项目小组成员–抄送给项目小组成员的直接上¾寻求跨部门支持的邮件–一