行政-接机流程及礼仪(定稿)

接送机流程及礼仪一、接机流程1、接收接机信息，确认航班和客人信息2、发送接机短信，做好信息沟通和接机准备3、出车前检查，确保车况良好，卫生干净4、关注航班信息，确认抵达时间，提前到达机场5、航班抵达，主动联系与迎接6、服务周到，引导客户上车7、适时交流，满足客户要求8、到达目的地，做好交接工作二、接机礼仪1、收到接机或航班信息后，及时与部门负责人沟通，对接机客户信息进行确认，包括接机人数、主要联系人姓名（职务、称喟）、性别、联系方式、入住酒店，接机后的大致安排等，以便准备车辆，安排驾驶员，规划行车路线等。2、确认信息后及时发送接机短信给客户，以使客户安心，知道我们已做好安排，同时将昆明近5天的天气信息截图发客户，以便客户了解昆明气候变化。（接机短信模板）3、出车前检查（1）、对车辆进行例行检查，检查油量、胎压、刹车、仪表盘等，务必保证车辆处于安全正常的状态，若发现问题，及时解决或更换接送车辆。（2）、对车辆外观及内饰进行检查，须做到车身及玻璃洁净，车内无垃圾，无烟灰，无异味，座椅干净整洁，若不达标，及时清洗。（3）、对车内物资进行检查，务必准备矿泉水、纸巾、打火机、雨伞等，如不齐全，及时补充。（4）、检查着装及仪容仪表，接待重要客户需着职业装，接待普通客户请衣着整洁、头部脸部清爽干净，如未达标请及时更换及改进。（5）、如接机客户是陌生客户，如有需要，请准备好接机牌。（接机牌模板）4、通过航班管家等软件随时关注航班信息，确认航班准确的抵达时间，查询接机时的道路情况，及时规划好路线避开拥堵路段，确保至少提前半小时到达机场。如因不可抗力迟到或不能准时到达，需提前做好如何解决的预案，同时在客户飞机落地能电话联系上时，及时与客户致歉并说明情况，告知相应的解决预案。接机时出现的特殊情况，请及时与部门负责联系告知。5、飞机抵达后，及时主动电话联系客户并告之已经到达机场等待客户的到来，将在何位置等候迎接，或发送接机短信“尊敬的XX领导您好，我是XX公司驾驶员XXX，负责您此次的出行接机，我已到达机场，在XX出口等候您”。随后主动观察抵达客流，能及时发现客户的身影并主动招呼。对接待陌生客户请在显眼位置展示接机牌，以便客户容易辨识。6、接到客人后，对熟悉的客户，主动上前接过客户手中的大件行李（公文包、手提包之类的随身行李除外），在客户的左前方45度位置，距离1米左右引导客户前往停车处，到达车前主动上前打开车门，让客户先上车就座，待客户上车后再放置行李。对陌生的客户，需首先确认客人身份，并进行自我介绍，其次告知“旅途辛苦啦，欢迎来到昆明！”，之后在征询客户同意的情况下，接过客户手中的大件行李，再引导客户前往停车处。7、轿车以副驾后面座位为第一客人位，驾驶座后面座位是第二客人位，后排中间座位为第三客人位，若只有一位客人，则安排坐副驾后面座位（贵宾位），若有两人，则按职级另一人坐驾驶座后面位置。或按客户意愿随机就坐，不做安排。8、车辆启动前，对有物资需求的客户，主动递上打火机、矿泉水或纸巾等。客人接到后直接送到公司办公室的，须同时与公司领导联系，告之客人已接到，预计几点到达公司。9、车辆启动后，主动告之客户现在要去的地点，或咨询客户要到达的地点，同时告知大概的行程需要的时间。可根据车内温度情况适当的打开少许窗户通风换气或打开空调，播放轻柔的音乐。10、视客户的主动情况，可适当与客人做一些简单的交流，如旅程是否顺利，昆明近期天气如何，但尽量在停车等候期间进行沟通，以免分散注意力，影响行车安全，若客户间自行交流，则尽量不插话。若客户询问，热情、客观回答。11、如客户到达入住酒店，停好车后先下车为客人打开车门，然后拿行李，带客人到酒店前台登记办理入住手续。房间登记好之后，如客户需要可帮客人把行李送到房间，如客户推辞，不必勉强。坐电梯时，先行等候并先行按往电梯，遵行先进后出原则。如客户到达公司，停好车后先下车为客人打开车门，陪同客户并引导客户到达目的办公室。三、注意事项1、接送过程中注意对客户的信息保密，不随意宣扬外传。与客户交谈时涉及到公司的重要信息把握好分寸，宣传公司的正面信息，同时注意不刻意通过车内后视镜观察或窥视客人。2、注意自己的仪容仪表，及时理发剃须，衣着整洁，口气清新，保持微笑。3、行驶过程中，遵守交通规则，平稳安全驾驶，不接打电话（特殊情况用蓝牙耳机之类），不在红灯等候期间做其他事情，如发微信，吃东西之类，驾驶员禁止在车内吸烟。4、送机流程与接机流程类似，送机礼仪与接机礼仪相同。5、接待过程是一个随机动态的过程，应根据情况实际发生的不同灵活处理，最终目的服务好客户，传递正能量，展现公司精神面貌及风采。四、模板1、接机模板尊敬的x总：您好！我是华南集团云南公司行政人事部驾驶员XXX，您乘坐的XXXX航空XXXXXX(航班号)，预计XXXX年XX月XX日XX：XX到达昆明，届时将由我到机场接您，我的电话：XXXXXXXXXXX。祝您旅途愉快！云南公司XXXX年XX月XX日2、接机牌模板客户公司名称（大字）客户姓名+职务称喟或姓+先生/女士（大字）华南集团云南公司（小字）