职位说明书撰写要点

本建议书包含美世公司的方法论和工具，仅供宝钢技术装备服务产业项目组内部参阅。它们是美世的知识产权，未经美世书面许可，其它任何机构或个人不得擅自传阅、引用或复制。完整的项目建议书有待双方进一步沟通、调整，在签订商务合同后方具有法律效率。职位说明书撰写要点2011年3月10日2Mercer培训目的•理解职位的概念•理解职位说明书的应用•撰写和完善职位说明书3Mercer职位是:•一个组织结构的基本单位•动态的，而又是相对稳定的•属于组织，而不属于职位任职者当员工流动时，•他带走的是他的管理风格，解决问题的能力和绩效表现水平。•他留下来的是他所处职位的“功能”，工作的范围和应承担的职责。换句话说，他的职位仍然存在。职位的定义4Mercer因人设岗还是因岗配人？–从人力资源管理有效性的角度，在绝大多数情况下应该先根据业务的需要设置相应的职位，然后再考虑将最为合适的人员放在职位上。对职位相关概念的常见误区（1）5Mercer职位是动态还是静态的?–职位是相对稳定的，因此不建议将一些阶段性职责放在一个职位的说明书里。但同时,职位又是动态的，组织结构的变化、对某些工作的不同定位以及管理精细程度的变化都会导致职位设置的重新调整.–有些“空岗”的情况或是由于职位设置太前瞻，实际暂时尚不需要这个职位的专门存在来支持组织的运行，或是由于整体市场或行业中根本没有符合此类职位任职要求的人员，所以建议会“长期空岗”的职位暂时不要设置对职位相关概念的常见误区（2）6Mercer职位说明书是……职位说明书（也称职务说明书，岗位说明书）是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为指导性的管理文件。职位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。7Mercer职位描述不是……对人的描述对业绩的评估8Mercer职位管理的工具：职位说明书关键的标题–职位名称–汇报关系–工作目的–职责范围其它标题–最低任职要求–特别知识和技能–交互网络日期职位说明书的用途：工作内容说明目标确定工作表现契约职位评估薪酬结构职位要求}}}}职责分配招聘培训晋升薪酬绩效管理职位说明书9Mercer统一的职位说明书模板外部外部ExternalExternal职位说明书模板10Mercer•各部门及其职位名称，请遵照下发的组织架构图来执行。•职位名称请填写完整，如“人力资源部部长“，“研发中心主任”等职位说明书第一部分：基本信息主管确认主管姓名主管职位名称任职者确认任职者职位名称撰写日期部门主管确认主管姓名主管职位名称任职者确认任职者职位名称撰写日期部门11Mercer•主管职位名称，是指该职位的直接汇报上级职位说明书第一部分：基本信息主管确认主管姓名主管职位名称任职者确认任职者职位名称撰写日期部门主管确认主管姓名主管职位名称任职者确认任职者职位名称撰写日期部门12Mercer•撰写日期请填写最后经主管确认的日期职位说明书第一部分：基本信息主管确认主管姓名主管职位名称任职者确认任职者职位名称撰写日期部门主管确认主管姓名主管职位名称任职者确认任职者职位名称撰写日期部门13Mercer职位目的（职位存在的理由，限制条件和目标，突出该职位对组织独一无二的作用)职位说明书第二部分：职位目的目的（用一句话总结有关职位的主要目的（为什么要设立这个职位），这个职位受到的何种约束，以及这个职位的主要目标）14MercerResults结果MarketShare市场份额Profit利润Sales销售Quantity数量Quality素质Service服务…...Policy政策Principles原理Guidelines准则Supervision日常监督Organize组织Direct指导Recommend推荐Plan计划Operate操作活动目的?限制条件?职位存在的理由?为了做什么在$职位说明书第二部分：职位目的之标准模板15Mercer为为了确保公司能不断推出符合市场需要的齿轮新产品，提高经营效益,在在公司新产品发展规划指引下以及公司生产条件的限制下，做组织对齿轮新产品的立项、开发和鉴定工作并协调处理新产品生产过程中出现的技术问题如何书写职位目的举例：研发中心－齿轮研发室－主任工程师举例16Mercer为为了完成事业部下达的销售任务,在在公司产品销售政策的指引下及相关规定的约束下,做开展齿轮及齿轮箱产品的销售及售后服务工作。如何书写职位目的举例：齿轮传动事业部－市场营销部－营销员举例17Mercer市场份额Market业绩Performance利润Profitability效率Efficiency生产率Productivity质量Quality服务Service期限Deadlines安全Safety持续性Continuity法律Laws价值观Values原则Principles政策Policies策略Strategies方针Guidelines模型Patterns方法Methods技术Techniques体系Systems作法Practices习惯Customs程序Procedures条件Conditions模式Models规定Rules常规Routines指示Instructions规则Regulations准则Criteria“以何为目标”“有何限制”职位说明书第二部分：职位目的--职位目标、限制的一些例子18Mercer错误的职位目的撰写举例职位目的不要写成职位职责的累述！！职位名称：研发中心－资料员目的（职位存在的理由，限制条件和目标）负责研发中心技术档案透视图的制作和各种图纸资料的打印、复印、归档和光盘刻录工作，并根据公司人力资源部门的要求，对部门各类人员进行考勤统计和工资报表的编制工作，还负责部门文具的领用和管理举例19Mercer职位目的撰写修改示例职位名称：研发中心－资料员目的（职位存在的理由，限制条件和目标）为使研发中心的各种技术资料得以有效的使用和妥善的保存并保证部门工作的正常开展，在工厂的政策和管理制度的规定下，从事对技术资料的处理、保存及部门的行政后勤工作。举例20Mercer直接上级直接下属集团内影响方式：指导、方针、决策等影响方式：指导、规则、法律、市场等影响方式：指导、指令（命令）、市场等外部外部集团内跨部门跨部门职位说明书第三部分：交互网络（影响本职位的团体或组织）（本职位影响的团体或组织）21Mercer工作交互网络举例1人力资源部部长公司总经理•政府机关•人力资源协会•人力资源顾问•人力资源顾问•外部服务机构•应聘者人力资源专员工程集团人力资源部长外部外部其他子公司人力资源部长各部门部长各部门部长举例22Mercer工作交互网络举例2冶金机械事业部技术工艺部施工主管冶金环保事业部技术工艺部副部长•客户•供方施工员外部外部工段长、班长、一线操作人员•不是每个职位对内、对外都一定有影响的对象！！举例冶金环保事业部技术工艺部技术工艺人员23Mercer职位说明书第四部分：职位任职资格最低任职要求教育程度：工作经验：知识和技能专业技能要求：专业资质要求：职称要求：其他要求：•学历承担选择：中学以下、中学、大专、大学本科、硕士、硕士以上•如有学科要求，需注明•撰写形式：XXX年以上XXX领域的工作经验•如有必要，还需注明－其中XXX年XXX方面经验•工厂内同一职位层级的员工的工作经验要求尽量保持一致•专业技能要求指职位所需要的特殊要求，如语言要求、电脑要求等•专业资质要求专指由具有公信力的机构评定的资质，如驾驶证、律师证等•职称专指国家主管部门评定的职称，如会计师、商务师、经济师等•苏冶个性化要求，如宝信有对贯标知识的要求和对安全的要求等24Mercer任职资格描述的常见误区：1.描述现在职位上的任职者的“人”的状况，而非描述“职位”的要求2.描述职位的“最高”任职要求，而非“最低”任职要求3.描述过于简单、含糊，不足以让人清晰了解职位的具体任职要求，例如•“5年工作经验”“5年以上大型冶金制造企业相关工作经验，其中至少2年管理3-5人团队的管理经验”1.“大学英文6级”“大学英文6级，能熟练阅读英文原版技术资料，并能进行相关专业的英文口头交流”职位说明书第四部分：职位任职资格25Mercer职位任职条件－销售经理最低任职要求教育程度：大专及以上学历，机械、营销相关专业。工作经验：具备5年以上在全国市场开拓齿轮或齿轮箱产品的实践经验，其中1年以上团队管理经验。知识和技能专业技能要求：有谈判和市场分析能力，能阅读简单的英文技术资料，能熟练运用办公自动化软件专业资质要求：无职称要求：中级工程师以上职称其他要求（宝钢苏冶个性化要求）：……举例26Mercer职位说明书第五部分：职位职责描述职位名称职责范围职责范围内的活动是什么?（做什么）对每项活动的职责目标是什么?（以确保……）衡量标准•职责标题•4～8个字的短语，言简意赅地描述该项具体工作•参考31页的动词表•衡量该项职责预期结果是否实现的指标•可从成本、数量、质量、时间、人的评价等多个角度考虑，标准可以是定量的也可以是定性的•不一定就是该职位的考核指标27Mercer1.从岗位分析出发，列举该职位六至八项职位的重要职责与责任2.然后，使用短语概括工作职责，形成“职责范围”，即该职位的某一关键工作领域3.接着对每项职责范围内的活动进行描述：是描述“做什么”而不是“怎么做”，使用动宾结构，以恰当的动词开头描述是将工作任务的适当归纳为职责的描述，而不是写工作的具体步骤4.对每项工作职责的预期结果予以描述5.最后，给每项职责范围定义2-4个清晰的衡量标准职位职责描述的五步指导原则28Mercer职位职责描述的举例职位名称冶金环保事业部技术工艺部技术室主管工程师职责范围职责范围内的活动是什么?（做什么）对每项活动的预期结果是什么?（以确保……）衡量标准转化设计图纸处理所管项目图纸转化中的关键技术问题以确保图纸转化工作顺利完成问题处理差错率问题处理及时性……………………举例29Mercer管理建议分析指派批准审核协助授权提议提供支持计划协助控制统筹决策发展指导保证建立实施跟进推动发出草拟组织激励谈判参与履行审核督导收集识别提高汇报募集提出异议修改遴选指定制定研究传达传递教导确认维护检验维护慎用！！职位职责描述的动词指南30Mercer“负责……”–负责XX产品的销售–负责业务管理–负责应收帐款回收–负责市场开发如何负责？通过什么动作、行为来负责？？职责描述常见错误之一-保证货款按计划回收31Mercer“完成领导交办的任务…”后果：•职位定位不清•工作重点模糊--往往不是职位的核心职责•给未来的绩效管理带来困难职责描述常见错误之二32Mercer“你如何证明你在这个职责领域取得了好成绩？”销售额，市场份额，客户满意，员工满意，培训反馈……一个职责可以被多种标准衡量，最终由组织文化和企业战略决定取舍例如：“销售””：-销售额-销售增长-客户数-新增客户数-市场份额衡量标准并非业绩目标，但是可以在目标设定的过程中被设定为业绩目标.职位职责的衡量标准33Mercer衡量标准举例客观主观数据•合同金额•运营成本•销售额•产量比率•缺勤率•市场份额•每单位毛利•员工流失率价值衡量•服务的效度•服务质量一般描述•客户、主管、用户的满意/不满意表示•主管的意见，用户的反馈34Mercer衡量标准举例（续）成本•单位成本•标准成本•一般费用•工资•费用•成本/投资•实际发生额与预算比时间•期限日•生产周期•处理周期•速度•单位/每人工时数量•毛利/净利•投资产量•平均生产率•市场份额质量•目标的明确性•沟通质量•服务可靠度•客户满意人的反映•投诉•反馈•人员流动率•士气/文化35Mercer检查一：各职位与职位之间的职责是否有明显的差异？–如果确实无法区分差异，请联系人力