适用于中小企业的合同管理

1合同管理实施细则（试行）1合同管理1.1山东中兴碳素有限责任公司对外签订经济合同、进行经济合同管理均应按《信发集团合同管理制度》及本《实施细则》的相关规定进行。1.2公司各业务部门，主要是财务部、市场营销部和生产技术部，直接管理合同事务，公司企管部进行监督管理。1.3公司以下部门应按规定进行合同管理：企管部负责公司合同的综合管理；财务部负责公司借款、担保合同管理；市场营销部负责公司供应及产品销售合同管理；生产技术部负责公司技改项目合同管理。公司各部门应当根据《信发集团合同管理制度》和本《实施细则》的规定严格进行合同管理，履行职责。1.4合同评审程序1.4.1合同由主办部门负责起草。1.4.2评审程序按“中兴公司合同评审表”（附表1）执行。1.4.3合同由法人代理人签订。1.4.4合同评审部门为企管部。1.4.5“中兴公司合同评审表”由主办部门随合同文本一起送企管部存档。1.5合同编号1.5.1借款、担保合同的标准编号为ZXJ/D-2009-XXX。1.5.2采购合同的标准编号为ZXG-2009-XXX。1.5.3销售合同的标准编号为ZXS-2009-XXX。1.5.4技改项目合同的标准编号为ZXJG-2009-XXX。21.6合同格式1.6.1借款、担保合同格式按国家标准格式执行。1.6.2采购合同格式按公司或行业标准格式执行。1.6.3销售合同按行业标准格式执行。1.6.4技改项目合同按公司或行业标准格式执行。1.7本规定未涉及到的协议、合同类型，根据“谁承办、谁管理”的原则归口管理，归口管理部门有争议的，报请公司领导指定管理。2法人代理人制度2.1法人代理人的授权委托由企管部办理。公司采取年度集中授权与特殊授权相结合的授权管理方式，对法人代理人进行实体性授权。2.2法人代理人的授权委托办理程序：2.2.1年度集中授权的办理：由企管部拟定法人代理人的授权委托文书，报总经理审批后办理授权手续，发给法人委托函。2.2.2特殊授权的办理：公司可根据办理某一事项的特殊情况或对方的要求，针对该具体事项单独授权。2.3法人委托函应当编号登记，委托函一式两份，企管部留存一份备查，另一份交法人代理人作为代理人的法律依据。2.4法人代理人在办理具体委托事务时，如果确有必要为授权以外的行为时，应当事先请示总经理，经总经理同意后方可进行；其委托手续可以后补。2.5如果法人代理人未完成委托事项，或者超越委托权限签订了合同或者其他法律事务，应当及时将情况写成请示，报总经理追认。2.6因法人代理人的越权行为导致公司经济损失的，应当承担相应的法律责任。32.7法人代理人应当根据《信发集团合同管理制度》的规定严格履行职责。3签定合同用印章管理3.1公司对外签订合同，均必须使用公司行政公章或合同专用章。3.2合同专用章由各业务部门设专人保管，经办人要使用合同专用章时，必须经本部门主管领导批准，并应有使用记录。3.3本公司对外签订合同用印章情况如下：3.3.1山东中兴碳素有限责任公司行政公章，保管部门为公司办公室。以行政公章替代合同章使用的单位为财务部、生产技术部及其他经总经理批准的部门。3.3.2山东中兴碳素有限责任公司合同专用章，保管部门及使用部门均为市场营销部，专门用于采购合同。3.3.3山东中兴碳素有限责任公司合同专用章（2），保管部门及使用部门均为市场营销部，专门用于销售合同。3.4合同专用章必须是在签订合同时使用，不得将合同专用章用于非合同文书。3.5不得在空白纸页或空白合同上盖行政公章或合同专用章。3.6企管部不定期地检查合同专用章使用情况，对违反使用规定的行为，企管部有权责令其改正；因此而给公司造成经济损失的，报公司领导处理；必要时，可以收回合同专用章。4合同档案管理4.1合同一式六份，其中交对方三份，公司保存三份。合同订立后，主办部门应在签订完合同的2个工作日内，将合同正本送企管部和财务部各一份，另一份留存在本部门建立合同档案，同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。44.2合同履行完毕后10日内，主办部门应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册。4.3各主办部门年底前集中将上年度合同档案资料移交至公司办公室保管，未执行完的合同档案资料待执行完后再移交。4.4合同档案的保存期限为10年。4.5根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经相关业务部门主管批准同意后，到业务部门办理借阅手续；已移交办公室的，需经业务部门主管批准同意后，再到办公室查阅。4.6借阅档案原则上应在合同业务部门查阅，不得带出该业务部门或公司办公室。确有必要借带出的，应经主管领导批准后，方可带出。4.7发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。4.8借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。5合同监督检查5.1公司企管部负责对各部门合同管理工作进行监督检查。5.2合同监督检查分为常规性检查和临时性检查两种方式。公司企管部于3、6、9、12月15~20日进行检查。根据工作需要，可以随时对有关部门的合同情况进行监督检查。检查组由企管部派员组成，相关业务部门的合同管理员参与。5.3检查内容5.3.1合同编号情况；5.3.2合同章使用登记情况；5.3.3合同台帐、归档等管理情况。6考核6.1考核标准56.1.1合同编号混乱现象，考核标准为10元/单，责任人为签约人；6.1.2合同章使用无登记现象，考核标准为10元/次，责任人为合同章保管部门负责人。6.1.3合同台帐、归档等管理情况混乱现象，考核标准为10元/单，责任人为各业务部门指定的保管员。6.2企管部根据检查结果出具考核通报，于检查月的下月2日前送人力资源部。6.3人力资源部根据企管部出具的考核通报扣减责任人上月的工资总额。7附则7.1本实施细则未涉及部分，执行《信发集团合同管理制度》的相关规定。7.2本实施细则自发布之日起开始试行。其它相关规定与本实施细则相冲突的，以本实施细则为准。7.3本实施细则只适用于山东中兴碳素有限责任公司的合同管理，涉及部门包括公司办公室、企管部、财务部、市场营销部、生产技术部。附件：附表1：中兴公司合同评审表