外贸英语函电第一章

EnglishforInt’lBusinessCommunicationPracticemakesitperfect!主讲教师：何靖Introduction（概述）EssentialsofBusinessLetter-writing（要点）LayoutofBusinessLetters（布局）Form（格式）AddressingEnvelopes（信封的写法）UnitOneBusinessLetter-Writing本课程是国际贸易专业高年级的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件、电传和传真以及其它方式的写作格式、商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高学生的外贸业务工作能力。Introduction本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用，怎样去审查信用证，做到不出差错，在理赔和索赔中做到有理有利有节；学会拟写信函和电传传真的写作技巧。学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。学习方法：《外贸函电》是一门实践操作性很强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。指定教材：《外经贸英语函电》，上海对外贸易学院甘鸿编著，上海科技技术文献出版社,2001年参考书目：[1]甘鸿，《外经贸英语函电---汉语译本》，（修订版），上海，上海科学技术文献出版社，2001年[2]尹小莹，《外贸英语函电》，（第二版），西安，西安交通大学出版社.1998年[3]刘惠玲,《国际商务函电》,（第一版）,北京,对外经贸大学出版社,2002年[4]J.Chilver著，孙平译，《商务英语》，（修订版），武汉，武汉大学出版社，1997年[5]兰天编著，《外贸英语函电》，（第四版），大连，东北财经大学出版社，2004年[6]丁往道吴冰，《英语写作基础教程，（第二版），北京，高等教育出版社，2005年考试安排：期末考试1次（闭卷），考试范围是本学期所学的所有内容。布置课后作业，不定期地进行随堂测验。总分中各部分所占比例：课后作业及课堂测试30％，期末考试70%。Functionsofabusinessletter:Broadlyspeaking,thefunctionsofabusinesslettermaybesaidtobe(1)toaskforortoconveyinformation（索取或传递信息）(2)tomakeortoacceptanoffer（报盘或接受报盘）报盘（offer），也叫报价，是卖方主动向买方提供商品信息，或者是对询盘的答复，是卖方根据买方的来信，向买方报盘，其内容可包括商品名称、规格、数量、包装条件、价格、付款方式和交货期限等。关于报盘的信函，我们在第7单元会详细介绍。询盘（enquiries），是指交易的一方欲购买或售出某种商品，向对方询问买卖该种商品的各项交易条件(如商品的品质,规格,价格,装运等)。询盘实质上是邀请对方发盘(invitationofoffers)，在商法上属于邀请要约。关于询盘的信函，我们在第4单元会详细介绍。(3)todealwithmattersconcerningnegotiationofbusiness（处理业务磋商中的各种问题）EssentialsofBusinessLetter-writingThreeCprinciples:Therearecertainessentialqualitiesofbusinessletters,whichcanbesummedupintheThreeC’s:(1)Clearness（清楚）Firstofall,makesurethatyourletterissoclearthatitcannotbemisunderstood.Apointthatisambiguousinaletterwillcausetroubletobothsides,andfurtherexchangeoflettersforexplanationwillbecomeinevitable,thustimewillbelost.（首先，要确保你的信十分清楚，不会使人误解。因为即使信中有一处模棱两可的地方也会给双方带来麻烦；为了进行解释，难免要再次来往写信，从而浪费时间。）Next,whenyouaresureaboutwhatyouwanttosay,sayitinplain,simplewords.（其次，当你已确定要写些什么，就用普通、简单的词句来写。）(2)Conciseness（简要）Clearnessandconcisenessoftengohand-in-handandtheeliminationofwordybusinessjargoncanhelptomakealetterclearerandatthesametimemoreconcise.（清楚和简要往往是相辅相成的。摒弃信中的陈词滥调可使信更清楚、更简要。）Alettercanbemadeclearer,easiertoreadandmoreattractivetolookatbycarefulparagraphing.Aparagraphforeachpointisagoodrule.（仔细分段可以使信更清楚、易读和更有吸引力。一事一段是个好章法。）(3)Courtesy（礼貌）Itshouldhardlybenecessarytostresstheimportanceofcourtesyinyourcorrespondence.Oneofthemostimportantthingsispromptness.Punctualitywillpleaseyourcustomerwhodislikeswaitingfordaysbeforehegetsareplytohisletter.（在通信中注意礼貌的重要性实在是毋庸赘述。最重要的事项之一是及时。及时处理来信会使不喜欢等待多天才收到回信的客户感到高兴。）Beforewegoontothedetailedstructureofthebusinessletterthereisonegeneralprinciple,onwhichtheAmericanwriterslaygreatemphasis,thatis,the“you”attitude.(在谈到业务信函的具体结构之前，拟先陈述一下美国人在撰写信函时所强调的一项原则，那就是站在“对方”的立场。)Inourletterweshouldalwayskeepinmindthepersonwearewritingto,seethingsfromhispointofview,visulizehiminhissurroundings,seehisproblemsanddifficultiesandexpressourideasintermsofhisexperience.(我们在写信时应该经常把我们写信的对方放在心上，以他的观点来看问题，看到他的处境，了解他的问题和困难，并根据他的经历来表达我们的意见。)LayoutofBusinessLetters1)letter-head（信头）－－－a）reference(编号)2）Date（日期）3）insidenameandaddress（封内名称和地址)b）attention（请某人注意)4）salutation(客气称呼)c）subject(事由（标题）)5）message(正文)6）complimentaryclose(结尾敬词)7）signature(签名)d）enclosure(附件)g）postscript(附言)h）Thesecondpage（第二页）1)TheLetter-head（信头）外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。2)TheDate（日期）打印日期注意事项：A.日期按照日、月、年的顺序完整打印。B.日期可以用基数，也可以用序数。C.日期可以放在月份后面，在这种情况下，日期和年份之间必须用逗号隔开。D.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。E.年份应完全写出，不能用(08)代替(2008)Ex.12thOctober2008或12October2008或October12th，2008或October12，20083)InsideNameandAddress（信内名称和地址）受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生错误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。英文信函的地址有下列几个部分（但不是所有地址都如此）a）商行名称b）门牌号码和街名c）城市或镇名d）州、县名及其邮政编码e）国名Ex.TheVicePresidentTheEaglePressInc.24SouthBankBIRMINGHAMAlabamaU.S.A.4)TheSalutation（客气称呼）这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行。美国人通常使用Gentlemen而不是DearSirs，注意，不能单用Sirs，而且Gentlemen不能用单数。Ex.DearSir,DearMadam,DearSirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearMr.White称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美国人来信中客气称呼后用冒号。Ex.DearMr.White:现在公司常由女性经营业务。因此，倘若写信人不能确定阅信者是男士还是女士的话，越来越习惯于用DearMadamorSir表示敬意。5)Message（正文）这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(OpeningSentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。在信的结尾一般有结尾语(TheclosingSentences),一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如Wehopetoreceiveyourearlyreply.6)TheComplimentaryClose（结尾敬辞）结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。Salutation（称呼）Close（敬辞）Comment（说明）DearSir(s),GentlemenMadam,DearMadam(es)YoursfaithfullyFaithfullyyoursYourstrulyTrulyyours当双方不认识或不熟时使用Mr.Harris，DearMr.