外贸函电的格式商务英语外贸分析

第三讲外贸函电之格式外贸函电的定义外贸函电，英文foreigncorrespondence，是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段。外贸函电包括：建立客户业务关系，询价，报盘，还盘，订货，接受，签约，包装，装运，支付，结算，保险，商检，索赔，代理及仲裁等到几项特殊贸易形式和经济技术合作。外贸函电包含商业书信及电报，电传等。外贸函电是一种商务信件，是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件。在信息化高度发达的今天，形式并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。外贸函电是外贸业务员要处理的日常工作之一。然而，能处理好外贸函电的外贸业务员却不多。外贸函电的格式内容和要求外贸函电最常用的内容：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。外贸函电基本要求：主题明确，内容简洁，语言精炼，表述完整。外贸函电的格式：有固定的语言、习惯用法和常用句型。外贸函电的语气：各部分语气。开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢;平常业务联系要细心、信任;催促付款要紧急而不失礼貌;客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。外贸信函的分类外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系函询价函货物订购函通函商洽函等等。商务信函1.格式：1）信封的格式2）信件的格式2.内容一、信封信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。信封的格式美国式信封书写THETENTHNATIONALBANK，101WallStreet，NEWYORK5．N．Y．，U．S．ViaairmailMr．Liming，No363，RenminRoad，ChongQing，630000China630000中国重庆人民路363号：李明先生收美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。信封地址的写法商务信函的格式齐头式（美式）缩进式（英式、中式）混合式信封的格式1—齐头式（平头式）信封的格式2—缩格式（缩进式）信封的格式3—混合式商务信函的格式齐头式或垂直式(Blockstyle)缩进式或锯齿式(indentedstyle)齐头式汉语书信样式（缩进式）中文商务信函的格式和内容中文商务信函一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。(1)开头开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。(2)正文信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：①向收信人问候；②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；④提出进一步联系的希望、方式和要求。(3)结尾结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，在商务信函中一般用祝愿语“此致”，“商祺”。对于比较熟悉的可以用如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。(4)署名署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。(5)日期写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。英语商务信函（BusinessLetters）的格式和内容商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：发文编号收文编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称呼书信主题正文结尾签名附件1.信头商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址（与信封上写法一样），再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。信头样例150KensingtonRoad，Brooklyn，NewYork12，N．Y．June10，2013Established1900TELEPHONE：xxxxxx,CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：CALUMET4251，2901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGORef．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：March16，2012，ALLCODESRENTLEY’SPREFERRED2.日期信头（Letterhead）下面是发信日期，如果写信日期与发信日期不一致的话，外国人会在最后祝福语和个人签名底下加上写信日期，但大多数时候不写，因为涉及到法律效力的只有发信日期和实际收信日期。日期的表达在日期方面，美英英语的表达方式存在差别：英国式：日期为先，月份为后，再为年；美国式：月份为先，日期在后再为年。例如：一九九六年三月二日的写法：2ndMarch,1996（英）March2,1996（美）在美式的写法中，1st,2nd,3rd的st,nd,rd是不使用的。由于日期书面表达不同，读法也不一样。例如：1987年4月20日：英式的写法是20thApril,1987，读成thetwentiethofApril,nineteeneighty-seven；美式的表达是April20,1987，则读成Aprilthetwentieth,nineteeneighty-seven。同样，全部用数字表达日期时，英美也有差别。1998年5月6日：按照英国式应写成6/5/98，而按照美国式应写成5/6/98；01.08.1998是英国式的1998年8月1日，按照美国的表达方式却是1998年1月8日，美国的1998年8月1日应写成08，01，1998。在电视剧《红箭》中有一个情节：以女儿夏青的身份潜伏在国军司令宋鸿儒身边的共产党地下工作者受到国民党军统的怀疑，用了一个假的夏青来考验她，并设计了一个情节，叫了三名外国人来冒充夏青在英国留学时期的室友、班主任和同学，夏青叫英国班主任写了一个日期，便识破这些假冒人员。原来美式：November12,1939英式：12thNovember,19393.编号（可选项）4.收信人的名址与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。信内地址的内容5.称呼商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。例如：DearSir/Dearsirs，DearMadam，DearLadies，DearMesdames，Gentlemen：DearSirandMadam，LadiesandGentlemen：在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dearsirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dearsirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如DearMr．Small。在这里，DearSirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。6.正文这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。7.结尾敬语结束语是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yourstruly（你的真诚的），Yourssincerely（你的忠诚的）Yoursfaithfully（你的忠实的），等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用YoursmostCordially（你的最真诚的）或Yoursrespectfully（你的恭顺的）等。8.签名签名是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。签名样例Yourstruly，FIDELITYTRADINGCO．ING．（签名）H．B．HaslehurstGeneralManagerVerytrulyyours，UNITEDEXPORTERSCOMPANY（签名）MaxdeHes样例Verytrulyyours，STERN，MCRGENTHAU＆CO．，INC．（签名）EdwardN．MegayMachineryDivisionVerytrulyyours，LEWERS＆COOKE，LIMITED（签名）E．W．TwelmeyerPurchasingDepartment代理人签名经办人代号9.附件10.抄送11.附言12.信函的页面边距13.续页或者第二页