Access二级课件剖析

Access教程二级培训第一讲•全国计算机等级考试一年举行两次。每年上半年3月倒数第一个星期六上午开始进行上机考试，由于受实际条件的限制，上机考试由各考点具体安排，按次序各考生依次参加考试，五天安排完成，采取由考试系统随机自动抽取试题、自动评分的形式。•每年下半年九月份的9月倒数第二个星期六上午开始进行上机考试，考试方法和三月份类似。对报名参加二级考试的新考生采用无纸化考试模式(即全部上机考试)取代传统考试模式(即笔试加上机操作)。一、二级考试通过所报考级别科目考试即可获得相应证书。从2013年下半年开始，所有考试科目全部实行无纸化考试，采用Windows7操作系统环境。一级、四级考试时间为90分钟，二级、三级考试时间为120分钟。•无纸化考试中，传统考试的笔试部分被移植到计算机上完成，考核内容和要求不变。无纸化考试时间为120分钟，满分100分，其中选择题40分，上机操作题60分。总分达到60分，可以获得合格证书。没有获得合格证书的考生,下一次考试不再安排补考，考生下一次考试需重新以新考生身份报名参加考试。二级的操作题（60分）包括基础操作题（18分，关于表的操作）、简单应用题（24分，查询的操作）、综合应用题（18分，报表、窗体、宏等）。第一讲•数据data•数据库---DB•数据库系统---DBS•数据库管理系统---DBMS数据库系统数据库数据库管理系统硬件操作系统数据库管理员核心数据库-----.accdb1、组成表，查询，窗体，报表，页，宏，模块2、表---关系库表表内容表结构记录,元组字段,属性一、建立数据库•先建立一个空数据库，实质是创建数据库的外壳，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等。建库步骤•启动Access后，单击“文件”选项卡，在左侧窗格单击“新建”命令，在右侧窗格单击“空数据库”。•在右侧窗格下方“文件名”文本框中有一个默认的文件名“Database1.accdb”，将它改为“教学管理”。•单击右侧“浏览”按钮，在弹出的对话框里选择文件夹并打开。•单击“确定”按钮，返回到Access窗口。•单击“创建”按钮。这时Access开始创建空数据库，并自动建立一个名为“表1”的数据表，该表以数据表视图方式打开。数据表视图有2个字段，一个是默认的“ID”字段，另一个是用于添加新字段的标识“单击以添加”。二、关闭数据库•单击Access窗口的右上角“关闭”按钮。•双击Access窗口的左上角“控制”菜单图标。•单击“文件”选项卡，选择“关闭数据库”命令。•ALT+F+X三、建立表表是数据库的基础，是存储和管理数据的，也是数据库其他对象的数据来源。1.表的组成•Access表由表结构和表内容（记录）组成。•表结构是表的框架，主要包括字段名称、数据类型和字段属性等。（1）字段名称•每个字段具有唯一的名字，称为字段名称。•命名规则：•长度为1-64个字符。•可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。•不能包括句号（.），惊叹号（!）、方括号（[]）和单引号（’）。•不能使用ASCII码为0—32的ASCII字符。（2）数据类型•决定了数据存储方式和使用方式。Access2010提供了12种数据类型：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、附件、计算和查阅向导。文本•存储字符或数字。文本型字段最多可存储255个字符，当超过255个字符时应选择备注类型。备注•可保存较长的字符和数字。最多可存储65535个字符。数字•存储用于算术运算的数字数据，可以通过设置字段大小属性定义特定的数字类型。日期/时间•用于存储日期、时间或日期时间组合。货币•是数字类型的特殊类型，等价于双精度属性的数字类型。向货币字段输入数据时，系统会自动添加货币符号，千位分隔符和2位小数。自动编号•当向表中添加新记录时，Access会自动插入一个唯一的递增顺序号，即在自动编号字段中指定唯一数值。不能对自动编号型字段人为指定数值或修改其数值，每个表只能包含一个自动编号型字段。是/否•是否是针对只有2种不同取值的字段而设置的。OLE对象•存储链接或嵌入的对象，这些对象以文件形式存在，类型可以是Word文档、Excel电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象的记录输入插入----对象---由文件创建---浏览---确定3,8,13,14超链接•以文本形式存储超链接的地址，用来链接到文件、Web页、电子邮件地址、本数据库对象、书签或该地址所指向的Excel单元格范围。计算（参考教材50页例2.22）•用于显示计算结果，计算时必须引用同一表中的其他字段。•如选修表中总成绩为平时成绩*0.2+阶段成绩*0.4+结课成绩*0.4查阅向导(参照教材48,49页例2.20和2.21)•用来实现查阅另外表上的数据，或查阅从一个列表中选择的数据。通过查阅向导建立字段数据的列表，在列表中选择需要的数据作为字段的内容。查阅向导练习类型中选择查阅向导----自行键入值----输入值24、26、37、46、47、54类型中选择查阅向导----使用查阅列查阅表或查询中的值59（3）字段属性•对输入的数据进行限制或验证，也可控制数据在数据表视图中的显示格式。2.建立表结构包括定义字段名称、数据类型，设置字段的属性。使用设计视图建表（学生）•在Access窗口中，单击“创建”选项卡，单击“表格”组中的“表设计”按钮，进入表设计视图。上半部分是字段输入区，下半部分是字段属性区。•单击设计视图第1行“字段名称”列，在其中输入“学生编号”；单击“数据类型”列，并单击右侧下拉箭头按钮，从列表里选“文本”；在“说明”里输入说明信息。•同样的方法建立全部字段后，单击“学生编号”字段的字段选定器，单击“设计”选项卡下“工具”组中的“主键”按钮，设定主键。•保存表并命名为“学生”。练习建表（2，8(导入，新建，录入数据)，9（新建，主键，必需字段，冻结列，隐藏列），11，25（默认值，建表，隐藏字段，输入掩码），30，31，33）1、建立表结构打开库---单击表对象---选“创建”中“表设计”2、设计视图上半部分---字段输入区下半部分---字段属性区3、添加记录时，先保存，切换到数据表视图编辑记录，修改字段，删除记录，删除字段，但不能修改字段类型第二讲3.设置字段属性（1）字段大小限制输入到该字段的最多长度。（2）格式影响数据的显示格式。（3）输入掩码文本、数字、日期时间、货币等类型字段可定义输入掩码，将格式中不变的部分固定成格式的一部分。常见掩码：0必须输入数字（0～9）9可以选择输入数字或空格A必须输入字母或数字L必须输入字母（A～Z）&必须输入任一字符或一个空格例子1）在“学生”表里为”电话”字段设置输入掩码设置为“010-********”形式。其中,“010-”部分自动输出,后八位为0到9的数字显示。为“学号”设置输入掩码为只能输入12位数字。操作：用设计视图打开“学生表”。在“电话”字段的“输入掩码”文本框中输入“010”00000000。在“学号”字段的“输入掩码”文本框中输入000000000000为“班级号”设置输入掩码为只能输入4位字母或数字。操作：在“班级号”字段的“输入掩码”文本框中输入AAAA•2）新建班级表，包含的字段如下表：班级号文本4班级名文本12班主任文本5（4）默认值为“学生”表添加“入校时间”字段，设置“学生”表“入校时间”字段的默认值为：当前系统日期。•在“学生”表“入校时间”字段的“默认值”文本框内输入date（）•1,35,43，28,30,33练习属性字段大小(文本，数字)，格式(文本、数字、日期和“是/否”)，掩码(文本、数字、日期)，默认值，有效性规则，有效性文本，索引28、1、23、24、26、29、30、47（5）有效性规则、有效性文本•为“学生”表的“年龄”字段设置有效性规则为取值在18—25（含18,25）之间，如果输入有误提示信息为“请输入18-25之间的数据”。•在“学生”表的“年龄”字段的“有效性规则”文本框内输入=18and=25；在“学生”表的“年龄”字段的“有效性文本”文本框内输入请输入18-25之间的数据。•3,9,11,18,26(6)索引索引属性值说明无该字段不建立索引有（有重复）以该字段建立索引，且字段中的内容可以重复。有（无重复）以该字段建立索引，且字段中的内容不可以重复。这种字段适合做主键。主键主关键字是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。•只有为表定义了主关键字才能与数据库其他表建立关系。•为确保主关键字段值的唯一性，不允许在主关键字段中存入重复值和空值。15、16、34、39第三讲表之间的关系表间关系的类型有：1、一对一关系2、一对多关系3、多对多关系两个表：10，11，12三个表：15，18建立表间的关系前提：关闭所有要定义关系的表步骤：数据库工具----关系---选择要定义关系的表---在两表之间选相同字段，拖动删除关系：选中连线---del导入（3、7，27）例子：要在“教学管理”库中插入“database21”数据库中的“学生”表。步骤（1）打开要接受对象的数据库“教学管理”，选择“外部数据”，在“导入并链接”里选择文件类型Access。（2）在弹出的对话框里选择数据源所在的数据库。单击“确定”。（3）弹出“导入对象”对话框，选择需要导入的表“学生”，单击“确定”按钮。（4）单击“关闭”。•在教学管理库导入了database21中的表“学生”。•例子要把数据库database21中的表tClass的定义和数据导出到数据库“教学管理”中，表名不变。导出（32，35）步骤（1）打开要导出数据的数据库database21，在导航窗格选中要导出的表tCourse，选择“外部数据”的“导出”的Access。（2）在弹出的对话框里选择目标数据库“教学管理”，单击“确定”。（3）在弹出的对话框中，输入导出到目标库后的名字，可以保留原名，对话框下面选择“定义和数据”，单击“确定”。•提示tCourse导出成功，单击“关闭”。第四讲编辑表修改表结构1.添加字段设计视图，选中一个字段，右击，选择“插入行”，在选中字段上方插入一新行，输入字段名，确定数据类型和相关属性。2.修改字段3.删除字段设计视图，选中一个字段，右击，选择“删除行”。编辑表内容1.定位记录数据表视图，在记录导航条“当前记录”框里输入记录号后，按Enter键。2.添加记录3.删除记录选中记录，右击“删除记录”。4.修改数据5.查找数据例子：查找男学生记录。（1）数据表视图，单击“性别”字段的字段名行。（2）单击“开始”选项卡，单击“查找”组的“查找”按钮，打开对话框，输入“男”。（3）单击“查找下一个”按钮。•例子：在“学生”表里查找“李丽”的记录。（1）数据表视图打开表。（2）在记录导航条“搜索”框中输入“李丽”，此时光标定位到要找的记录。调整表外观1.改变字段显示次序。2.调整列宽选择要改变列宽的字段，右击，从弹出的快捷菜单里选择“字段宽度”，在打开的“列宽”对话框的“列宽”文本框中输入所需的宽度，单击“确定”•3.隐藏列•在数据表视图打开表，单击某字段选定器，右击某一字段，在弹出的快捷菜单里选择“隐藏字段”或单击“开始”选项卡下“记录”组中的“其他”按钮，选择“隐藏字段”命令。•4显示隐藏列•右键单击任意字段的字段名行，从弹出的快捷菜单里选择“取消隐藏字段”命令或单击“开始”选项卡下“记录”组中的“其他”按钮，选择“取消隐藏字段”命令。•5冻结列•右键单击要冻结字段的字段名行，从弹出的快捷菜单里选择“冻结字段”命令或单击“开始”选项卡下“记录”组中的“其他”按钮，选择“冻结字段”命令。•6取消冻结列•右键单击任意字段的字段名行，从弹出的快捷菜单里选择“取消冻结所有字段”命令或单击“开始”选项卡下“记录”组中的“其他”按钮，选择“取消冻结所有字段”命令。•筛选在数据表视图下---排序和筛选----筛选器•排序在数据表视图下---排序和筛选----升序/降序查询查询（Qu