七、八、会务中的会前会中会后(新)

1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容4常用会议的组织程序5会见与会谈6技能训练教学目的通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学重点与难点1、教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；2、教学难点会议方案的制作；会场的布置；技能训练。1.1会议的涵义会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。1.2会议的要素１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。1会议概述附：会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如下的演变过程。近代资本主义社会部落联盟现代社会部落奴隶社会封建社会氏族社会发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式氏族处理公共事务的氏族议事会1.3会议的作用及缺陷1．会议作用（１）．交流信息，互通情报（２）．发扬民主，科学决策（３）．组织领导，推动工作（４）．带动消费，促进经济（５）．联络感情，塑造形象2.会议缺陷（１）．造成时间、精力的浪费（２）．造成经济的浪费（３）．造成信息的重复、浪费（４）．滋长不正之风1.4会议的种类1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。3、按时间分：定期和非定期。4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。附1：按照会议的秘密程度划分依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为会议公开会议内部会议机密会议内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、公制会、庆祝会内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议附2：会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。分类标准类型按与会者的身份和国籍国内会议国际会议按与会者国别或与会各方的数量双边会议多边会议按会议议题所涉及的领域经济性会议政治性会议军事性会议文化性会议6、公司常见会议类型经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。1.4会议的申报与审批1、申报与审批的形式口头申报、书面申报、会议申报。2、会议申批的原则精简从严原则、“一枝笔”原则。1.5会议成本意识会议成本=2ABT式中A—与会者平均工资的3倍（以小时计）;B—参加会议的人数;T—会议的时间（以小时为单位）。1.6会议秘书工作的基本任务1、组织的工作(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。12.2会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会前：综合起来有五点筹划工作五个步骤：.明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备会前的会务内容1、确定会议主题与议题确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4、确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5、确定会议所需用品和设备（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。8、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。9、安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容放在会前放在后面放在会期两头一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”日程的安排在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。秘书也要科学安排工作会议的时间。工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息某股份有限责任公司股东大会日程安排日期时间内容安排地点主持参加人备注3、9上午9：00报到花园酒店大会议厅李总XXXX9：30会议开始，张董致开幕词大会议厅张董全体股民9：40李总：年度经营报告大会议厅张董全体股民11：00年度决算表大会议厅总会计师全体股民11：30大会结束10、制发会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。会议通知方式会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知。口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则一般通知标题可以省略为“通知”。例文1通知五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。总经理办公室×月×日例文2教学观摩会通知时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半地址：三楼阶梯教室主讲：音乐系赵鸣教授内容：严肃音乐的增长和发展参加者：各系负责教学的主任、助理。校教科研所×月×日例文3各部门科长会议通知×年×月×日事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题，特召开会议，请准时出席。受文者：各部门各科长时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。地点：第一会议室总经理办公室主任××11、制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。12、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。13、安排食住行会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。14、制定会议预算方案文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。15、布置会场（1）会场的风格特点庄严。肃穆。轻松、简洁。喜庆。儒雅。简单朴素。会场准备有以下要求要求秘书会务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素（2）会场的类型及布局①小型会议室。椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。②中型会议室。“而”字型、半圆型、课堂型。③大型会议室。礼堂型、众星拱月型。（3）会场的布置①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。②场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。主席台坐次礼堂型教室型会场③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。会标会徽16、检查会场（1）.方式一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。（2）．检查的内容A.文件的材料准备情况。B.会场布置情况。C.会议保卫工作情况。D.其他内容。会前工作：随堂讨论1．会议议程与日程的区别。2．简述拟订会议议程与日程表的方法。3．选择会议地点应综合考虑哪些因素?4、应如何做好会场的布置工作？5、怎样制定会议筹备方案？6、怎样发放会议通知？7、怎样才能做好会议的食宿工作？8、会前检查工作包括哪些内容？（二）会中：会务工作流程图做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作12.2.3会中服务工作（如图）1、报到及接待工作（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。2、组织签到（1）秘书人员代签到。（2）簿式签到。（3）电子计算机签到。小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作。随时接听打进来的电话，根据需要进行处理接待随时找人为各位倒水、递烟缸适时挂图、分送材料、放投影、录音录像适当为领导提供提纲等必要文字材料要求目前常见的签到方法有四种常见的签到方法簿式签到秘书代签法证件式签到电子自动签到3、做好会议记录（1）、会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部1)记录头:会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。2）记录主体与会者的发言。议定事项。3）记录尾部散会。主持人、记录人签字。（2）、会议记录的要求准确、完整、简洁、明确。（3）、会议记录的重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。（4）会议记录方法1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录.2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。3）与会者提的意见、建议，要记人名。（5）会议记录的修改1）定稿打印前，请主席签字批准。2）与会者指出错误，主席或秘书可改。