UFO深度培训

UFO报表文强2009年8月11日专题内容文件管理器自定义关键字审核公式、舍位平衡公式数据采集与报表汇总自定义菜单常见问题文件管理器文件管理器：指将UFO的所有文件统一管理，进入UFO后打开文件管理器中可以看到所有UFO文件，可以根据不同类型放在不同文件夹下，方便客户建立与打开操作。系统默认有三个目录：UFO文件、合并报表文件、自定义报表；这三个目录可以删除，也可以随意增加。单击“工具”下文件管理器新增目录：新增文件：文件类型：rep（报表文件）、mnu（自定义菜单文件）、shl（批命令文件）选择目标文件：文件不受实际存储位置的限制，只是真实文件的虚拟映射，且可以跨越机器，文件可以保存网络上一台机器，只要在增加文件时写明路径。电子邮件：输入对应文件所要发送到的邮件地址。可设置多个邮件地址，不同的地址之间以分号分隔。邮件主题：手工输入。发送邮件第一步：设置邮件服务器，UFO报表中工具-发送和接受-设置或基础设置-个人参数-个人选项-邮件服务器高级设置第二步：各文件邮件发送设置.1、当不勾选按关键字关键字分发2、当勾选按关键字分发，不选择关键字时，发送邮件提示发送不成功.3、当勾选按关键字分发，选择某关键字时，发送邮件提示1次未发送成功，实际邮箱未收到任何东西。4、当勾选按关键字分发，选择某关键字，同时报表中也设置对应关键字，再次发送成功。同时勾选“转换为excel文件”合并报表文件：右键可以使用下载目录下载合并报表文件自定义报表：可以直接看到在各模块建立的报表文件，也可以在此处根据报表向导来自定义报表。点击“数据”切换回修改表结构界面。自定义关键字自定义关键字：分数值型与字符型两类，数值型关键字可录入1-3000位，字符型关键字系统预置部门、个人、项目、客户、供应商可选，如要按上述四个关键字进行取数，则名称必须与系统参照提供的完全相同。（重点介绍字符型关键字）字符型关键字：当使用系统预置的辅助核算项设置关键字如：部门、个人、客户、供应商、项目，则除了直接在定义公式时，对设置了辅助核算的科目选择相应的辅助核算项目进行取数外，我们还可以通过设置自定义关键字，然后在数据状态下录入关键字进行取数。以自定义关键字部门为例，操作步骤如下：1、在格式状态中，点击“数据”-“关键字”-“设置”，选择自定义关键字，类型字符型，名称部门。2、设置取数公式3、在数据状态中录入关键字，为何当自定义关键字部门不录入或录入部门编码是2时，取出的数还是300？如果想按部门关键字取数，则在公式定义时如下设置：联查明细账：某单元格内有单元公式且必须是有会计科目参数的期初类函数（包括QC、WQC、SQC）、期末类函数（包括QM、WQM、SQM）、发生类函数（包括FS、SFS、WFS、LFS、SLFS、WLFS）、净额类函数（包括JE，SJE，WJE，WTFS）等总账函数。如果当前单元格有多个科目，显示第一个科目的明细账，其他科目通过明细账的查询界面查询。提示：必须同时具备UFO明细功能、总账函数、总账明细账查询权限的用户才能通过函数联查明细账。审核公式、舍位平衡公式审核公式：在一个报表中，小计等于某些单元格数据项的和，合计又等于各个小计之和等等。在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查的公式称审核公式。操作步骤如下：1、在格式状态下，点击“数据”=“编辑公式”=“审核公式”。2、定义审核公式：本表审核公式与各表间审核公式。定义表内审核公式例1：假设审核下表，审核关系为测试3数值=测试1+测试2，如果不满足此条件提示“不满足审核关系”。审核公式设置：定义表间审核公式及审核公式组运用（即本表公式与表间公式的混用）例2：假设审核下表2，与表1审核关系为一月份数值=测试1+测试2+测试3，二月份数值=测试2的两倍，三月份数据=一月份+二月份，如果不满足此条件分别提示“不满足表间审核关系”与“不满足表间审核关系”。表1：表2：审核公式设置：A2=“培训表1单表.rep”-A2+“培训表1单表.rep-B2+培训表1单表.rep-C2MESS不满足表间条件B2=培训表1单表.rep-B2*2MESS不满足表间条件C3=A2+B2MESS不满足本表条件3、在数据状态下，点击“数据”-“审核”，当不满足审核条件时出提示信息。当设置审核公式组，数据不满足审核条件时，根据公式中审核条件设置顺序出提示信息。（例2）除了在编辑公式中设置审核条件，也可以在命令窗中执行（在数据状态下，点击“文件”=“命令窗”）。例3：审核下表审核关系为测试3=测试1+测试2。命令窗中输入checkC2=A2+B2message“不满足本表审核关系”，按回车键。注意：编辑公式中输入的审核公式将税报表一起保存，随时可对报表进行审核，命令窗中的审核公式只在光标停留在该行并回车时执行，不随报表保存。如果数据不满足审核公式时，报表也可保存，所以每当对报表数据进行过修改后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。舍位平衡公式报表数据在进行进位时，一般以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。报表舍位之后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式。操作步骤如下：1、在格式状态下，点击“数据”-“编辑公式”-“舍位公式”。2、舍位公式设置例4：设置下表舍位公式，舍位1位。设置舍位公式：舍位表名：和当前文件名不能相同，舍位平衡后系统自动保存一rep格式的舍位表，默认在当前文件目录下。舍位范围：舍位数据的范围，要把所有要舍位的数据包括在内。B3:D5舍位位数：1-8位。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推平衡公式：1、倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。2、每个公式一行，各公式之间用逗号“,”隔开，最后一条公式不用写逗号3、公式中只能使用“+”、“-”符号，不能使用其他运算符号及函数。4、等号左边只能为一个单元（不带页号和表号）。5、一个单元只允许在等号右边出现一次。3、在数据状态下，点击“数据”-“舍位平衡”，生成表“测试表舍位”。问题：数据状态中如何查看该表设置的审核公式、舍位公式？（“数据”下的”公式列表“中可查看单元公式、审核公式、舍位公式）数据采集与报表汇总数据采集：指将格式相同，但存在不同表中的数据采集汇总在至一张表中。可以采集报表文件（后缀.rep）与文本文件（后缀.txt)的数据。操作步骤如下：1、在数据状态下，点击“数据”-“数据采集”。2、在数据采集对话框将其他报表文件、文本文件的数据追加到当前报表中。采集条件：是指输入筛选所采集报表的表页条件，当不输入为空时，表示选择所有的表页。注意：该条件只对文件类型为rep格式的有效，且条件只对表页中的关键字有效。注意：1、数据采集的各报表格式必须完全相同，否则进行采集时，会弹出如下提示，即使强制追加成功，这样采集的数据进行汇总计算也是不正确的。2、数据采集生成的报表格式与之前报表格式一致，且无关键字，需要补充录入关键字，以方便识别。报表汇总：分表页汇总和可变区汇总两种汇总方式。表页汇总是把整个报表的数据进行立体方向的叠加，汇总数据可以存放在本报表的最后一张表页或生成一个新的汇总报表。可变区汇总是把指定表页中可变区数据进行平面方向的叠加，把汇总数据存放在本页可变区的最后一行或一列。1、表页汇总：即可把汇总数据保存在本报表中，也可形成一个新的汇总表；即可汇总报表中所有的表页，也可只汇总符合指定条件的表页。当选择汇总到本表的最后一张表页时，将自动追加一张表页，并把汇总数据存在这张表页中。当选择汇总到新的报表，且输入报表存储路径及文件名时，系统将自动在该路径下生成报表文件。注意：不录入路径，则默认在当前目录下。如果存在相同文件名的报表，将覆盖原有报表数据。设置完汇总报表的存储位置，即可点击“完成”查看汇总数据。汇总条件：旨在通过条件筛选哪些报表进行汇总。可以以单元的值为汇总条件，或者以关键字的值为汇总条件，或者以表页号为汇总条件。汇总条件可以有多个，它们之间是“并且”或“或者”的关系。点取“并且”、“或者”、“加入”按钮可以使汇总条件进入“汇总条件编辑框”。如果您对UFO比较熟悉，也可直接在汇总条件编辑框输入和修改汇总条件。A、以单元的值为汇总条件在左边编辑框中输入单元名称，在中间编辑框中选择关系运算符，在右边编辑框中输入单元的值。注意：如果单元的值为字符时，应加上双引号。例如：A10=500表示汇总A10单元的值大于等于500的表页，忽略A10单元的值小于500的表页。B、以关键字的值为汇总条件在左边编辑框中选择已设置的关键字，在中间编辑框中选择关系运算符，在右边编辑框中选择关键字的值。例如：“年=1996AND月5”表示汇总1996年下半年的表页。C、以表页号为汇总条件在左边编辑框中输入表页号函数MREC()，在中间编辑框中选择关系运算符，在右边编辑框中输入表页号。例如：MREC()=5ANDMREC()=10表示汇总第5页到第10页的表页。按物理位置汇总：将忽略可变区数据的实际意义，直接把可变区数据按位置叠加。按关键值汇总：此关键值为行可变区的某一列或者列可变区的某一行。注意：UFO将自动给汇总表页设置表页不计算标志。例：现有数据采集表1、采集表2分别是一公司、二公司的资产负债表，如何采集汇总至一张表中？数据采集：表页汇总：自定义菜单自定义菜单：客户定义菜单内容，可以实现特定功能和操作流程的菜单，它可以取代UFO系统菜单和报表菜单。功能菜单实现了对UFO功能的调用，以客户编辑的菜单项目来调用UFO的功能。操作步骤如下：1、在格式状态中，点击“工具”-“二次开发”，打开二次开发UFOEDIT窗口。2、点击“文件”-“新建”，选择菜单文件.mnu。3、在UFOEDIT中新建菜单文件，分别输入菜单标题与执行命令，并保存菜单文件。4、在“文件”-“执行”中选择执行菜单文件，仅当前有效，退出UFO再次打开又还原为系统标准菜单。在“自定义菜单”中选择使用自定义菜单，再次登录即为用户自定义菜单。5、标准菜单的返回。常见问题1、客户询问用友账务函数中发生函数（FS）与扩展发生（FSEX）的有何不同？当会计科目设置3个及3个以上的辅助核算时需使用扩展函数。2、客户询问函数定义中期间1、2…30分别代表什么？1-12代表十二个月，21，22，23，24分别代表四季，30代表年。3、客户询问函数定义中截止日期设置？函数定义中截止日期与期间不能同时加入，设置了期间，通过录入关键字取数，而设置了截止日期不同。注意发生函数不能设置截止日期。