电子表格

第五章Excel2003NanjingUniversityofInformationScience&Technology,Dept.ComputerScience本章要求了解电子表格程序的基本功能和特点；了解Excel窗口的组成；掌握文件、工作薄、工作表的基本概念和管理；掌握工作表的建立和使用；掌握图表的建立和编辑；掌握数据列表的排序、筛选、分类汇总等操作；掌握工作表和图表的打印；主要内容5.1Excel概述5.2Excel2003的基本操作5.3工作表的编辑5.4数据图表5.5数据清单的管理5.6数据保护5.7页面设置和打印5.1Excel概述Excel是制作表格的有力工具。通过Excel，能够制作出集数据、图形、表格、图表等多种形式信息于一体的工作表，可以随心所欲地将工作表中的数据用公式和函数联系起来，并加以统计分析。5.1.1Excel2003新特性（1）列表功能（2）改进的统计函数（3）XML支持（4）智能文档（5）文档工作区（6）信息权限管理Excel2003新特性（7）并排比较工作簿（8）Office新外观（9）TabletPC支持（10）信息检索任务窗格（11）MicrosoftOfficeOnline（12）改善客户服务质量5.1.2启动与退出•启动Excel2003(1)在Windows的界面下，用鼠标单击“开始”，选择“程序”下的MicrosoftExcel，单击进入Excel2003。(2)在Windows桌面上，直接用鼠标双击桌面上的Excel2003快捷图标。(3)双击一个Excel文件，可以直接启动Excel2003同时打开这个电子表格文件。Excel主窗口Excel主窗口退出Excel2003Excel的退出方式与Windows中其它应用程序的退出基本相同。5.2Excel2003的基本操作5.2.1工作簿、工作表、单元格5.2.2工作簿的建立5.2.3数据输入5.2.4编辑单元格5.2.5使用公式和函数工作簿（Book）Excel中用来存储并处理工作数据的文件，以.xls扩展名保存行号列号工作表标签编辑栏活动单元格地址工作表工作簿工作表编辑栏行号活动单元格地址单元格列号工作区窗口标题栏:当前编辑的工作簿名。工作簿:一般由3张表格组成一个工作簿,最多可有255张工作表:工作的主要对象,由行,列组成的表格,有：A,B...,IV(256)列;1,2...65536行;单元格:行和列的交叉处，表格的最小单位,每个单元格最多可填写32000字符活动单元格:当前正在操作的单元格，被黑线框住。工作表标签:Sheet1~Sheet3,当前活动的白色，其余灰色。建立与保存工作薄新建工作薄打开工作薄保存另存为工作表基本操作单元格选取单个单元格：单击所需的单元格连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格整行或整列：单击行头或列头全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮清除选定的单元格：工作表任意处单击输入数据文本输入数值输入日期/时间的输入分数输入自动输入填充输入数据输入单击单元格直接在单元格输入数据双击单元格在编辑框内输入数据有规律的数据，例如等差、等比数列可自动填充。拖曳填充柄到结束单元格数据的输入系统提供的序列数据例：甲、乙、丙...；星期一、星期二...方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充数据处理公式形式以“＝”或“+”开头，由常量、单元格引用、函数、和运算符组成。算术运算符+（加号）－（减号）*（乘号）/（除号）%（百分号）^（乘方）例：=(12+15-3)*5/3运算结果是数值比较运算符＝（等号）＜＝（小于等于）＜（小于）＞＝（大于等于）＞(大于)＜＞（不等于）例：设E5单元格是5，F5单元格是3,在G5单元格输入=A1B1运算结果是逻辑值“TRUE”文本运算符&(连接)例：设:E8单元格是：南京F8单元格是：信息工程大学在G8单元格输入=E8&F8运算结果是文本:南京信息工程大学运算的优先顺序当多个运算符同时出现在公式中时，优先顺序由高到低是：：、，、空格、－（负号）、%、^、（*、/）、（+、—）、&、（＝、＞、＜、＞＝、＜＝、）函数函数的形式：函数名（参数1，参数2，…)参数可以是常量、单元格、区域等例：=SUM(区域)常用函数求和函数SUM求平均值函数AVERAGE求最大值函数MAX求最小值函数MIN统计个数函数COUNT条件函数IF使用公式和函数公式形式：＝操作数和运算符操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数算术运算符：＋、－、*、／、%、、（）字符运算符：＆关系运算符：=、、=、=、、使用公式和函数运算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式符区域范围引用常量函数单元格地址输入函数1.在编辑框直接输函数2.粘贴函数相对引用概念：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整表示：列坐标行坐标例:B6,A4,C5:F8绝对引用概念:公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变表示：$列坐标$行坐标例:$B$6,$A$4,$C$5:$F$8混合引用概念:公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时绝对引用不变；相对引用改变。表示：$列坐标行坐标列坐标$行坐标例:$B6,A$4,C$5:$F8例：九九乘法表=$A2*B$1自动求和按钮在最接近单元格的数据区域求和。自动产生一公式：=SUM(区域）基本操作-使用求和函数双击∑看到计算结果2.求和单击∑看到计算公式1.选取存放结果的单元格编辑数据单元格内或编辑栏内的修改移动和复制数据插入清除删除5.3工作表的编辑•5.3.1工作表的添加、删除和重命名•5.3.2工作表的移动或复制•5.3.3工作表窗口的拆分和冻结•5.3.4工作表的格式化工作表的删除、插入和重命名1.选取工作表单个、连续多个、不连续多个。2.删除工作表选取要删除的工作表,编辑/删除工作表3.插入工作表选取插入工作表的位置,插入/工作表4.重命名工作表双击要重命名的工作表,输入新名字工作表的移动或复制工作表窗口的拆分工作表窗口的拆分：由于屏幕较小，当工作表很大时，往往只能看到工作表部分数据的情况，如果希望比较对照工作表中相距较远的数据，则可将工作表窗口按照水平或垂直方向分割成几个部分。工作表窗口的拆分工作表窗口的冻结为了在工作表滚动时保持行列标志或其它数据可见，可以“冻结”窗口顶部和左侧区域。窗口中被冻结的数据区域不会随工作表的其它部分一同移动，并始终保持可见。工作表窗口的冻结工作表的格式化（1）工作表中数据的格式化（2）单元格内容的对齐（3）表格内容字体的设置（4）表格边框和底纹的设置（5）表格列宽和行高的设置（6）自动套用格式和样式5.4数据图表图表概念：数据的图形表示图表类型:有三维、二维数据源:作图的数据区域，可以包含说明性文字数据图表图例数据标记数据序列类型轴(X)刻度线值轴（Y）图表名词术语创建图表利用图表向导☆图表类型☆图表数据源☆图表选项☆图表位置4个步骤完成图表的编辑图表的缩放、移动、复制和删除改变图表类型选中图表图表/图表类型选择某种图表类型和子类型5.4.3图表的编辑与格式化(1)选择图表类型(2)增加或删除图表元素•图表标题•X轴标题•Y轴标题•图表标记•数据标签•图例•刻度线5.4.3图表的编辑与格式化•Excel的“图表”菜单中的命令是专门为编辑图表设计的，也可使用“图表”工具栏修改图表。字体格式化填充与图案对齐方式数字格式5.5数据清单的管理•Excel2003是一个强大的数据分析软件。在实际工作中常常面临着大量的数据且需要及时、准确地进行处理，这时可借助于数据清单技术来处理。•数据清单的管理一般是指对工作表进行排序、筛选、分类和汇总等操作。数据清单的管理数据清单（数据列表）：由工作表中单元格构成的矩形区域特点：•与数据库相对应，表中的一列为一个字段，一行为一条记录•同列数据的数据类型和格式应完全相同•表中不允许有空行或空列数据清单5.5.1数据导入•在Excel2003中，获取数据的方式有很多种，除了直接输入方式外，还可以通过导入方式获取外部数据。•Excel2003能够访问的外部数据库有Access、Foxbase、Foxpro、Oracle、Paradox、SQLServer、文本数据库等。•无论是导入的外部数据库，还是在Excel2003中建立的数据库，都是按行和列组织起来的信息集合，每行称为一个记录，每列称为一个字段。5.5.2数据清单的编辑•在Excel2003中，只要在工作表的某一行键入每列的标题，在标题下面逐行输入每个记录，一个数据库就建好了。•（1）添加记录•（2）删除记录•（3）查找记录5.5.3数据排序排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。复杂排序：单击列表，“数据｜排序”命令。设置条件5.5.4数据筛选•对数据进行筛选，就是在数据库中查询满足特定条件的记录，它是一种用于查找数据清单中的数据的快速方法。•对记录进行筛选有两种方式：一种是“自动筛选”；一种是“高级筛选”；自动筛选使用自动筛选功能，一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令，对同一列数据最多可以应用两个条件。筛选数据自动筛选数据／筛选／自动筛选高级筛选•当所设的条件较多时，可以使用高级筛选来筛选数据。•使用高级筛选，应在工作表的数据清单上方先建立至少有三个能被用做条件区域的空行，且数据清单必须有列标志。•条件区域建立过程：先在第一个空行输入在筛选中必要的字段名，第二行输入筛选条件，第三行作为条件区域与数据清单的分隔线。高级筛选例、如果要找出图中平时120、平时219、平时322分以上的记录。条件区域数据清单高级筛选建立条件区域；单击“数据”菜单，选择“筛选”命令项，单击“高级筛选”命令项5.5.5分类汇总•建立数据清单后，可依据某个字段将所有的记录分类，把字段值相同的连续记录作为一类，得到每一类的统计信息•使用分类汇总工具，可以分类求和、求平均值等。•要进行分类汇总，首先要确定数据表格的最主要的分类字段，并对数据表格进行排序。分类汇总•将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况。按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。创建分类汇总选中列表---数据／分类汇总分类字段汇总方式选定汇总项（可多个）创建分类汇总必须排序公式计算计算项创建嵌套分类汇总嵌套汇总--对同一字段进行多种不方式的汇总。不能选中5.6数据保护•5.6.1设置工作簿的密码•5.6.2设置信息管理权限•5.6.3保护工作簿•5.6.4保护工作表5.7页面设置和打印•5.7.1设置页面区域和分页•5.7.2页面设置•5.7.3打印预览和打印页面设置设置纸张大小、方向页面设置设置页边距页面设置在此写入页眉在此写入页脚计算机文化基础第1页页眉页脚页面设置设置打印标题、打印顺序习题1.工作簿与工作表有什么区别？2.什么是Excel的“单元格”？单元格名如何表示？什么是活动单元格？在窗口的何处能够得到活动单元格的特征信息？3.什么叫“单元格的绝对引用”或“单元格的相对引用”？如何表示它们？4.Excel中的“公式”是什么？公式中可引用哪些单元格？5.在什么情况下需要使用Excel提供的窗口冻结功能？。习题6.什么叫数据填充、数据复制、公式复制？它们之间有什么区别？7．如何在多个工作表中输入相同的数据？8．打印工作簿、打印工作表、打印数据区域的设置方式各有什么区别？9．工作表中有多页数据，若想在每页上都留下有标题，则在打印中应如何设置？10.如何在数据清单中进行自定义排序？11．如何在数据清单中进行数据筛选？数据的筛选和分类汇总有什么区别？