SAP企业内容管理解决方案_知识管理

企业知识管理平台SAP扩展内容管理(ExtendedECM)byOpenText解决方案蒋旻SAP中国资深架构师2011年8月1.企业的常见问题2.SAP扩展企业内容管理解决方案概览特性优势3.和SAPERP及其它商务套件的集成日程非结构化业务知识内容带来的挑战非结构化结构化90%10%约90％的知识内容是非结构化的—这导致较高业务的处理成本运营成本和单笔交易成本太高，削弱了企业的盈利能力处理非结构化业务时出现的问题会破坏业务的连续性和一致性非结构化业务的增长现实：应用，流程和人的分离状态结构化与非结构化数据持续增长孤立的应用产生的知识多个部门和应用彼此分离知识分散于不同应用难以协同缺乏一致的记录管理的方法从知识管理流程开始用户企业知识库索引分类存档废弃加密保留捕获Copyright©2009OpenTextCorporation.Allrightsreserved.Slide5©SAP2009/Page6批复审核协作编辑版本协作和管理企业知识管理范围和流程用户创建纸张图片音频E-Mail报告视频创建和捕获整合整合整合本地化分析创新整合和优化搜索E-Mail网络档案室门户打印用户体验分类元数据环境处理归档保存销毁存储和管理©SAP2009/Page7企业业务流程平台SAP扩展知识管理解决方案为最终用戶提供安全快速的访问授权团队,让各个部门用户有效合作定义、管控和加速决策过程批量捕捉和创建索引档案生命周期管理及合规控制集中存储和档案管理便捷的文件处理和微软Office应用的整合©SAP2009/Page8知识捕获归档和建索自动化SAPBusinessProcessPlatform(SAPBPP)扫描创建索引批量处理影像处理条码识别捕取各种格式文件(纸张,传真,邮件„)摈弃纸张文件腾出办公室空间减低打印、影印、纸张贮存成本确保一致性极及低成本但高效的归档和审计减少手工输入错误知识归档成本纳税人往来文件报销及投诉管理公干旅行费用管理税单您的流程--适用於您的业务流程„„业务流程方案功能价值驱动扫描和捕获扫描并索引零星文件或大量文件支持自动条形码识别和文档分隔可自动转化成多种文件格式，如TIFF,PDF,SearchablePDF,orPDF/A,滚动浏览、旋转和放大缩小文件Addandviewnotesondocuments添加、编辑和查看各种注释，包括图形注释©SAP2010/Page10Index.html扫描和捕获知识的收录多种导入方式，单个拖入，批量导入，与编辑软件进行集成目标输入模板可以成批上传电子文档，通过自动分类模块指定分类规则，实现历史文档的自动分类存储©SAP2010/Page11扫描和捕获知识保存分类©SAP2009/Page12按钮、工具条，和MSOffice办公软件实现直接存取扫描和捕获与办公软件集成©SAP2009/Page13Slide13支持几乎所有商用扫描仪和传真机，一体机等大量文档需要手工或者自动导入扫描过程中识别字段内容并分类并放入索引为索引和分类做准备的文件属性扫描和捕获批量扫描自动分类©SAP2009/Page14知识访问SAPBusinessProcessPlatform(SAPBPP)基於用户岗位的界面和微软办公室、Web及SAP用户界面整合提供全面搜索知识浏览和导航虚拟文件夹个性化配置权限和角色管理减低搜索成本提高职员效率缩短部署时间方便易用，减少最终用户培训需要职员自助服务为纳税人专设之纳税人文件夹纳税人自助服务您的流程--适用於您的业务流程„业务流程方案功能价值驱动为最终用戶提供安全快速的接入©SAP2010/Page15Slide15知识访问个人登录界面©SAP2009/Page16用户可以进行个性化页面设置用户能够创建收藏夹连接指向内部或外部位置的文件。因为收藏夹连接不保存在计算机而保存在服务器中，用户可以通过任何电脑访问。通过社区功能实现订阅和推送知识访问个性化门户©SAP2010/Page17知识访问自助服务©SAP2009/Page18知识管理便捷的文件处理和微软Office应用的整合SAPBusinessProcessPlatform(SAPBPP)版本控制文件进出控制元数据分类化合文件审计记录用户/组别访问不能确定的知识种类全面搜索缩短搜寻时间企业内全面性减低搜索成本减低文件服务器及遗留性旧有文件应用软件费用减少应用软件间打印和影印的费用变动管理合同管理法定监控文件质量管理您的流程--适用於您的业务流程„„业务流程方案功能价值驱动Slide19知识管理主要特性安全地组织、分类、搜索和共享文档可应用丰富的元数据精确定位查询结果综合性的操作跟踪和集成提醒能力©SAP2009/Page20知识分类、属性与存储类似于Windows资源管理器的目录树管理单一存储，多纬度知识展现自动分类，存储管理©SAP2009/Page21知识元数据管理可以根据需要随意为档案创建并且应用新的元数据字段，这些字段可以是必填字段，也可以是可选字段可作为目录结构内存储或者搜索查询的条件©SAP2010/Page22Slide22知识管理知识组织架构©SAP2010/Page23知识管理文件详细列表©SAP2010/Page24知识管理文档概览©SAP2010/Page25针对SAPExtendedECM的用户访问文件柜、文件夹、子文件夹、文档、流程、文档组件、项目和工作流级别定义安全性。设置9个级别的用户权限可以通过Brava!阅读器查看和注释模块来防止非法访问、拷贝、下载和打印。并实现部分知识访问知识管理文档的访问控制要求©SAP2009/Page26附加密级审计追踪知识管理文档的密级和审计追踪©SAP2010/Page27版本可纵向或者横向添加可长期跟踪更改状况终端用户只查看最新知识管理版本管理©SAP2009/Page28保存或者展现时转换成PDF按权限访问知识管理知识格式转换©SAP2009/Page29所有文档可以通过桌面应用程序打开也可以通过Brava阅读器，避免安装多个程序知识管理文档的展现©SAP2009/Page30批量导入导出，自动信息获取，如照片。搜索时可根据分类信息，元数据等搜索。可以使用流媒体方式发布和共享知识管理多媒体知识管理©SAP2009/Page31合作授权团队,让各个部门用户有效合作SAPBusinessProcessPlatform(SAPBPP)团队和项目目录论坛讨论提醒任务表新闻频道投票提升生产力及加速决策连接分散各处的合作团队推动决策到每个人令组织内的沟通自动化提供安全的内容接入，减低风险资产运作和维护项目管理您的流程--适用於您的业务流程……业务流程方案功能价值驱动©SAP2009/Page32知识详细列表©SAP2009/Page33重要文件分列©SAP2009/Page34Slide34知识推送，提醒报告当用户收藏的组，有新文档产生或者被修改，即刻通知用户©SAP2009/Page35围绕知识的工作流程定义、管控和加速决策过程SAPBusinessProcessPlatform(SAPBPP)灵活的文档工作流工作流步骤列表通知图形化工作流编辑器工作流监控减低审批程序之成本减轻文件合规流程之成本节省文件密集流程处理所需之时间利用电子签名增强法例服从性合同管理新员工上岗流程管理您的流程--适用於您的业务流程„„业务流程方案功能价值驱动Slide36文档处理工作流主要特性强大灵活的图形化流程设计、查看和修改各类申请和批复以只读方式展现(PDF)电子签名流程公开透明，方便审计©SAP2010/Page37文档处理工作流工作流一览©SAP2010/Page38文档处理工作流图形化工作流编辑器©SAP2010/Page39文档处理工作流工作流状态©SAP2009/Page40存储和归档统一存储和档案管理SAPBusinessProcessPlatform(SAPBPP)数据和文件归档动态的存储管理高级的安全性能单一副本存储统一存储平台从而减低成本数据量增加的同时，缩短了系统反应所需时间利用防伪存储，减低风险大幅提高知识能访度统一、合并贮存平台数据和文件贮存退役旧系统(LegacyDecommissioning)您的流程--适用於您的业务流程……业务流程方案功能价值驱动归档齐全的存储服务，如压缩、单实例归档、加密和时间戳适合所有主流存储类型(SAN,NAS,CAS,HSM,Optical)应用驱动的存储管理虚拟存储(supportsheterogeneousandmultivendorenvironments)©SAP2010/Page42技术特点完善的安全策略加密算法，保证安全传输和访问时间戳审计跟踪强大的配置和开发全网页形式的配置方式，方便直观自带SDK，可以进行开发和已有应用连接交互信息如元数据审计索引开放性与集成能力数据源接口兼容银行应用程序身份验证与权限管理SAPExtendedECM完全支持LDAP和单点登录备份与恢复支持热备份和远程备份、灾难恢复©SAP2009/Page43知识管理档案生命周期管理及合规控制SAPBusinessProcessPlatform(SAPBPP)社区管理搜索实物记录管理档案借阅流程保留期限和废弃处理审计记录提升抗风险能力减低查找成本主动性废除记录，从而减低存储成本控制知识的生命周期实物的记录管理部门性的记录管理您的流程--适用於您的业务流程„„业务流程方案功能价值驱动知识管理管理包括多媒体在内的多种知识分级和分类各级信息资产支持时间或者事件触发的展现需求集中部署，统一管理所有企业知识HoldorderpreservationandmanagementBar-codeandlabelsupport仓库和空间管理©SAP2009/Page45Slide45RM知识生命周期管理通过自带强大图形化工作流工具便捷定义文档创建、审阅、发布、借阅、销毁等流程可实时监控运行状况并发出邮件提醒©SAP2010/Page46FederatedQueryServer模块支持向多个信息源提交单个查询，并返回统一、排序的结果集合。不用户不需要花费大量的时间向多个数据源反复地提交相同的查询，而是支持用户把其查询广播到多种搜索引擎，并接收一个合并的结果集。数据源包括文件服务器，Domino，外部网站“谷歌”、“雅虎”“百度”，应用软件等知识管理多数据源知识搜索©SAP2010/Page47Slide47Policy支持全文检索知识管理搜索和返回结果©SAP2010/Page48Slide48自然语言查找自动，手动元数据搜索布尔查找,近义查找,模糊查找,etc…知识管理高级搜索©SAP2010/Page49Slide49知识管理结果按文档类型过滤©SAP2010/Page50Slide50知识管理结果按类别（创建人）过滤©SAP2010/Page51相关度打分,点击高亮,和总结，快速找到相关知识。搜索主题提供额外功能,如主要作者和文件存储位置.知识管理结果展现©SAP2009/Page52Slide52专家系统建设–企业社区强大的社区功能，设计的目标是聚合有类似职责和专门技术的员工，一起关注大家都管兴趣的业务问题。在这里可以轻而易举的地找到同志，共享信息©SAP2009/Page53Slide53案例：OpenText在线–我们的客户社区©SAP2009/Page54Slide54社区论坛方便地看到上下文.看到每个参与发言人的概况:在职时间、专门技能、是否经常上线回答问题?员工有权限为帖子打分论坛可以分配专家和助手作为版主。专家负责回答问题，助手负责管理帖子©SAP2009/Page55Slide55社区论坛