现行劳动法律体系下企业制度构建的几点建议

No.42,GuanriRoad,SoftwarePark,Xiamen,Fujian361009福建省厦门市软件园（二期）观日路42号邮编3610091现行劳动法律体系下企业制度构建的几点建议福建天衡联合律师事务所王方[摘要]自《劳动合同法》实施以来，我国陆续出台了一系列规范劳动法律关系的法律法规，构建了新的劳动法律体系。新的法律体系立足于保护劳动者权益，因此在该法律体系下劳动者维权意识高涨，劳动争议爆发呈“井喷”之势。而在此情形下，企业如何维护自身合法权益也便成为一个值得关注课题。笔者以为，新法体系的立法本意一方面在于保护劳动者的合法权益，另一方面也有意于推进企业现代化管理改革的进程。因此企业应尽快完善自身规章制度的构建，尽快建立起规范化的管理模式，才能顺应当前局势，在竞争浪潮中立于不败。故此，笔者就自己所认为企业应当建立几个规章制度提出自己尚不成熟的观点，供大家批评指正。[关键词]举证责任加班费岗位职责规章制度自2008年1月1日《劳动合同法》实施以来，我国陆续出台了一系列规范劳动法律关系的法律法规，构建了以《劳动合同法》和《劳动争议调解仲裁法》为核心的现行劳动法律体系。新法体系立足于劳动者权益保护，在诉讼成本、劳动者维权的可操作性以及违法用工的惩罚力度等方面较旧法有显著进步，也正是基于此，2008年起劳动者维权意识高涨，劳动争议的爆发似乎呈“井喷”之势。并且，在劳动纠纷中几乎清一色为劳动者向企业主张权力，且企业败诉的比例相当高，而败诉原因多为企业难以完成举证责任所致。毫无疑问，新的法体系、对企业管理方面提出了全新的要求，无论是从实体义务的承担，还是举证责任的分配方面，在保护劳动者理No.42,GuanriRoad,SoftwarePark,Xiamen,Fujian361009福建省厦门市软件园（二期）观日路42号邮编3610092念的支撑下，均将义务的矛头指向了用人单位。故此，作为用人单位如何打好自身的防火墙，实在是不容忽视的一个问题。故笔者仅就目前实践中企业管理方面所显露的问题，建议企业设置以下几个规章制度，以便在诉讼中有效维护企业自身合法权益。一、建立完备的“加班审批制度”，以应对加班费的诉求。《劳动争议调解仲裁法》在第三十九条中规定：劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据，仲裁庭可以要求用人单位在指定期限内提供。用人单位在指定期限内不提供的，应当承担不利后果。而在厦门市劳动争议仲裁委员会的《举证告知书》第三条举证责任中直接做了如下调整，表述如为：“发生劳动争议，当事人对自己的主张，有责任提供证据。与劳动争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果”。可见，就加班费的纠纷而言，实践中劳动仲裁委的做法是几乎将举证责任直接划由用人单位承担，用人单位要么证明劳动者不存在加班事实，要么证明已经依法向其支付了加班工资，否则将承担败诉的法律后果。笔者所接触的案例中，大多数企业都存在较为完善的“考勤管理制度”，但较少有企业设有配套的“加班审批制度”，这样在举证上往往会产生对企业极为不利的影响。因根据《劳动争议调解仲裁法》第三十九条的规定，企业往往不得不提交考勤记录以证明劳动者不存在加班事实，甚至许多劳动仲裁委的《举证告知书》直接指定用人单位提交考勤记录作为案件的证据。但事实上，劳动者正常工作时间外在工作场所逗留显然并不一定是在加班，因此仅以考勤记录作为加班事实的认定依据显然对企业不一定是公平的。笔者曾接触过一个案例，某工厂的打卡的设备设置在该厂厂区的大门口，该工厂采流水线作业，一些员工换班后并不急于离厂，而是在厂区内逗留玩扑克借以放松，并且常常玩至晚上10点以后方才打卡离开。当劳动纠纷产生时该员工提起了劳动仲裁申请，并要求企业支付加班费。由于企业考勤记录上显示该员工的工作时间严重超时，企业又无法证No.42,GuanriRoad,SoftwarePark,Xiamen,Fujian361009福建省厦门市软件园（二期）观日路42号邮编3610093明该员工没有加班，因此陷入非常被动的局面。显然，从该案可以看出，考勤记录并不能当然的反应出劳动者提供劳动的事实。但是在举证责任由用人单位承担的前提下，若企业仅有“考勤制度”显然是不够的，对企业自身合法权益的维护则是非常不利的，而“加班审批制度”则一定程度上可以避免考勤记录给企业带来的尴尬。“加班审批制度”结合“加班审批记录”是证明劳动者是否存在加班最有力的证据。用人单位若能在“加班审批制度”中要求劳动者加班需经企业相关部门审批，并配套设置合理合法的内部审批手续，一方面可以鼓励劳动者在正常工作时间内提高效率完成工作，尽量减少为赚加班费而在工作时间消极怠工的现象；另一方面，企业也可随时了解自己的用工成本，及时的采用调休、发放加班费等方式控制成本、分散风险；且“加班审批记录”亦可作为考核员工工作能力的一项指标，用以衡量员工是否能在有效时间内完成该岗位工作，从而衡量该员工能否胜任该岗位。可见“加班审批制度”的作用不仅在于诉讼、仲裁阶段证据的保留，还是防止恶意加班，赚取加班费的基本防线，因此，笔者认为，“加班审批制度”的建立对企业而言是非常有价值的。二、建议企业建立“岗位职责制度”和“考核制度”，以便为员工不能胜任工作岗位时完成举证责任。《劳动合同法》第三十九条规定了在试用期内劳动者被证明“不符合录用条件”的，企业有权单方解除劳动合同；又在第四十条第二项规定劳动者“不能胜任工作”的，企业有权对其进行调岗或培训，若经过调岗或培训仍然不能胜任工作岗位的，企业便有权予以辞退；且在第四十条第一项规定了医疗期满后“不能从事原工作”，也不能从事用人单位另行安排的工作的，企业亦有权予以辞退。No.42,GuanriRoad,SoftwarePark,Xiamen,Fujian361009福建省厦门市软件园（二期）观日路42号邮编3610094可见，员工“不能胜任工作岗位”是企业调岗或辞退员工的一项重要指标。而“岗位职责制度”和“考核制度”则可帮助企业就“不符合录用条件”、“不能从事原工作”和“不能胜任工作”完成举证。严明的岗位职责制度，一方面使可以约束企业员工更尽职尽责的完成岗位任务，培养员工的责任感；另一方面“岗位职责制度”也是考核员工是否胜任该岗位的准绳。在设置“岗位职责制度”中应注意设置“客观性指标”与“主观性指标”相配套，采取“软性指标”与“硬性指标”相结合的原则，便于企业既可以使用硬性的客观性指标约束员工工作，了解并考察员工的工作情况及效果，又因“软性指标”的存在给企业留出一定的自主裁量的余地。岗位职责中的“软性指标”如：与同事之间保持良好人际关系能力，团队协作能力、客户满意度、工作态度等等，其作用在于避免“岗位职责”过于明确而导致企业管理的僵化，以及避免企业欲对该员工调岗，但又无法证明其不符合硬性指标的尴尬。“岗位职责制度”为劳动者的工作设立了相对明确的指标，而“考核制度”的作用在于确认该员工是否符合该指标。若单设有“岗位职责制度”而未设置“考核制度”，企业因员工不符合岗位职责要求即对其做出调岗或辞退行为的，企业无疑将“证明”该员工确实“不能胜任工作”的风险留到了诉讼阶段。由于前述举证责任的设置，企业无疑处于一个相对被动的地位，No.42,GuanriRoad,SoftwarePark,Xiamen,Fujian361009福建省厦门市软件园（二期）观日路42号邮编3610095也承担了较大的败诉风险。可以说“岗位职责制度”为企业设置了第一道防线，但仅有该防线仍是远远不够的，“岗位职责制度”需配合以“考核制度”方能完成举证责任。在诉讼中企业若能同时出示“岗位职责制度”“考核制度”及相关考核记录，即可完成“不能胜任工作岗位”的初步举证，很大程度上可以降低败诉的法律风险。三、建议企业制作明细的“工资条”并建立“薪酬签收及异议制度”，以便保留证据、分散风险。在笔者接触的案例中，许多企业采用打卡转账的方式向劳动者支付工资，且没有发放工资条，也没有设置相关的“薪酬签收及异议制度”。在企业看来，只要保留银行的转账底单便已完成相关证据的保留，但该操作模式至少存在以下几个弊端：首先，银行底单的记录只有总金额，并没有各支付项目的明细，因此该员工的底薪、奖金、津贴、过节费甚至加班报酬等，均一揽子包括在该金额中一次性发放。从企业的角度看，事实上企业已经完全履行了发放劳动报酬的义务。但是一旦纠纷发生，劳动者往往会主张该金额仅为其工资，其余部分企业并未发放。在此情况下，仲裁庭或法庭会有权要求企业出示工资支付凭证，以证明该金额所包含的项目。若企业在发放报酬时没有让劳动者签收确认，即使企业出示了内部财务制作的工资发放依据，在诉讼、仲裁过程中No.42,GuanriRoad,SoftwarePark,Xiamen,Fujian361009福建省厦门市软件园（二期）观日路42号邮编3610096往往也因劳动者对其真实性不予认可而难以完成举证。显然，在没有相应的“报酬签收及异议程序”的情况下，企业仅以银行转账凭据作为证据是无法保障自身合法权益的。其次，加班费的发放是以劳动者本人的月工资为基数的。若企业没有对工资结构进行区分并由劳动者签字确认，在发生争议的情形下，一方面企业会因为无法举证已经向劳动者发放过加班费，从而仍存在支付加班费的义务；另一方面企业已经发放的加班费还有可能被计入加班费的计发基数而被重复计算。但企业若能在经劳动者签收的工资条中明确区分：基本工资、奖金、加班工资等项目，情况则完全不同。首先，企业已经完成了向劳动者支付加班费的基本举证；其次，企业若能辅以“薪酬签收及异议制度”，证明劳动者已经认可该薪酬的金额及加班费的发放金额，企业基本上就可完成举证责任，从而避免败诉风险。因此建议企业建立明确的“薪酬签收及异议制度”，在发放工资的同时保留劳动者签收且做出是否异议意思表示的工资底单作为存档。并在“薪酬签收及异议制度”中就薪酬异议的方式设立明确、合理的程序。若劳动者对薪酬项目及金额有异议，则根据“薪酬签收及异议制度”中设置的程序，由劳动者在一定期限内向企业相关部门申请复核，若未在该期限内提出申请的，视为无异议；劳动者依制度提出申请的，由企业有关部门进行审查复核，并做出最终结论。如此，“薪酬签收及异议制度”便于企业保留证据并及时分散风险，也便于企业在诉讼中的完成举证责任。笔者认为，以上三种制度是企业规避经营风险，完成诉讼、仲裁中举证责任的有力保障。笔者相信，之所以新法体系对企业管理提出如此之高的要求，立法者的本意一方面在于保护劳动者合法权益，另一方面也是有意推进企业现代化管理改革的进程。因此，作为企业只有尽快完善各方面的规章制度，尽快建立起规范化的管理模式，才能顺应当前的局No.42,GuanriRoad,SoftwarePark,Xiamen,Fujian361009福建省厦门市软件园（二期）观日路42号邮编3610097势，在竞争的浪潮中立于不败。笔者也仅就现行法律制度下，笔者认为企业应当建立且刻不容缓的几个制度提出自己的观点，未尽之处，还望海涵。