广东电网公司建设项目档案管理工作手册(试行)

广东电网公司建设项目档案管理工作手册（试行）广东电网公司办公室二〇〇七年六月1目录一、国家、行业关于建设项目档案工作依据性文件……………1二、建设项目档案工作组织建设…………………………………1三、建设项目档案工作业务建设…………………………………1(一)电网工程项目文件形成流向…………………………………1(二)电网工程项目档案工作流程…………………………………3(三)工作流程的7个环节及其具体内容…………………………3A、项目文件管理前期工作…………………………………………31.明确合同条款………………………………………………32.项目文件现场保管条件……………………………………43.档案工作交底记录…………………………………………44.业务培训……………………………………………………8B、收集归档………………………………………………………81.收集原则……………………………………………………82.收集要求……………………………………………………83.收集对象……………………………………………………84.收集方法……………………………………………………95.工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表…………10C、整理组卷的要求………………………………………………421.立卷原则……………………………………………………422.卷内文件排列………………………………………………433.案卷的编目…………………………………………………4324.案卷的装订…………………………………………………465.装具规格及制成材料………………………………………466.声像档案立卷………………………………………………477.电子项目文件的管理………………………………………47D、中间检查………………………………………………………541.主要内容……………………………………………………542.检查形式及对象……………………………………………543.检查反馈意见内容及格式…………………………………544.检查次数及时间……………………………………………57E、移交……………………………………………………………581.移交阶段的划分……………………………………………582.移交程序……………………………………………………59F、审查验收………………………………………………………621.提出验收申请……………………………………………622.组织验收……………………………………………………62G、档案接收………………………………………………………621.依据文件……………………………………………………622.清点核对工作………………………………………………621广东电网公司建设项目档案管理工作手册（试行）一、国家、电力行业关于建设项目档案工作依据性文件参见《广东电网公司建设项目档案管理办法》第4条。二、建设项目档案工作组织建设参见《广东电网公司建设项目档案管理办法》第7.1条。三、建设项目档案工作业务建设（一）电网工程项目文件形成与归档流向归档文件材料的形成流向按项目建设管理程序分为项目前期准备阶段、施工（管理）阶段、竣工验收阶段、技改阶段，各阶段产生的归档文件的收集由各阶段项目管理部门负责。各阶段文件形成及项目管理全过程的文件流向以图表示如下：1.过程流向:①项目前期准备阶段：立项、可研、规划用地许可等文件材料(规划部门）勘察、初步设计、施工图设计文件材料(设计部门)设计、施工、监理招投标及合同；征地文件等(工程项目管理部门)00部门）设备招投标、订货合同及涉外文件等（物流中心）（物流中心工程项目管理部门2②施工(管理)阶段：③竣工验收阶段：a:b:④技改阶段：施工文件、设备文件(施工单位)监理文件(监理单位)工程项目管理部门竣工验收文件(施工单位)(监理单位)工程项目管理部门档案部门工程决算（财务部/经营部）技改文件（技改工程施工单位）生产技术部3⑤项目管理全过程：2.整体流向:（二）工程项目档案工作流程，具体内容见《广东电网公司建设项目档案管理办法》附录A。（三)工作流程的7个环节及其具体内容A项目文件管理前期工作1明确合同关于档案工作的条款。建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、设备订货等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括：与上级机构往来的管理性文件工程项目管理部门本单位（建设单位）产生的管理性文件与各参建单位往来的管理性文件生产技术部工程项目管理部门档案部门参建单位工程项目部参建单位档案管理部门41.1要求各参建单位必须严格执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《广东电网公司建设项目档案管理办法》及《手册》。确保文件材料齐全、完整、准确。1.2明确合同约定方必须在项目竣工投运三个月内，移交一套项目归档文件原件至建设单位工程管理部门，同时提交与文字、图纸档案目录相一致的OAK工程档案管理软件采集的数据。1.3在合同中明确归档文件材料必须经建设单位验收合格后，才能向参建单位支付质量保证金。2项目文件现场保管条件项目管理部门在工程立项后必须按《手册》第三.（三）.B.4.1条关于“文件的收集要求”配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管现场采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。3档案工作交底记录3.1项目建设单位档案管理部门在工程立项后对项目管理部门进行交底；3.2项目建设单位项目管理部门在工程开工后对参建单位进行交底；3.3项目参建单位档案管理部门在工程开工后对工程项目管理部进行交底。具体表格如下：5工程档案工作交底记录（适用于建设单位档案管理部门对项目管理部门）工程名称编号交底人时间年月日参加人员名单交底内容1.该工程目录号：；工程代号：2.项目管理部门（生产技术部）需提交一套完整、准确、系统的档案原件到档案管理部门。3.竣工档案按《手册》：第三.（三）.B条进行收集；第三.（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限表》进行分类；第三.（三）.C条进行整理；第三.（三）.E条进行移交。4.竣工图编制要求。5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。6工程档案工作交底记录（适用于项目管理部门-参建单位交底）工程名称编号交底人时间年月日参加人员名单交底内容1.该工程目录号：；工程代号：2.参建单位需按合同提交X套的竣工资料给建设单位，其中保证一套完整、准确、系统的档案原件提交给项目建设单位。3.竣工档案按《手册》：第三.（三）.B条进行收集；第三.（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限表》分类；第三.（三）.C条进行整理；第三.（三）.E条进行移交；4.竣工图编制要求。5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。7工程档案工作交底记录（适用于参建单位档案管理部门对工程项目管理部）工程名称编号交底人时间年月日参加人员名单交底内容1.交建设单位的项目文件材料按建设单位的要求进行分类、整理及移交。2.交本单位档案保管部门一套竣工档案。3.竣工档案按《手册》：第三.（三）.B条进行收集；第三.（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限表》进行分类；第三.（三）.C条进行整理；第三.（三）.E条进行移交。4.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。84业务培训培训时间培训对象组织部门培训内容培训方式工程立项后项目管理部门、财务部门文件管理人员档案部门项目文件管理人员的工作职责;文件的归档收集要求;文件整理组卷要求;文件审查验收要求;文件的移交手续;OAK工程档案管理(单机版)软件的应用等。发放《广东电网公司建设项目档案管理办法》及《手册》。举办培训班、一对一培训档案员对项目管理部门文件管理人员进行技术交底后规划部门、设计部门、和物流中心文件管理人员项目管理部门工程开工施工、监理单位文件管理人员项目管理部门B收集归档项目文件材料收集的基本原则、要求和方法1收集原则。归档文件材料必须能准确反映项目建设各阶段活动的真实记录。2收集要求2.1齐全率。文件材料必须收集齐全、完整。2.2文件收集的质量要求。2.2.1归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。2.2.2归档文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸。2.2.3文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档。3收集对象。包括各种载体文件、图表及照片、录像带、录音带等。94收集方法4.1拟定案卷主题及分类号收集袋是项目各阶段的管理部门及参建单位在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)。参照《手册》第三.（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》拟出案卷主题，标示在文件袋上即可形成收集袋。各单位在文件收集过程中将文件按案卷主题放入袋中即可。4.2建立归档文件关联表归档文件关联表是指在项目管理过程中,将工程竣工投运前各阶段形成的应归档的管理性文件形成关联关系表格（格式见附件）。即项目建设各有关单位（规划部、工程部、物流中心、生产技术部）在工程建设过程中做好关联表的填写工作，工程竣工投运后，各单位将关联表连同归档文件一并移交档案部门归档。归档文件关联表序号责任者文号文件题名页数档号备注105电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表分类号案卷题名归档文件保管期限收集单位建设单位施工单位设计单位监理单位运行单位82架空线路工程820工程建设文件8200凭证、合同、协议8200项目投资规划审批文件工程项目投资许可证、规划许可证、建筑工程施工许可证、工程建设报告及批复永久长期建设、设计单位8200环保安全卫生等专项审批文件环境保护、劳动安全、卫生等专项申请、批复永久长期建设、设计单位8200线路工程勘测设计、施工、监理、测试合同线路工程勘测设计、施工、监理、测试、竣工图编制的证明书、合同文件①永久长期长期长期建设、施工、设计、监理单位8200线路建设用地补偿问题文件线路对电信线路影响、林业、用地、青赔等问题改造维护、砍伐、承包费用的协议永久建设单位线路走廊、塔基占地、拆迁、林木砍伐等补偿文件、协议、合同等8200线路工程招投标文件线路工程招投标文件②、中标通知书永久永久长期永久建设、施工、设计、监理单位8200设备、材料招投标文件线路金具、导线、塔材、绝缘子招投标文件②长期建设单位8200设备、材料订货及供货合同线路金具、导线、塔材、绝缘子、避雷器等设备订货及供货合同长期建设单位8201可行性研究、原始调查材料8201总体规划、方案及可行性研究报告总体规划设计、方案设计永久长期建设、设计单位可行性研究报告及其评估、审批文件、会议纪要11分类号案卷题名归档文件保管期限收集单位建设单位施工单位设计单位监理单位运行单位8201路径审批文件及其合同、协议与规划、土地、林业、公路、铁路、邮电、军事设施、环保、航道管理、建设等有关部门签订的合同及协议永久长期建设、设计单位8201初步设计对邻近电信线路影响及防护措施说明书、图纸初步设计对邻近电信线路影响及防护措施说明书、图纸永久长期建设、设计单位8201地质勘察测绘文件地质勘测报告及成果表永久永久建设、设计单位工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明8201地形、地貌、水文、气象、地震等文件地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久长期建设、设计单位水文、气象、地震等其它设计基础8202设计任务书、初步设计8202初步设计阶段文件材料设计任务书、计划任务书及其审批文件、技术设计审查永久永久建设、设计单位工程初步设计及其审批文件8202初步设计阶段图纸及概算书初步设计综合图及说明书、主要设备材料清册永久永久建设、设计单位工程初步设计概算书及审查后调整概算书8203施工图设计8203工程设计计算书工程设计计算书长期长期建设、设计单位8203关键技术试验关键技术试验永久永久建设、设计单位12分类号案卷题名归档文件保管期限收