辽宁省流动人员人事档案管理服务规范

辽宁省流动人员人事档案管理服务规范（试行）为了进一步健全我省社会化的流动人员人事档案公共管理服务系统，完善和统一我省各级政府人力资源和社会保障部门所属的人才服务机构（以下简称人才服务机构），开展流动人员人事档案管理工作的服务规范和基础标准，经全省人才服务机构协商一致，共同制定本规范。本规范为推荐性标准。制定的主要依据是：《流动人员人事档案管理暂行规定》（1996年12月2日中共中央组织部人事部人发［1996］118号）、《干部档案工作条例》（1991年4月2日中共中央组织部国家档案局组通字［1991］13号）、《人才市场管理规定》（2001年9月11日人事部国家工商行政管理总局第1号令）、《辽宁省人事代理暂行办法》（2004年2月24日人事厅辽人发［2004］3号）。本规范的适用范围：我省县以上（含县）人才服务机构，开展的流动人员人事档案管理工作和与其相关的人事代理工作。本规范的内容包括：流动人员人事档案的接收、转出、材料收集与整理、保管与保护、查阅、出证；流动人员身份认定、职称委托评定；毕业生档案、辞职和被辞退人员档案接转等十个方面的工作程序和办事手续。一、流动人员人事档案接收（一）接收档案的对象1、辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员；2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员；3、毕业离校未就业的大中专院校毕业生；4、自费出国留学及其他因私出国人员；5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等各类非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员；6、外国企业常驻代表机构的中方雇员；7、实行人员聘用制的事业单位新聘人员；8、社会中介机构、社会团体、基金会、民办非企业单位聘用的专职工作人员；9、军队和武警部队聘用的文职人员；10、其它由单位或个人自愿委托管理人事档案的人员。（二）接收档案的程序1、存档人员可向其户籍所在地或工作单位所在地的人才服务机构，以个人或单位名义提出委托管理人事档案的申请，并根据所办业务需要，提供如下相关材料：（1）身份证原件（留存复印件）、辞职、辞退或解除劳动合同手续原件（留存复印件）、就业手续（劳动合同书、聘用合同书、就业协议书、转正定级表）、同意调出的商调函、户口本（复印首页和迁出页）。（2）单位营业执照副本（或单位身份证明材料，留存复印件）、单位委托存档介绍信、单位与委托存档人员劳动（聘用）关系证明。2、人才服务机构审核后开具调档函或商调函（调档函样式见附录1，商调函样式见附录2）。（1）可以直接调取档案的，直接向原档案管理单位开具调档函。（2）需要先调取档案审档才能决定是否调档的，向原档案管理单位开具商调函调档，同意后再调取档案。（3）省内跨地区调转档案的，由转出地与转入地县以上（含县）人才服务机构对口调转。3、审核档案材料（1）原存档单位转来的档案，必须在档案袋封口处密封盖章。（2）档案材料必须真实可靠、完整齐全。具有普通院校大中专学历的应有转正定级表、报到证或就业（流动）介绍信。个别无法补齐材料的，应由存档本人签字注明。4、档案检查合格后，由存档人填写存档人员登记表，签订存档协议书，办理存档手册和交费手续。二、流动人员人事档案转出（一）档案转出的手续办理调档手续，本人或存档单位须提供以下相关材料：1、本人身份证、档案保管手续、委托存档单位同意调出的证明信。2、调档函。其中：省内跨地区调转的由调入地县以上（含县）人才服务机构出具调档函；办理保险、失业、退休调档的，由该办理部门出具调档函；考取公务员或被国有企、事业单位录（聘）用的，由录取机关、国有企、事业单位开具调档函；考取研究生调档的，由录取学校出具调档函或凭研究生录取通知书转档；应征入伍的，提交入伍通知书或武装部门出具的调档函；非国有单位应由委托管理其人事档案的人才服务机构出具调档函。3、委托他人代办，还需持有存档本人签字的委托书，存档凭证、委托人和经办人身份证原件（留存复印件）。（二）转出档案的要求和程序1、转出的档案应完整齐全，全部材料一次性转出。2、跨地区流动人员的人事档案由现工作单位所在地人才服务机构管理的，流动人员离职后应及时申请转往户籍所在地或新工作单位所在地人才服务机构管理。3、档案转出前，按国家规定的存档收费标准，结清存档费用。4、普通院校大中专毕业生，见习期已满的，要办理完转正定级手续后再办理档案转出手续。5、填写《存档经历登记表》（见附录3），盖章后装入本人档案。6、办理档案转递手续。开具档案转递单（见附录4）。委托人事代理的开具人事关系介绍信（见附录5）。档案密封盖章后通过机要邮寄或交由办理调转人员转递。7、接收单位收到档案后及时将“档案回执”寄回原档案管理机构。如调出一个月后没有收到回执，原档案管理机构应查询确认对方是否收到档案。三、流动人员人事档案材料的收集与整理（一）档案材料的收集1、收集内容。流动人员人事档案材料收集的内容，要以中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字［1996］14号）的收集内容为准。2、收集要求。要定期收集新形成的材料，及时充实档案内容。对长期未补充材料的档案，要建立登记制度，主动与存档人员或其所在单位联系，督促其补充材料。3、材料要求：（1）归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐备、规范真实、文字清楚、对象明确，并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查盖章的，应有单位盖章。（2）归档材料应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2～2.5CM装订边。（3）归档材料的文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。（4）归档材料应为原件（电传材料需复印后归档）。特殊情况存入复印件的，应由原件保管单位注明并加盖公章。一般不得用复印件代替原件存档。4、归档要求。材料形成后，要及时送交档案管理部门归档。转递过程中应严密包封并加盖密封章。对符合归档要求的材料，要登记后归入档案；对不符合归档要求的材料，要及时通知材料形成单位补送或补办手续。（二）档案材料的整理1、整理要求。要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。2、材料鉴别。对归入档案的材料要审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全。要根据材料的内容和用途判定其保存价值，确定是否属于档案内容。对不属于档案内容和重复多余的材料，应退回材料形成单位。3、材料分类：第一类：履历材料；第二类：自传材料；第三类：鉴定、考察、考核材料；第四类：学历、学位、培训、专业技术情况等材料；第五类：政审材料；第六类：加入党、团组织材料；第七类：表彰奖励材料；第八类：处分材料；第九类：录（聘）用、调动、任免、转业、退（离）休、辞职辞退、工资、福利待遇、各种代表会议和出国（境）审查材料；第十类：其他可供参考有保存价值的材料。4、材料编目。要根据材料形成的时间或材料内容的主次关系进行排序。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式，编写详细的档案材料目录。5、复制与加工。材料载体变质、字迹退色不清或破损时，应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料要核对无误，并注明复制单位和日期。6、材料装订。装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除。然后理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。四、流动人员人事档案的保管与保护（一）保管的基本要求1、应建立坚固的专用档案库房，配置铁质的档案柜或档案密集架。档案库、阅档室和档案管理人员办公室应分别设置。2、应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。3、要建立档案库房的档案出入库制度、卫生安全制度、工作交接制度和档案排放查找方法。4、库存档案应采取分类管理。对死亡人员档案、无主档案、长期出国人员档案、毕业生档案等要分别登记管理。（二）保护的基本要求1、防火要求。档案库房应远离食堂、汽车库房等消防重点目标；应按装避雷针、火灾报警器和消防灭火设备；档案管理人员应熟悉有关消防安全知识。严禁在库房内吸烟、设置明火、存放易燃易爆物品和其他杂物。2、防潮要求。库房内应安装温湿度记录仪器、加湿机、去湿机等设备。库房相对湿度控制在45％～60％。3、防蛀要求。裱糊档案材料应使用化学浆糊。库房内不得存放食品和易霉物品。要定期施放驱虫药剂和使用防腐防虫物品。4、防盗要求。库房要安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备。档案管理人员每天下班前要检查门窗关闭情况。5、防光要求。库房宜选用白炽灯照明。如采用荧光灯照明时，需有紫外线过滤措施。库房不宜采用自然光源，应避免阳光直射档案。有外窗时应配有窗帘等遮阳措施。6、防高温要求。库房应配备排风扇、空调等通风降温设备，温度应控制在14℃～24℃。五、流动人员人事档案查阅（一）查阅档案范围1、公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构因侦查、审理或公证需要可查阅有关人员的档案。2、设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党（团）、参军、出国等工作需要可跨单位查阅有关人员的档案。3、用人单位因工作需要可查阅本单位员工的档案。（二）查阅要求1、查阅单位应派中共党员持有效的单位介绍信及身份证件查阅。2、查阅档案应在阅档室或指定的地方查阅。3、查阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，对档案内容应严格保密，不得泄漏或擅自向外公布，保障个人隐私不受侵犯。4、需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。5、不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后，方可复制或拍摄。复制的材料由档案管理部门注明出处和日期，并加盖公章。（三）办理查阅的程序1、查阅者应持有效的单位介绍信和有效身份证件，用人单位查阅时还应提供被查阅者的存档凭证。2、档案管理部门审核查阅人提供的有效证件及相关材料，填写《查阅流动人员人事档案登记表（薄）》，根据规定和需要提供档案材料。3、查阅结束后，档案管理人员应及时将被查阅档案归库，并将查阅人所持的介绍信、身份证复印件留存。4、人事档案原则上不外借，如确实需要借用档案的，经人才服务机构负责人批准，可按档案转出的规定办理有关手续。六、出具流动人员人事档案证明材料（一）出具证明的适应范围存档人员，需要人才服务机构出具与本人档案记载相关或与管理人事档案相关的证明材料，可向其委托管理本人档案的人才服务机构提出申请，经审核同意后，由人才服务机构出具。证明种类分为：委托管理人事档案证明函（见附录6）、人事档案材料情况证明函（见附录7）。（二）办理证明的程序1、存档人员向人才服务机构说明出具证明材料的事由（或对方索取证明的信函）、提供存档凭证、经办人或申请人有效身份证件。2、根据档案实际记载出具证明。档案中无记载的，应补齐相关材料后出具。3、确需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。七、流动人员身份认定（一）认定对象辞职和被辞退的国家机关工作人员、事业单位专业技术人员和管理人员；档案中原身份为全民所有制录（聘）用干部的人员；普通院校大中专毕业生；军队退役军官。（二）认定程序1、对存档人员的原身份进行审定。凡具备以下条件之一的，可以对其原干部身份进行认定：（1）市（地）级以上政府人力资源和社会保障部门批准录用的全民所有制干部。（2）市（地）级以上政府人力资源和社会保障部门批准的全民所有制聘用制干部。（3）普通大中专院校毕业生（以毕业生报到证或就业介绍信为准）。（4）行政机关、事业单位辞职、辞退人员，经审定符合保留干部身份规定条件的，可对其原干部身份进行认定保留。（5）军队退役的排以上军官（不含士官）。2、凡是受开除处分和擅自离职人员，不再对其原干部身份进行认定。3、身份认定由本人提出申请，填写《流动人员档案身份认定申请表》，经办人员填写审核意见后，报人才服务机构领导审批。4、出具《流动人员身份认定书》（见附录8），做为接续人事关系的依据。八、流动人员专业技术职务委托评定（一）委托评审职称对象1、存档并实行人事代理服务且在专业