建设项目文件归档要求与档案整理规范

1建设项目档案管理2一、项目档案工作基本原则和特点二、加强基础管理，保障项目档案工作三、国家重大建设项目档案文件归档要求与档案整理规范（DA/T28）标准讲解四、档案验收3•集中统一管理；•完整、准确、系统；（难点、重点）•安全保管、有效利用。（一）基本原则41、责任大——从档案的价值、作用看，为建设管理、竣工验收、生产运行、维修改造服务，肩负着现实和历史的双重责任；从工作看，是项目建设、管理的组成部分和必不可少的环节。（二）建设项目档案工作特点52、难度大——项目法人与参建各方之间接口关系多，人员变动大，文件材料来源多不易控制（收集难）；时间紧,伴随项目周期，各阶段都有相应的任务，档案工作必须及时跟进同步管理，不能脱节;形成的档案门类、载体复杂、数量大（整理难）。如：文件收集不全、竣工图的编制不规范、图物不符、签字手续不完备，有些重要的文件丢失.6•3、要求高——是稽查、审计、验收、后评价的依据，是维护资产和权益的凭证，是运行管理的保障。7•做好档案工作应成为项目领导、工程管理人员、技术人员和档案工作者的自觉行为。根据质量管理原则：A.发挥领导的作用.重视档案工作的项目负责人是——有眼光、负责任、会管理的领导。B.全员参与,相互配合。项目领导和工程管理人员应了解档案工作的要求；档案人员应熟悉相关专业和工程管理。89一、项目档案工作基本原则和特点二、加强基础管理，保障项目档案工作三、DA/T28标准讲解四、档案验收10二.加强基础管理保障项目档案工作1.项目档案管理各方职责：项目法人（建设单位、业主）——负总责,负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方；档案实体的管理（收集、整理、归档、保管、移交等）。11监理单位——向项目法人提交项目监理档案；监督项目文件的完整、准确，审核、签署竣工文件。（逐张签署竣工图，避免监理缺位）12设计单位——向项目法人提交经整理立卷的设计基础材料和设计文件。（受委托编制竣工图）施工单位——向项目法人提交经整理立卷的竣工文件（含施工文件和竣工图）。13其他相关方—积极借助外部力量•上级主管部门—指导、检查•档案行政管理部门—指导、监督•城建档案馆—接收•社会中介——服务142.超前介入，同步管理超前介入——档案部门要掌握文件材料形成规律，提早采取措施，提出要求，避免被动。（如：制定分类方案、归档范围，培训指导专兼职人员，制定归档计划，提出要求，参加工程调度协调会等）同步实施——经常检查积累情况，参加阶段验收、开箱验收、交工验收。及时协调，解决问题。(DA/T284.3条款：项目文件的收集、积累、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。)153.健全归档制度，实施程序化管理将项目档案工作纳入领导责任制、监理制和合同管理制；结合工程特点制定档案管理的各项规章制度，制度覆盖要全，职责要明确，制约要有效（采取行政、经济手段）。归档制度要：有要求、有考核、有奖惩、有权重。(如DA/T285.1条款：文件的形成、积累和管理列入部门和人员的职责、工作标准，并有检查、控制和考核措施。)16程序化——与工程管理程序、业务流程紧密结合。项目各阶段要随时收集积累，避免脱节（如设备开箱验收）。17•例：秦山三核公司按程序操作–依据建造阶段《质量保证大纲》•制订了27项文档管理程序•监督和指导承包商编制41项文档管理程序•其它部门程序凡涉及文档方面均有相应条目并由文档处会签184.充分发挥合同的作用合同管理在项目建设中的作用至关重要，合同是约束参建各方的法律依据，用合同约束参建各方是市场经济环境下，行之有效的做法。建设单位档案部门要参与合同相关条款的起草，把文件、档案方面的具体要求纳入合同条款,要参与合同支付会签。19《合同法》第十六章专讲“建设工程合同”，其中第274条和275条分别针对勘察设计合同和施工合同的内容中都提到了文件资料的提交问题。《合同法》使当事双方可以根据自己的意愿来确定合同的条款，在合同中对文件的编制、提交、套数、费用、时间等可以由当事双方根据各自的利益来确定。20•例：秦山三核按合同条款管理–主合同和建安合同均有对文档要求的条款–文件接收（附录FBaseline目录）–支付控制（有程序制约，需文档处签字确认）–接收前审查会签21•在合同中规定了乙方必须提交的文档内容、数量和格式。文件档案处在项目执行规程中随时监督合同中文档部分的执行情况，在项目竣工验收时检查归档文件的完整、准确和系统性。凡竣工文件不合要求，则令其整改。只有文档部门在竣工验收会签单上签署同意支付意见后，计划和财务部门才能对承包商进行费用结算。22一、项目档案工作基本原则和特点二、加强基础管理，保障项目档案工作三、DA/T28标准讲解四、档案验收23DA/T28-2002•第1部分：范围•第2部分：规范性引用文件•第3部分：术语和定义•第4部分：总则•第5部分：项目文件的收集•第6部分：项目竣工文件的编制•第7部分：项目文件的整理与归档•第8部分：项目档案的整理与移交•附录A和参考文献241、制订的背景、目的：•在市场经济条件下加强建设项目档案工作(项目法人制、招投标制、监理制、合同管理制)•用统一的标准作指导，保证项目档案的完整、准确、系统•为档案验收提供依据252.本标准的特点•突出项目档案工作的特点，强化基础管理。管理层面可以严于标准，高于标准。•面向工程管理人员、技术人员、档案人员。263.本标准与其他相关主要文件、标准之间的关系•《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）•《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）•《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字[1997]20号）27•《国家重大建设项目档案验收办法》•2005年［将替代《建设项目（工程）档案验收办法》（国档发[1992]8号）］28GB/T11822－2000标准的主要内容•第一章范围；（一般科技档案的案卷整理）•第二章定义；•第三章组织案卷；•第四章案卷和案卷内科技文件材料的排列；•第五章案卷的编目；•第六章案卷的装订；•第七章卷皮、卷内表格的规格及其制成材料•标准的附录（案卷格式）29DA/T22标准《归档文件整理规则》如何采用：•原则上不打破原有的分类体系•管理性的文书档案可执行《归档文件整理规则》，科技档案(产品、科研、基建、设备)执行《科学技术档案案卷构成一般要求》。30建设部发布《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328－2001•出发点：城建档案馆接收和管理•接收范围超出档发（97）20号文件规定，•不符合GB/T11822－2000，给建设单位的档案整理造成混乱不适宜采用的标准:31第1部分：范围•适用范围广泛：名称叫“国家重大”，但不限于国家重大项目，其他项目也可执行。32第2部分：规范性引用文件•GB/T10609.3《技术用图复制图的折叠方法》•档发字[1997]20号《城市建设档案归属与流向暂行办法》33第3部分术语和定义•术语的理解：GB/T1.1标准化工作导则《标准的起草和表述规则》中关于术语和定义的起草与表述：“任何不是一看就懂或众所周知的术语，以及在不同情况下可能有不同解释的术语，均应给有关概念下定义予以明确”。34第4部分：总则•参建单位各司其职，相互协调。•发挥合同的作用•确保完整、准确、系统35第5部分：项目文件的收集•5.2建设项目各阶段文件的收集及其责任•项目前期文件|项目建设文件（施工、竣工图）|项目竣工验收文件｜•1、可行性研究、立项、|5、施工（安装）文件+竣工图|10、生产技术准备｜•评估、报批||试生产文件｜•2、设计基础资料|6、监理文件、资料|11、财务、器材管理文件•3、设计文件|7、工艺设备文件|12、竣工验收文件｜•4、项目管理文件|8、科研项目文件|｜•|9、涉外文件|｜•—————————————————————————————————————》•准备阶段开施工（安装）阶段竣试生产（试运行）竣投•建设单位工施工单位工建设单位工产•设计单位｜监理单位｜（施工单位）验•｜建设单位｜收••36第5部分：项目文件的收集•5.3收集范围见附录A——项目文件归档范围和保管期限表。---采用“三结合”制定各项目的文件归档范围:结合附录A，结合行业系统的规定（行业特点），结合本项目实际。•5.5.文件的质量要求不应有热敏纸和圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、铅笔（特殊要求除外）等。37第6部分：项目竣工文件的编制•竣工图编制的基本要求源于：《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（82建发施字50号）38第6部分：项目竣工文件的编制•竣工图的编制主体：竣工图一般由施工单位编制，监理要逐张审核签字。39（一）竣工图章的规格与样式：编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人（80mm×60mm）40也可根据建设单位要求：•可由设计院编制；•设计院、施工单位分别编制；•施工单位委托设计院编制；•各施工单位委托建设单位指定的设计院编制。•注意加强设计与施工方之间的协调和沟通，提供完整、准确的变更依据。41（火电工程竣工图问题）•依据：电力部电建［1996］666号文《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》•如何加强控制减少问题：1.通过合同要求设计院做全套竣工图；监理章加盖在设计院竣工图标上方）2.加强现场跟踪，加强变更文件收集和监理确认，包括：变更单、工程联系单、技术会议纪要等。42•3.监理审核签字并出具监理报告，对其完整、准确负责。•经验：用合同要求设计院同时提供一套电子版光盘。43第7部分：项目文件的整理与归档7.2--7.7内容源自GB/T11822—2000编目工作的一般程序：•编文件页号•编卷内目录•编备考表•编案卷封面、脊背•编档案号•编案卷目录44幻灯片35新版45幻灯片36旧版464748第7部分：项目文件的整理与归档照片的整理：《照片档案管理规范》GB/T11821-2002•照片档案的构成应由照片、底片和文字说明三部分组成。每一张或一组照片的文字说明，说明照片所反映事件的时间、地点、人物、事由等。49数码照片的管理：1、分类、编号、建立文件夹、编目编号：给照片文件重名名，形成照片号。编目：要拟写反映照片内容要素的照片题名。2、刻录光盘：只写光盘－－2套；刻录内容包括：照片文件夹；目录；光盘说明（本盘的各种信息：盘号、题名、起止、保期、软件、设备）。3、永久照片要冲洗出纸质保存。50录音、录像的整理：•一般按问题（内容、事由）进行分类。•每合（盘）的外套上要有标签，注明：内容、主要人物、形成日期、带长（分钟）、编号、型号和保管期限，及对应的文字材料等，并填写目录。第7部分：项目文件的整理与归档51文件整理与档案整理的关系文件整理档案整理•对象：文件档案•内容：组卷编目分类编号•成果形式：案卷系统的整体室藏•时间：形成案卷前形成案卷后•承担者：文件形成部门档案部门•要求：完整准确系统52第8部分项目档案的整理与移交档案的分类编号：•对档案分类只提出原则性要求，不作具体规定。（因不同行业、项目差异性大）•有行业或系统规定的可按其规定执行。（例：电力行业按0－9大类分、公路建设）•稳定性、包容性、前瞻性。53例：秦山三核档案分13类党群工作类基本建设类人事类行政管理类设备仪器类信函类经营管理类科学技术研究类非纸质介质及实物类生产技术类合同类电力生产类会计类54秦山三核•文档一体化管理–运用文件、档案生命周期理论，在文件运转期间由文件科负责，竣工或项目结束后移交档案科归档–编码的一致性建造阶段的文件、图纸在竣工阶段转成历史文件和竣工图，使用同一编码，只是区别于版本号55秦山三核文档编码•图纸类98-31710-9015-7-DD-D纸张大小图纸类型图纸张数图纸系列号BSI编码机组代码56•文件类9801-79320-DM-001系列号文件类型BSI编码机组代码57•记录类9801-QY-71310-WR-27542-A-00系列号记录类型BSI编码记录产生单位机组代码58•信函类AYQY-0