第四章法律档案的整理

☺第四章法律档案的整理第一节法律档案整理概述一、法律档案整理的内容和意义1、概念：按一定的原则和方法，对法律档案进行分类、组合、排列、编目，使其系统化的工作。2、内容：（1）全宗内档案分类——档案室（2）立卷——文书形成部门（3）案卷排列和目录编制——档案室3、意义：（1）发挥法律档案作用的重要条件。（2）法律档案管理工作的重要基础。二、档案整理的基本原则保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。（一）保持文件之间的历史联系。1、维持档案文件与其来源的历史联系。2、维持档案文件与其形成过程、形成阶段和形成时间方面的联系3、维持档案文件在内容方面的联系4、维持档案文件与其形式方面的联系。（二）档案整理要充分利用原有的整理基础。1、要充分重视和利用原有的基础，不要轻易打乱重整。2、要充分研究和利用原先的整理成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。（三）便于保管和利用。三、法律档案的全宗与宗内分类（一）法律档案全宗定义一个独立机关（立档单位）全部法律档案卷宗。1、独立立档的条件（1）能独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。（2）是一个预算会计单位或经济核算单位，可以编制预算或财务计划。（3）是设立管理人事的机构或人员，并有一定人事任免权。2、立档单位根本性的变化（政治性质、基本职能的变化）对立档的影响[参见P101-102]（二）宗内分类的要求1、分类的客观性（1）是否分类：取决于宗内档案门类和内容是否单一以及档案数量的多少；（2）如何分类：取决于档案本身情况和档案管理的实际需要①档案的成分、数量、形式和载体材料②分类保管、检索、利用2、分类体系的逻辑性（1）宗内的类、属类、细目的等级层次须分明，等级层次适度。（2）同级分类的分类标准统一。（3）同一级类别必须是并列关系。（三）全宗内档案分类的常用方法1、年度分类法根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。注意：A.文件上有不同年度的几个时间时，一般处理方法有：①内部文件和一般发文以领导签发日期为准。②收文以收到日期为准。③指令性文件以签署（落款）日期为准。④法规性文件以批准、公布或生效日期为准。B.文件上没有准确日期时，可以从三个方面判定其归类日期：①分析文件内容所涉及的年份（年代）。②分析文件制成材料、格式、字体和其他标志等形式特征所反映的年代。③对照一直日期的相关文件或调查有关人员。2、组织机构分类法按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。A.类别设置。B.临时机构。C.涉及几个机构的文件材料的归类办法：①有统一规定的就按规定归类。②没有规定的按发文字号归类；联合办理的归入主办部门或者最后承办部门或“退存”部门。3、问题分类法按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分为各个类别。（1）应该按照文件内容中最基本的问题设置类别，如实地反映出立档单位的主要面貌。（2）类目体系力求简明，合乎逻辑。（3）归类时，应按照文件的主要内容来有规律的归类。（四）复式分类方法1、年度—组织机构分类法。先将全宗内档案按年度分类，再把每个年度内的档案按组织机构进行再分类。比如：1985年办公厅---司---司1986年办公厅---司---司2、组织机构---年度分类法先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。如：办公厅1980年1981年---司1980年1981年--司1980年1981年3、年度—问题分类法先将全宗内档案按年度分类，然后把每个年度内的档案按问题（事由）进行再分类。如：1980年综合类人事机构类农林水利类1981年综合类人事机构类农林水利类适用于：组织机构变化复杂；组织机构之间分工不明确；无内部机构或内部机构简单。4、问题—年度分类法先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。如：综合类1949年1950年企业改造类1949年1950年多适用于撤销机关档案和历史档案。第二节文件材料归档整理与目录编制一、立卷（一）立卷的概念于步骤1、概念：将全宗内已分类的同类若干单份文件材料，按一定联系和规律，组成案卷。2、步骤有：组成案卷，排列卷内文件，拟写案卷题名，填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、封装案卷等。（二）立卷的方法按作者立卷按时间立卷按问题立卷按地区立卷按文件名称立卷按收发文机关立卷（三）案卷标题的拟制及封面编目要求1、历史观点和政治上的正确性。2、文字简练，表达准确。3、题名基本结构力求完整。二、卷内文件的整理是在组卷后对卷内文件作进一步整理的工作。其主要工作内容和步骤是：1、卷内文件的排列2、卷内文件的编号（1）编件号。（2）编页（张）号。3、案卷目录——案卷的名册，是揭示案卷内容和成分并固定案卷排列次序的表册。（1）案卷目录的作用A.固定宗内档案的分类体系和案卷排放顺序。B.概括说明了宗内档案的内容和成分C.是查找档案最基本的检索工具。D.它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。（2）案卷目录的类型按全宗内档案的类别编制的案卷目录。按保管期限编制的案卷目录。按保管期限结合分类方法编制的案卷目录。按机密程度编制的案卷目录。（3）案卷目录的结构A.封面。包括：全宗名称：填写立档单位的全称或人物的姓名。类别名称：填写一级类目及其下位类目名称。案卷题名：概括主要责任者、主要内容及其文种。B.目录或目次。C.序言或说明。D.案卷目录表。E.备考表。a.正文：填写立卷部门名称和卷内文件情况(包括件、页数量及缺失、修改、补充、移出、销毁等情况。)b.落款：第一行填写立卷人的姓名，第二行填写检查人（立卷部门负责人）的姓名，第三行填写立卷时间（年、月、日要完整）。