公文及公文处理

简析公文及公文处理工作中共遂宁市委办公室秘书二科（法规科）王锡全（2013年11月于农信社遂宁办事处）一、深刻认识，充分理解——历史源远流长2012年，《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》相继出台。——现实作用重要治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。——市委高度重视2012年11月，《遂宁市公文处理工作考核办法》出台，公文处理工作纳入市委市政府目标考核。基本概念：公文是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文的主要特点：1.明确的公务性。2.鲜明的政治性。3.法定的权威性。4.作者的法定性。5.较强的时效性。6.体式的特定性。7.文风的朴实型。8.严格的程序性。1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告。适用于向上级机关汇报告知、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复。适用于答复下级机关请示事项。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。近似文种异同辨析（1）决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容简要，公报较具体。公告与通告：使用者、内容、范围方面有区别。通知与通告：主要是适用对象有区别。通知与通报：内容的侧重点不同。意见与报告：行文方向和内容有区别。意见与请示：行文方向和内容有区别。请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的不同。请示与函：行文时间、方向、功能、结果不同。纪要与决定：适用对象、表达等方面有区别。决定、命令（令）与通报：适用范围和程度不同。近似文种异同辨析（2）公文组成要素（1）1.份号。涉密公文印制的顺序号。由6位阿拉伯数字组成。位于版心左上角第一行。2.密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。位于版心左上角第二行。3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。位于版心左上角第三行。公文组成要素（2）4.发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。红色小标宋字。5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名用3号楷体字。7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。2号小标宋，位于红色分隔线下2行，回行时须词意完整，梯形或菱形。8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。9.正文。公文主体，用来表述公文的内容。10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文组成要素（3）11.发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。12.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章端正，上沿与正文（或附件说明）空一行之内，下沿与日期下沿相切。公文组成要素（4）14.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。15.附件。正文的说明、补充或参考资料。16.抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。17.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。18.页码。公文页数顺序号。公文组成要素（5）二、常见毛病，问题初探（一）行文程序不规范1.行文依据不充分。2.越级行文。3.报告中夹带请示事项。4.涉及多部门事项未事先协商一致。5.直送领导或多头报送。（二）格式不规范1.与标题有关的问题：无标题或标题要素不全、标题编排不美观、生造文种或文种使用不当。2.与落款有关的问题：不区分加盖印章与不加盖印章的落款在编排上的不同、落款与正文空隔不当、印章歪斜。3.与附件有关的问题：附件说明位置编排不当、名称较长需回行时不与上行首字对齐、使用多余标点符号。4.与字体字号有关的问题：没有按规定使用字体、正文中字体混用。5.其他方面的问题：未严格按新国标要求设置页面和排版，上行文缺少签发人，信函格式的公文保留多余的版记要素，非信函格式的公文无版记或版记保留主题词、印数等多余要素。（三）标点符号用法不规范1.没分清点号之间层级关系，“乱了辈分”。顿号、逗号、分号、句号序次混乱。2.没分清标号之间不同功能，“戴错帽子”。标号使用错误最多的是书名号和引号。3.不注意语义语境，“站错位置”。主要出现在句号的使用上。4.不该标注时标注，“画蛇添足”。此问题多出现在附件或标题中。5.不按规范标注文中的括号，“蒙混过关”。公文中标注发文字号的括号应为六角括号“〔〕”，而不能使用圆括号“（）”、方括号“[]”或方头括号“【】”。（四）数字使用不规范不注意区分阿拉伯数字和汉字数字。（五）序次语不规范混用汉语序次语和汉字加阿拉伯数字序次语。（六）紧急程度和密级设定不规范随意设定紧急程度和密级，不按照相关规定严格管理。（七）文字表述不规范1.引用文件、会议名称或领导批示时不准确。引用文件名一般应该使用全称，后面加发文字号。2.概念表述不准确。如：“党中央、国务院及各级党政、政府”应改为“党中央、国务院及地方各级党政、政府”；“校园加固”应改为“校舍加固”；“市委保密局”应改为“市委保密办”或“市保密局”；“市委办秘书长”应改为“市委秘书长”；“遂宁市军分区”应改为“遂宁军分区”。3.单位、人员排序混乱。地方一般按行政区划顺序排列；单位顺序一般按党、政、军、群排列；人名根据不同情况和需要排序，或按职级“从高到低”，或按姓氏笔画“从少到多”，或按部门先后顺序。4.不注意口头表达与书面表达的不同。如“11年”，到底是指11年还是指2011年，让人不得而知。“04年”应规范表述为“2004年”。文中多次出现“几月几日”时，首个“几月几日”前需注明具体年份。5.词语搭配不当。如“发扬先锋模范作用”应改为“发挥先锋模范作用”，“加大协调”应改为“加强协调”或“加大协调力度”。6.前后表述不一致。如：同一个文件中不能同时出现“信访人、上访人、上访群众、信访群众”等前后不一致的表达方式。7.易混淆的字词使用错误。如“截止”与“截至”、“做”与“作”、“必须”与“必需”、“制定”与“制订”、“反映”与“反应”、“公布”与“颁布”等等。三、工作遵循，基本规范中央办公厅“党办精神”忠诚为要卓越为先创新为源拼搏为荣奉献为上自律为基省委办公厅工作要求精细化更科学上水平市委办公室工作要求主动精细规范市委办公室公文处理工作基本思路：——坚持“三化”取向（科学化、规范化、制度化）——恪守“三无”目标（公文审核无差错、公文运转无延误、公文制发无投诉）——遵循“三促”路径（强化责任促精细、强化规则促规范、强化学习促提升）——打造“四精”公文（外形精美、内容精准、文字精练、件件精品）中共遂宁市委办公室秘书二科（法规科）公开承诺大力弘扬党办精神，认真履行工作职能，严格遵循工作规范，切实提升服务水平。潜心公文处理工作，全力打造四精公文：一求公文外形精美、二求公文内容精准、三求公文文字精炼、四求公文件件精品。期待大家关心监督，尽心尽力不辱使命！（一）版面。A4型公文纸，210×297毫米，版心156×225毫米。每页22行，每行28字。如无特殊说明一般用3号仿宋字。尽量不平订。（二）版头。首页红色分隔线（含）以上部分。由份号、密级及保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和分隔线组成。（三）主体。首页红色分隔线以下末页首条分隔线以上部分。由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名及其印章、成文日期、附注和附件组成。（四）版记。公文末页首条分隔线（含）以下、末条分隔线（含）以上部分。一般由抄送机关、印发机关和印发日期组成。4号仿宋字。位于公文最后一页（偶数页）。（五）页码。4号宋体阿拉伯数字，左右各一条一字线，一字线距版心下沿7毫米。版记页前有空白页的，此两页均不编排页码。正文与附件一起装订时，页码连续编排。（六）横排表格。表格页码位置与其他页码一致。单页码表头靠订口、双页码表头靠切口。（七）信函格式。发文机关标志使用全称或规范化简称，居中排布，上边缘至上页边30毫米，红色小标宋字。红色武文线、文武线均为170毫米。标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。首页不显示页码。版记只保留抄送机关。（八）计量单位、标点符号和数字用法。应当严格按照有关国标要求执行（计量单位：GB3100、GB3101、GB3102;标点符号：GB/T15834-2011;数字用法：GB/T15835）。会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。A4办公用纸页边及版心公文首页版式联合行文公文首页版式（1）联合行文公文首页版式（2）公文末页版式（1）公文末页版式（2）联合行文公文末页版式（1）联合行文公文末页版式（2）附件说明页版式带附件公文末页版式信函首页版式命令（令）首页版式市委文件（遂委发）市委文件（遂委）市委文件（不编号函件）市委办文件（遂委办发）市委办文件（遂委办）市委办文件（遂委办内）市委办文件（遂委办函）备案报告（要件1）备案报告（要件2）备案报告（要件3）——关于数字的用法公文中的数字有两种：一是阿拉伯数字，另一种是汉字数字。如何使用，应视具体情况而定。统计数据必须用阿拉伯数字，成语、惯用语等则必须用汉字数字。1.时间的表述。一般使用阿拉伯数字24小时计时法，如“8:30”“14:30”“0:05”。常见问题，如“下午15:30”“24:05”等等。2.分数和百分比的表述。应该使用阿拉伯数字，而不能使用汉字数字，如“1/3”“50%”。3.概数的表述。与分数和百分比正好相反，概数的表述应使用汉字数字，如“四五米”“一两个小时”。4.全文体例。如果没有严格规定，应遵循一个原则，即照顾上下文，保持全文体例一致。——关于序次语的用法1.汉语序次语。如：“第一，……；第二，……；第三，……”“其一，……；其二，……；其三，……”“首先，……；其次，……；再次，……；最后，……”“一是……；二是……；三是……”以上四套序次语是各自独立的，不可混用。2.汉字加阿拉伯数字序次语。一、……（一）……1.……（1）……①……如果认为叙述的问题较小，可以直接出现后面的序次语，但序次语的层次不能逆向出现。——关于标点符号的用法标点符号分为标号和点号。标号：引号、括号、破折号、省略号、书名号、着重号、间隔号、连接号、专名号。点号：句末点号——句号、问号、叹号；句内点号——顿号、逗号、分号、冒号。常用点号的层级关系（从低到高）：顿号—逗号—分号—句号。1.分号前后必有其他顿号、逗号、冒号等其他句内点号。2.“即”后不加冒号。3.“现将有关事项通知如下”“特此通知”“特此函复”后应加句号。4.“妥否，请批复。”一般不能将逗号换做问号，也不能将句