项目三 拟写发送会议通知、制作证件与指示标识

•模块一：会前准备工作项目二拟制会议议程和日程任务一拟写发送会议通知你有收到过会议通知吗？举个例子吧！会议通知：是向与会者传递会议信息的载体，是会议组织者和与会者之间会前沟通的重要渠道，制发会议通知是会前准备的重要环节。会议议题、时间、地点、与会者确定之后，就应拟写会议通知并及时在会前发出，使有关人员及时收到并提前做好准备。那么，会议通知一般都有哪些内容组成呢？会议通知的内容：会议名称主办单位会议通知的内容会议内容会议地点起止时间参加人员联络信息报到事宜及有关要求此外，还包括：会议相关材料，如会议议程、需要讨论的报告等；回复时需要的明信片、信封、邮票等，明信片、信封上面应标明会议组织方的地址、邮编、收信人等，方便与会者回复。会议有关票证。如代表证、参会证、通行证等。会议地点、交通工具、线路等的说明或地图。根据受邀参加会议人员的身份不同或参会目的不同，可以采用不同的样式。内部会议常用的通知样式有：便函式卡片式内部会议通知的样式内部会议：是本单位人员参加的会议，常见的有经理例会、员工例会和特别会议，此外还有股东会议、董事会议等例1.便函式会议通知致：各部门经理发自：总经理秘书××日期：×年×月×日主题：部门经理的圆桌会议通知×年×月×日上午11：00，在会议室举行全体部门经理的圆桌会议。假如您不能参加请在×月×日之前打电话：1234567告知。附上一份议事日程和会议地点线路地图。附件：议事日程地图例2.卡片式部门经理会议目的：讨论公司下一季度市场营销计划时间：×年×月×日上午9:30地点：公司第一会议室如您无法出席，请于×月×日前告知××。电话号码：××××××××外部会议常用的通知样式有：请柬邀请信外部会议通知的样式外部会议：是由本单位主办的，其他单位参加的会议。要更正规、详细。对于邀请的嘉宾可采用请柬、邀请信的形式；其他参会人员采用一般会议通知形式或带回执的会议通知。例1.请柬请柬尊敬的先生/女士：您好！我们很荣幸地邀请您参加将于×年×月××日在×××××××××举办的××××××××××会议。本次会议的主题是：×××××××××真诚地期待着您的积极支持与参与！xxxxxxx××××年×月×日例2.邀请函会议回执：重要的会议、需要提前确定参会人数或需要安排与会者食宿的会议，会议通知中应附有会议报名表或会议回执，请与会者填写后寄回。会议回执的作用会第一，便于收集与会者的基本情况，统计参加会议的人数。第二，便于安排接待和食宿等后勤工作。第三，立法性会议或重要会议，参会人员接到回执后签字并返回，相当于履行了签发手续会议回执的内容会议回执通常制成表格式或卡片式。内容包含：1.明确会议组织者需要了解的信息，包括参加会议人员姓名、性别、年龄、民族、工作单位和地址、职务、联系方式、是否预订回程票等。2.会议回执一定要注明寄回的截止日期，截止日期一定要为会议住宿预订和确认留有余地。表格式回执样例：卡片式回执样例：会议委托书有些立法性会议，应出席的会议人员不能到会而委托其他人参加会议并代为行使权力，必须填写委托书，以保证会议通过决议时达到法定人数。被委托人在授权范围内行使权力，对委托人直接产生法律效力。发送会议通知的方法：（1）按通知的形式分有口头通知和书面通知。（2）按通知的性质分有预备性通知和正式通知。（3）按会议名称分有会议通知、邀请信、请柬、海报、公告等。可根据会议的性质、参加范围、紧急程度和保密要求选择恰当的发送方式，必要时使用两种以上方式，确保有效性。“会议通知”:用于研究工作、进行决策的会议，发送对象是会议法定成员或者相关成员、本单位内部人员或者本系统人员。“邀请信”:一般用于横向性的会议，具有礼节性，发送对象主要是本单位外部成员，如邀请的专家、学者、领导等。“请柬”:主要用于仪式类活动，如签字仪式、开幕式、闭幕式等，如上级领导、社会人士、兄弟单位等。“海报”:是一种公开性的会议通知，一般用于可以自由参加的学术性报告会，通常采用张贴的形式。“公告”:是通过登报或媒体发出的会议通知，如股份公司召开股东大会。会议通知：一般用于下行文。邀请信：一般用于本单位外部成员，平行的单位。请柬：一般用于上行文。发送会议通知的要求：（1）适当把握会议通知的发送时间。发送过早，容易被人忘记；发送过晚，与会者准备时间不足，影响会议效果。如有回执的会议通知，需要早些发送给与会者，以便对方考虑后回复。（2）仔细检查、认真核对。发送会议通知时应认真确定与会人员范围，保证每一位与会者收到会议通知。在邮寄前，要认真检查发送的通知及相关材料有无遗漏，仔细核对收信人名单，检查收信人的详细地址、工作单位、姓名等，以免发错。（3）重要通知应当面签收。重要的、保密性的会议通知，应当面送达与会者并请对方签收，如其他人代为签收的，应追踪落实，确保通知到人。（4）无论何种形式发出的会议通知，都要确认回复。保证会议信息能够按时、完整地传达给与会者。制发会议通知的流程：1.拟写会议通知。2.明确会议通知发送对象和联系方式。3.填写会议通知单并准备好相关附件。4.选择会议通知信息传递方式。5.确认会议通知是否送达（可采用电话、电子邮件确认或收回和处理回执单等方式）。请柬写法：1.标题。会议请柬2.称呼。要顶格写出被邀请者（单位或个人）的姓名名称。如“某某先生”、“某某单位”等。3．正文。写明会议时间、地点、方式、会议名称、主题等内容。结尾处一般用：届时敬请光临。4．落款。因请柬的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称和成文时间：具体的年月日，并盖章。邀请函写法：比请柬要详细1.标题。由会议名称和邀请函组成。2.称呼。（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠尊敬的敬语词，后缀先生女士同志等。3．正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用特邀请您出席（列席）照应称呼，再用过渡句转入下文；主体会议内容部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处要写上礼节性问候语或恭候语可用，如：敬请回复及光临；此致敬礼。4．落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。5．成文时间。写明具体的年月日评分标准项目序号评分要求内容1标题、称谓、正文、结尾、落款齐全，表述准确格式1标题、称谓、正文、结尾、落款齐全，格式规范回执2回执标题、要求时间、方式、单位等清楚。回执形式不拘排版3整体美观，字体、字号比例适中练一练试题2拟写会议通知（50分）杭州市志展科技有限公司为进一步宣传和提升企业形象和品牌形象，展示公司的生产和开发能力，增强各经销商的销售信心，为供需双方建立一个产销的平台。特于5月20日上午9：00—下午4：00在桐庐开元名都大酒店1号会议厅（白云源路999号）召开2016年新产品订货会。如果你是该公司的秘书，请你为公司客户拟写一份带回执的会议通知。为方便与会者参会。（回执寄回地址：杭州市桐庐县横村镇横富路288号何秘书，邮编：311512电话：64673663）作业：练习册14-16页任务二制作会议证件和指示标识会议证件的作用1.对会议进行管理，证明与会者身份；2.控制人员出入，保证会议安全；3.统计到会人数，维持会议秩序。会议证件的内容一般包括会议名称、证件名称、主办方名称和编号；重要会议或保密性会议的证件还应有与会者姓名、职务、单位、与会者照片。一起回忆一下：与会人员一般有哪些？正式代表列席代表嘉宾代表工作人员会议证件的类型：正式代表列席代表嘉宾代表工作人员代表证列席证来宾证工作证记者证大家都见过哪些样式的会议证件？会议证件的样式系带式系带式优缺点：取戴方便，但容易晃动。夹子式优缺点：能更换标签重复利用，但成本略高。粘贴式优缺点：经济、方便，但粘贴在衣服上易留下痕迹。台签式制作会议证件的程序：（1）设计内容。重要的大中型会议，证件和姓名卡片要正规。在设计会议证件时，应从会议管理的需要出发，兼顾会议工作方便和安全两个方面。（2）设计颜色。证件的形式应反映会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。根据不同身份的与会者和不同作用的证件，如正式代表、列席代表、工作人员、媒体记者等，将证件设计为红、黄、蓝、白等不同颜色。做到既有利于区别各种不同证件，又体现会议庄严、隆重、热烈的特点（3）控制印刷数量。根据会议人数的实际需要，控制印刷数量，保证会议安全。（4）重要的、具有保密性的会议要贴上本人照片，并加盖大会印章。小贴士：应注意根据公司的不同文化理念设计相应的会议证件或姓名卡片。制作会议指示标识：会议指示标识的类型：（1）标识牌（指示牌）。在入口处、签到处、接待处、贵宾室、洗手间等区域设置指示标识，方便与会者前往。（2）区域图。大、中型会议应事先根据与会人员的分类划出各区域的平面图，张贴于会场入口或签到处，使参会人员入场、退场井然有序。表彰、总结类型的大会，应将被表彰、奖励的人员或代表安排在前几排，并在区域图上明确标出。简单、醒目、实用指示标识的制作要求：练一练：假如杭州市xxxx学校50周年校庆即将举行，本次校庆邀请了上级领导、毕业生、媒体记者、退休教师参加，届时将参观学校的校园及设施，在校学生和教师以及会议工作人员等也参加了校庆庆祝和服务工作。由于人数众多，为进一步分清各类人员，做好参观接待服务工作，需要为我校校庆制作会议证件和指示标识。请模拟制作相关证件及会议区域图。要求：以小组为单位完成。完成之后，上台展示，评比，获胜组每人加5分。作业：完成练习册相关题目。