房地产档案信息化建设

管理与财富164商务经济房地产档案信息化建设【摘要】：房地产档案信息化建设中，由纸质等档案形成电子档案的建档工作量大、资金紧张、人才队伍不稳定、档案管理缺乏激励机制、信息化建设不规范和信息化建设存在的风险等问题，需要抽调专门的技术人员进行专项建设，增加资金投入，建立激励机制对档案管理人员进行培训和稳定房地产档案管理队伍，规范房地产档案的信息化建设，提高房地产档案的抗风险能力。房地产档案的信息化建设必须用创新的思维研究信息化建设中存在的问题和解决这些问题的对策，充分发挥房地产档案的社会服务功能。【关键词】：房地产；档案管理；信息化建设曾旺辉1黎永索2（1.益阳市资阳区城区房地产管理处，湖南益阳，413001；2.湖南城市学院土木工程学院，湖南益阳，413000）随着科学技术的进步和社会经济的发展，全球已经进入到信息社会，我国信息化建设发展势头迅猛，房地产档案信息化建设面临着挑战与机遇。所谓房地产档案信息化，是在国家房地产行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对房地产档案信息资源进行配置、管理和提供利用服务。换句话说，房地产档案信息化就是指档案管理模式从以档案实体保管为重点，向以房地产档案信息为管理和服务重点的转变过程。1.存在的问题1.1建档工作量大房地产档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。房地产档案具有真实性、凭证性、动态性和共享性等特征，房地产档案形成于产权管理过程中，跨越历史时间长，其数量大，内容涉及面广。不同的历史时期，人们对房地产档案的认识有很大的转变。不同时期的档案经历不同时代的管理人员之手，产权档案具有明显的时代特征。不同的历史时期，房地产档案存在很大的差别。在影像技术和计算机信息技术普及之前的存量档案，主要是纸质档案，且纸质档案中对于产权的描述过于简单，基本只有产权的平面布置图，产权周围的情况描述较少。但是，存量房地产档案的信息化建设工作量大，信息化建档麻烦，给现有的档案管理人员增加了难度。同时，对于新建档案，要实现信息化建设，无疑增加了许多新的内容，对房地产档案管理工作提出了更多更高的要求。1.2资金问题房地产档案信息化建设是投资较大的项目，要实现档案的信息化，需要在硬环境和软环境方面加大投入。房地产档案要实现信息化，需要添加许多硬件设施，包括影像设备、网络建设、档案管理系统的开发和档案管理人员的培训等等，都需要大量的资金。对于存量房地产档案的信息化建设，需要抽出专人进行专项整理和建设，需要投入很大的资金。目前，在资金的来源、资金的额度和资金的管理上都存在很多问题，资金的缺口很大，在资金管理上还不够科学合理，在资金的使用上分散和浪费现象仍然存在。1.3人才问题房地产档案信息化建设，技术含量高，需要一大批复合型人才。但是，长期以来，由于档案管理工作岗位吸引力不够，高素质的复合型人才不愿进入档案管理系统。同时现有的档案管理人员从学历层次、综合能力和专业素质等方面相对来说都存在差距，房地产档案管理人员进行继续教育动力不足，对于新的管理方法和管理手段认识不清，需要加强培训。当前有些房地产档案管理部门存在队伍不稳，人才流失的现象，房地产档案人员在专业结构、年龄结构、性别结构、人员数量等方面也急需进行调整和优化。1.4缺乏激励措施档案信息化建设头绪多，要求高，工作繁琐，待遇低，从事档案管理的人员工作缺乏主动性。究其原因，在于档案管理缺乏绩效考核和激励措施。由于缺乏有效的激励措施，现有档案管理队伍不稳定，人员流失严重。档案管理的人员培训和档案管理队伍的稳定，需要激励措施来促进。在档案管理上激励措施不够，也与激励措施的有效执行力度有关。1.5建设不规范房地产档案信息的建设与管理，需要制定统一的标准和格式，但是，档案信息化建设的标准和格式不统一，信息化建设不规范。在数字档案信息的形成与管理中使用标准，有助于数字档案信息在存取与保存时的完整性。标准的使用不仅有利于数字档案信息的科学管理，同时，遵守与使用标准还便于数字档案信息随技术的发展在新、旧数字平台间转换，这将直接降低保存数字档案信息的费用。随着技术的发展，数字档案信息在新、旧数字平台间的转换是通过不同的标准与规范进行的，如果数字档案信息按标准进行管理，就会降低数据格式变换的频率。格式变换、数据迁移的频率降低，所需的费用自然就降低了。同时，数字档案信息还存在数据的巨大性、存储格式的多样性等特点。房地产档案信息化建设急需进行规范管理。1.6信息化风险大近年科学技术的进步，给房地产档案的管理带来了新的技术手段，给房地产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础，同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全，面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。在信息化的管理过程中，大量数字信息都储存在硬件设备中，设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当，就有可能发生损坏及老化等现象，从而导致大量数据的损坏，造成损失。存储设备都有一定的保存年限，需要不断的拷贝和更新，更新不及时，也可能造成损失。信息化的操作要求技术性比较强，一旦操作失误就有可能带来损失，比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候，就会遇到传输风险，如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等，如果没能很好地防范，就有可能造成严重损失。在我国政府全面实施信息化强国发展战略的背景下，档案信息化建设如火如荼。然而在这场信息化建设的大潮中，信息化建设的风险问题也逐渐显露。数字档案信息是指以数字符号的形式出现的可管理和可利用的档案信息，它既可以是数字形式的档案信息，如电子文件、CAD工程图纸、集文字声音图像等为一体的多媒体信息，也可以是对馆藏的纸质档案进行数字化加工后形成的音频、视频、图像等数字信息，同时又可能是档案管理部门在工作过程中形成的方便检索、方便查询、方便统计的档案目录信息。因此，信息化项目是一项高风险的系统工程。数字档案信息对计算机设备的高度的依赖性，使处在系统网络中的数字档案信息表现出的不安全性也十分明显。档案信息化在给人们带来方便快捷的同时，也给人们带来了不少担忧:（１）信息安全问题，（２）知识产权问题。这些问题的产生，在一定程度上阻碍了档案信息化工作的顺利进展。目前，用于解决上述问题的对策除了技术以外，也有很多学者呼吁应尽快出台关于档案信息化的法规、政策和标准。管理与财富165管理与财富BCM_______________2009年06月2应对措施2.1存量档案集中建档房地产存量档案多，信息化建设需要进行大量的工作，工作任务繁琐，技术含量高，房地产档案管理部门需要抽调专门的技术力量和人员进行专项建设。由于集中对存量档案进行整理，需要的人员多，同时由于技术要求高，房地产档案管理部门需要从内部和外部抽调精干的技术人员进行技术支持。由于工作任务大，需要集中一段时间进行专项建设。房地产档案工作人员应主动出击，直接参与业务工作，及时了解业务部门工作动向和工作程序，在保持现有收集渠道稳定的同时，开辟新渠道，做到经常性收集与集中性收集相结合，主动收集与上门收集相结合。充分利用现代的科学技术，多方面收集相关房地产档案信息，提高房地产档案的服务功能，完善房地产档案信息，使档案的使用者对档案信息基本情况更容易理解和接受。2.2增加资金投入房地产档案信息化建设是投资较大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前档案事业发展“十一五”规划已被列为国家“十一五”专项规划项目，但对于档案信息化还有许多工作要做。在资金答理上不够科学合理，分散和浪费现象仍然存在。有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于改进。2.3加强队伍建设房地产档案信息化的建设和实施，需要既懂计算机网络技术又精通房地产的复合型人才，因为无论是系统软件的选购、研发，还是信息化的具体实施、维护，都需要这些人才的支撑。信息化人才匾乏，尤其是专业性复合型人才的缺乏，致使房地产档案部门很难真正开展档案信息化建设。加强培养教育，造就一大批复合型房地产档案信息化管理人才是目前的当务之急。房地产档案网站建设成功与否，数字化是前提，人才是关键。经过近几年的发展，我们已经初步培养了一批既懂档案专业，又懂网络技术的专门人才。但还远远不够，房地产档案部门要创造条件，吸引技术专门人才留下来工作，提高信息化技术水平。2.4建立激励机制房地产档案信息化建设的顺利推进，需要建立有效的绩效管理与激励机制。绩效考核的结果仅是绩效管理过程的一部分，在完成绩效过程中考核者更多的要着重发挥指导、培训功能，让被考核者积极主动地向绩效提升努力。借此，房地产档案绩效管理要最大限度挖掘员工潜力，提高员工绩效，进而实现房地产档案管理水平的提高。在管理上，还需要研究如何增强房地产档案人员的活力。例如，引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案基本业务建设的前提下，开展对社会的有偿服务等等。2.5规范电子建档标准近年来，随着计算机和网络的普遍应用，各级机关、团体和企事业单位在日常事务中产生了大量有保存价值的电子文件，然而，根据调查，目前我省各级档案局、馆尚未正式启动归档电子文件的接收与管理工作。在房地产档案信息化建设中，应加强电子文件的归档与管理工作，在承办房地产业务过程中产生的电子文件，应及时登记、整理、编目、归档，建立和完善电子文件的接收、采集、保管、保护和利用等管理措施，确保房地产电子档案的顺利移交接收、安全保管和有效利用。2.6进行风险评估和管理房地产档案部门在引进技术和应用技术两个方面都存在风险。一方面，引进的技术不一定能对房地产档案管理产生积极效果，或者很难完全转化为实际应用的技术。另一方面，由于信息技术比较复杂，在应用技术的过程中会产生风险，许多房地产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而操作不当，进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性。同时，由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善，也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。房地产档案信息化建设需要进行风险评估和风险管理，应遵循法治、伦理、效用和创新等整体指导原则。房地产档案信息安全保障体系的建设应该在相关的法律法规指导下进行。这就要求建立健全档案法制化体系，要从立法、执法等各个环节组成完整的法律防治体系。信息伦理就是信息活动中根据善恶标准，依靠人们的内心信念和特殊社会手段维系的，调整人与人之间以及个人与社会之间信息关系的原则规范、心理意识和行为活动。健全的档案安全环境，需要法治和伦理两方面的相互配合。信息化背景下的安全是相对的，面对数字技术的不断发展，没有必要追求成本高昂的安全，只要注重实效，将风险降至可接受的范围之内即可。随着计算机技术的发展和普及，档案的电子化给房地产档案的备份和异地存储提供了可能。一方面要对库存档案电子化，另一方面新入库档案资料需要进行电子化工作，办理完毕的房地产档案在进行纸质档案归档的同时，要进行电子文件归档，将该电子文件拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套进行异地保管。根据电子公文涉密程度，对相关房地产电子文件要实行加密处理，同时加强房地产档案信息安全保障方面的技术研发，提高自主创新能力，努力做到扬长避短，为我所用。房地产档案信息化建设风险管理和控制需要可靠的法治保障。目前，我国与数字档案信息安全保障体系相关的国家法律包括《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国电子签名法》、《全国人大常委会