基建工程竣工资料归档管理规定

北京京能新能源有限公司企业标准Q/XNY-214.05-08-2012基建工程资料归档管理规定2012-06-30发布2012-07-01实施北京京能新能源有限公司发布基建管理Q/XNY-214.05-08-2012II目次前言.........................................................................................................................................III1范围...............................................................................................................................................12规范性引用文件...........................................................................................................................13术语和定义...................................................................................................................................14职责...............................................................................................................................................25管理活动内容与方法...................................................................................................................36检查与考核.................................................................................................................................10附录A（支持性附录）基建档案归档范围与保管期限...............................................................11附表B（支持性附录）声像档案移交内容及保管期限...............................................................19附表C（规范性附录）卷内备考表...............................................................................................20附表D（规范性附录）案卷封面...................................................................................................21附表E（规范性附录）卷内目录...................................................................................................22附表F（规范性附录）竣工资料移交申请表...............................................................................23附表G（规范性附录）竣工资料审查表.......................................................................................24附表H（规范性附录）XXX建设项目案卷移交清册....................................................................25基建管理Q/XNY-214.05-08-2012III前言本标准是根据北京京能新能源有限公司（以下简称新能源公司）标准体系工作的需要编制，是企业标准体系建立和实施的个性标准。档案是国家和企业的宝贵财富，档案管理目的是为加强公司工程基建过程中的资料积累，保证建设工程档案内容齐全、准确、有效，并加快企业标准体系的完善，适应国家标准和国际先进标准的需要。本标准的附录A、B为支持性附录，附录C—H为规范性附录。本标准由公司工程部提出并归口管理。本标准起草单位：工程部本标准起草人：杨骞杨华本标准修改人：季万勇本标准审核人：季万勇本标准复核人：樊立云王丰绪本标准批准人：岳恒飞本标准于2011年8月首次发布，2012年6月第一次修改。基建管理Q/XNY-214.05-08-20111工程竣工资料归档管理规定1范围本标准规定了北京京能新能源有限公司基建工程资料归档保管原则、内容、保管期限和档案质量要求，档案立卷、装订、归档、移交。本标准适用于公司所属全资或控股风电工程（含新建、扩建及改造工程）、太阳能发电工程的竣工资料归档管理，其它工程参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》档发字[1997]15号《国家重点建设项目档案管理登记办法》GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》DA/T22-2000《归档文件整理规则》国家电力公司总文档［2002］29号《火电企业档案分类表6-9大类》(修订本)DL/T5191-2004《风力发电场项目建设工程验收规程》中电建协工［2006］6号《电力工程达标投产管理办法》中电建协工[2006]1号《中国电力优质工程评选办法》3术语和定义下列术语和定义适用于本规定：3.1前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.2竣工文件：工程项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。3.3施工文件：工程施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.4竣工图：工程竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.5监理文件：指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.6竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.7设备资料：设备说明书、图纸、合格证、出厂检验报告。进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明等。3.8单位工程：具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程的分类应符合《电力建设施工、验收及质量验评标准》。3.9电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支撑软件、参数和其它相关数据。基建管理Q/XNY-214.05-08-201123.10正本：有规范格式和生效标志的正式文本。（即指有各方代表符合规定格式的亲笔签名，盖有责任单位公章的文件。）3.11副本：再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。3.12归档：对办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理移交保存的过程。3.13立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。3.14“三纳入”：档案工作纳入工程建设各项规章制度、工作计划及流程；纳入工程建设参建各方项目日常管理；纳入工程建设项目的岗位责任制、经济责任制。3.15“四参加”：参加设备、材料技术协议的洽商；参加设备开箱验收或引进项目接收；参加建设项目的验收及评价；参加建设项目工法、专利、科技成果、QC成果、“四新”成果的积累、开发。3.16“五同步”：下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查工程进度与检查文件材料积累同步；工程验收、评价与文件材料归档同步；科技成果等评审与文件材料归档同步；项目移交生产与项目文件材料完成归档同步。3.17“六同时”：工程建设合同中约定安全、质量、进度、造价的同时，约定对档案质量的要求；编制工程质量计划的同时检查文件材料形成质量计划；检查工程质量的同时检查文件材料形成的质量；检查主体施工单位工程质量同时检查分包单位的文件材料形成质量；检查建设单位的文件材料同时检查设计、监理、总承包等主要参建单位的文件材料形成质量；达标投产复件检通过的同时具备档案利用条件。4职责4.1工程部4.1.1本标准的归口管理部门，负责标准执行情况的监督、检查、考核。4.1.2负责指导、协调项目公司基建工程档案管理工作。4.1.3负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理和归档。4.2前期部4.2.1负责工程前期文件管理，负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理和归档。4.3计划部4.3.1负责招投标文件管理和合同管理，负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理和归档。4.4项目公司4.4.1组织各参建单位学习、贯彻落实公司基建档案管理规定，制定项目公司档案管理实施细则。4.4.2定期、不定期组织监理单位、施工单位档案管理人员、施工技术人员、质量管理人员、资料管理人员、技术负责人召开档案管理工作会议，解决工程档案实施过程中存在的问基建管理Q/XNY-214.05-08-20113题。4.4.3定期、不定期组织组织相关人员进行施工过程资料和验收资料的收集、整理检查，并监督监理单位、施工单位按档案归档内容进行收集和整理，做到与工程同步，内容准确、项目齐全。4.4.4负责各参建单位档案整理和归档过程中的指导、监督。4.4.5负责竣工资料的达标移交。4.5设计单位4.5.1负责地址、测量、水文、气象等设计基础资料保管。4.5.2设计阶段形成的图纸、文字说明、概预算书、设备材料清册、专题报告、设计计算书、工程标书、询价书、报价书、竣工图等设计资料保管。4.5.3提交竣工图纸。4.6监理单位职责4.6.1负责监理过程形成的监理大纲、监理规划、监理细则、专题会纪要、监理工作总结等资料保管。4.6.2协助建设单位监督、检查项目建设中文件收集、积累、整理情况，审核、签署竣工文件。4.7施工单位职责4.7.1负责工程建设期间建筑施工、安装全部资料形成、收集、整理和保管。4.7.2按归档要求提交竣工资料。4.8调试单位4.8.1负责提交调试方案、措施、调试报告，调试过程中设备缺陷处理记录，调试试运质量验评表、性能试验、调试过程中变更设计资料、调试工作总结等调试过程中产生的文件材料。4.8.2按归档要求提交竣工资料。5管理活动内容与方法5.1总则工程档案是工程建设与管理的重要组成部分。参加工程建设的参建单位应重视档案工作，加强档案管理，明确人员岗位职责，健全本单位档案管理制度，做好档案管理工作。5.2工程档案归档范围及保管期限5.2.1竣工文件的归档范围,见附录A。5.2.2竣工文件的保管期限，见附录A。5.2.3竣工文件的分类以《火电企业档案分类表6-9大类》为依据。（一）“8基本建设”和“9设备”类共用系统的目录号（代号），前两位数用“工程代号”，后两位数用“工期”标识，各期工程机组号连续编制。基建管理Q/XNY-214.05-08-20114举例：0101工期工程代号公司目前基建项目工程代号编制如下：01—乌兰伊力更02—辉腾锡勒03—察右中04—吉相华亚05—赛汗06—哲里根图07—商都08—昌图09—山东生物质