侨鑫集团工程档案资料管理培训

工程档案资料管理培训侨鑫集团珠江新城项目管理中心2009年9月一、培训目的统一和规范项目管理；打造精品的需要；提高全员管理水平；管理的目标：项目成功，进度、质量、安全达标；管理的理念：管理就是服务；行事风格：简单、实用、有效。二、档案资料管理的重要性1、档案资料在《项目管理知识体系指南》（PMBOK指南）里被统称为：组织过程资产organizationalProcessAssets，组织过程资产贯穿于项目管理的9个知识领域和44个管理过程，是项目管理理论不可缺少的一个组成部分。组织过程资产定义：来自于任何或所有参与项目的组织的正式或能够用于影响项目成功的任何或所有同过程有关的资产。●过程资产包括正式和非正式的计划、方针、程序和指导原则。●过程资产也包括组织诸如吸取的教训和历史信息这样的知识库。组织过程资产可以归纳为如下两类：过程测量数据库项目档案历史信息与教训知识库问题与缺陷管理数据库配置管理知识库财务数据库包括：1）组织进行工作的过程与程序（细分有11条）；2）组织整体信息存储检查知识库（细分有6条）；2、项目的档案资料管理从侧面反映了项目管理的质量；它是工程项目管理规范化、程序化、标准化、精细化的体现；它是工程项目管理过程的痕迹，在某一特定的时候，它是企业利益的‘护身符’；对工程项目的评优，资料管理往往具有一票否绝性。3、档案资料的管理为项目管理不断总结提高、完善自我、提升市场竞争力提供了宝贵的经验财富。三、档案管理的分类与关系根据地产板块组织架构下项目管理中心的主要职能，是对工程项目实施阶段的全过程进行统筹、协调、管理直至交付使用，由于管理中心的档案资料主要是在项目建设过程中产生的，都是与工程管理相关的资料，所以按对其管理的责任主体进行分类：分类责任人两者的关系管理中心文档资料文员/资料员相容性：管理中心的文档资料覆盖工程资料工程资料专业工程师责任部门综合管理部责任人文员/资料员工作监督检查部门综合管理部组织牵头每季一次管理中心领导参加检查报告及改进措施管理的目标操作简便条理清楚资料完整检索快捷操作的模式利用管理中心办公局域网，各自在《文档资料管理操作指引》统一平台上工作管理的窗口对所有合作单位统称为资料室（所有进出管理中心的文件、资料、图纸、变更、签证单、合同等等均由此窗口）1、项目管理中心文档资料的管理窗口职责收、发文件、图纸、设计变更、工程合同以及相关工程资料等；做好登记，资料管理台帐的录入、资料成册归档、资料存放保全；重要文档资料的电子信息转化；定期备份电脑资料信息；快速查找并提供档案资料信息；跟办急件、签证单、粮单、竣工结算资料（续上表）管理规定对所有新进场合作单位，资料室应及时发出业主方资料管理要求的指引；所有合作单位向业主发文，应提交原件一式两份；合作单位在多次催促也无人收取文件的情况下，资料室应以特快专递的形式发出文件，邮资可向对方索赔；所有文档资料的档案流水编号由资料员统一编排、管理，专业工程人员无需理会；除合作各方的资料员外，与工程相关的任何人员不得代为转交文档、资料，各单位的文件传递应在资料员间进行；（续上表）管理规定所有业主方的工程文件应有三级审核确认机制：①一般性文件/资料：专业工程师→专业经理→项目副总，②特殊或重要文件/资料：专业工程师/专业经理→项目副总→项目总经理（视文件种类和问题性质由项目总经理定）；所有合作单位的来函回复必须行文经审批后发出，严禁以在来函上手写加批意见形式回复；业主方所有人员的签名应附带真实日期。（续上表）责任部门项目部责任人专业工程师工作监督检查部门综合部督办项目部组织牵头每两月一次项目总经理参加检查报告及改进措施管理的目标条理清楚信息完整更新及时取用便捷操作的模式分三大专业，利用管理中心办公局域网，各自在《工程资料管理台帐》统一平台上工作。2、工程资料的管理档案管理规定1.项目部应加强专业工程人员文件处理时限的管理，一般性文件处理不得超过三个日历天；2.项目部应加强专业工程人员文件批复质量的管理，流程性文件严禁用签名替代审核意见；3.项目部应按建筑设备安装工程、土建工程、室内精装修工程三大专业设置工程资料管理台帐，同时指派专人对这些台帐进行录入、更新等管理工作；4.所有合同工程图纸，项目部必须保存一份原件；5.项目部应分专业指派专人进行设计变更的管理，并及时在所保存的施工图纸原件上对设计变更进行标识；6.项目部应分专业指派专人进行工程实物影像资料的管理，定期编辑按月上传资料室存档；7.项目部应指派专人统一进行对合作单位违约扣款或索赔的管理；三、《管理中心文档资料管理操作指引》的解释（一）合作单位来文流转路径操作说明表格链接1.1可自行处理的文件：施工（或供货）单位（发）→资料室（收）→管理中心副总经理批处→存档；1.2需提请相关部门协助处理的文件：流转路径同（1.1）→文件处理意见由经办人填写在《处置卡》→项目副总经理审核→管理中心副总经理审批签发→资料室（转）→提请相关部门处置（给回复意见）→资料室（收）→管理中心副总经理阅处→存档；①要求所有合作单位在向我方发文时提供2份原件，1份存档、1份转管理中心副总经理批处；②严禁在合作单位来文上直接加批处理意见，所有来文回复意见应以书面形式回复对方；③不能自行处理的文件应由经办人填写《处置卡》，并应有建设性的处理意见；④《处置卡》上的回复意见由相关部门直接填写在《处置卡》上，《处置卡》原件存档，同时复印一份给管理中心副总经理阅处；⑤所有来文应按项目分类存档并登记入台帐。珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC19：外单位来函处置卡.doc资料员项目总经理项目副总经理专业经理/专业工程师转批处批处转返回返回项目管理中心内部工程管理类文件流转的路径：（逻辑关系图）（二）与工程开工相关的文件：管理用表格表格链接《珠江新城工程开工指令》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC05：开工令.doc《珠江新城开工申请报告》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC01：单位工程开工报告.doc《珠江新城施工组织设计（方案）报审表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC02：施工组织设计方案报审表.doc施工场地具备作业条件时，即可向施工单位发出开工指令，要求施工单位做好技术、材料、机械、人员、工作面等准备，符合开工条件后批复开工申请报告；业主发出开工指令的目的：①要求做好施工准备工作；②明确施工技术方案先行；③确定工期计算时间；（三）与扣款或索赔相关的文件：管理用表格《珠江新城合作单位违规扣款（索赔）通知单》珠江新城项目中心工程部表格\ZUJXC18：索赔通知单.doc财务《扣款通知单》（注：在明源软件上操作填写）增补资料\扣款通知单（明源）.doc执行依据《工程质量缺陷赔偿标准》增补资料\12.工程质量缺陷赔偿标准.xls《施工现场管理规定》增补资料\18.施工现场管理规定.doc施工合同的相关规定作为依据：施工进度延后的进度款暂扣，质量缺陷让步接收的索赔等；视违规情节与管理需要由项目管理中心商定的依据。（续上表）管理要求处罚（扣款）是管理的手段，不是目的，使用处罚（扣款）时要慎重；处罚（扣款）要以合同为依据；索赔事件发生后，业主方、监理方、土建总包方、相关单位要以最快时间到场，登记证人，搜集证物，拍照取样；索赔事实及被索赔单位认定后，即使索赔损失大小未有确定，都必须即时向被索赔人发出索赔事件通知函件；在实施所有处罚扣款、索赔扣款前，必须向被索赔人发出索赔金额通知函件；（四）办理工期延期申请及审批的相关文件：管理用表格《珠江新城合同工期延期申请表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC12：合同工期延期申请表.doc《珠江新城合同工期延期审批汇签表（延期20天内）》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC13：合同工期延期审批汇签表（20天内）.doc《珠江新城合同工期延期审批汇签表（延期超20天）》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC14：合同工期延期审批汇签表（20天以上）.doc《珠江新城合同工期延期申请批复通知单》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC15：关于合同工期延期的通知.doc管理要求项目部应重视合同工期的管理，并应贯穿项目施工全过程；项目部应重视土建总包单位、各指定分包单位和独立分包单位的施工进度计划编制、报审、存档及动态管理工作；在合同工期即将出现延误时，项目部应及早通知合作单位，敦促施工单位或者调整原计划、或者加大投入、或者提出延期主张并搜集相关证据。（五）办理合同工程验收的相关文件：管理用表格《珠江新城工程竣工验收申请表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC06：工程竣工验收申请表.doc《珠江新城工程竣工验收意见表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC08：工程竣工验收意见表.doc《珠江新城工程竣工验收证明书》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC09：工程竣工证明书.doc《珠江新城供货验收证明书》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC17：供货完成验收合格证明书.doc管理要求每一合同工程均应由合作单位向业主申请办理合同工程验收手续；合同工程验收程序：①施工单位自检合格→→在合同工期结束前至少14天填写《验收申请表》→→报监理单位在7天之内初步验收→→报业主在7天内（合同工期结束前）正式验收；②业主组织验收→→参与验收各方就工程质量问题提出整改意见→→各方同时给出是否同意该合同工程通过本次验收的判断→→同时填写《竣工验收意见表》；③如各方均同意通过合同工程验收→→监理单位汇总并整理工程质量问题整改意见→→合作单位承诺在限期内整改完毕。（续上表）管理要求④整改完毕后报监理单位与业主复检→→复检合格后办理《竣工验收证明书》→→证明书的竣工日期填写合同工期结束时间；⑤如有任何一方不同意本次合同工程验收→→之后步骤同③；⑥整改完毕后重新填写《验收申请表》→→由业主按步骤②重新组织验收→→验收合格后办理《竣工验收证明书》→→证明书的竣工日期按合同工期累加工程质量问题整改时间填写；注意《申请表》、《意见表》、《证明书》的时间逻辑要对应；（续上表）管理用表格《珠江新城竣工结算资料审核汇签表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC10：工程竣工资料审定表.doc《珠江新城工程竣工结算资料（完成审核）移交表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC11：工程竣工资料移交表.doc管理要求合作单位必须在竣工结算图上对所有发生的设计变更进行标识，否则为不合格资料，退回整改重报；审核资料时重点核对报审图纸发生变更的部位；审核资料时注意前后资料时间逻辑的对应；《竣工验收证明书》如显示有合同工期延期，应提醒合作单位结算时会受到工期索赔；合同工程完工后，业主应及时向合作单位发出办理竣工结算资料审核的指令，并要求对方在1~3个月内提交结算资料；整个项目工程完工后，项目部应及时编制竣工结算资料审核计划，并督促计划的落实；所有竣工结算资料的审核应在已确定的项目工程竣工之日起6个月内审结；（六）办理竣工结算资料审核的相关文件：（七）甲供材料管理的相关文件：管理用表格《珠江新城业主指定材料结算汇总表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC04：甲供材料中期汇总表及送货交验单.doc《珠江新城业主指定材料送货交验单》管理要求《珠江新城甲供材料管理办法》增补资料\珠江新城甲供材料管理办法.doc谢谢大家！