中国铁塔合同系统用户培训(场租管理改造分册)

中国铁塔信息技术研究院2016年8月合同管理系统用户培训——场租管理改造功能•改造功能概述改造简介•合同类型调整•站址合同起草表单•站址合同审批流程•合同审签单•站址合同变更补充•站址合同终止解除•无条件转名合同&代持合同•其他功能说明使用说明•上线要求上线要求提纲1本次合同管理系统场租管理改造，是按照公司领导要求以及总部财务部下发的《场租管理办法》，以强化站址相关成本费用支出的刚性管理为目的，实现从源头（合同系统）录入站址、增值税、租金/电费单价等信息，且通过合同审批提升关键信息录入及变更的准确性，减少人为操作带来的数据偏差。主要改造点包括：合同起草时需要选择对方开具增值税专票情况；关联站址信息，并按照站址填写租金、电费单价、付款计划；审批流增加物业管理员节点；站址信息更正审批；代持合同录入合同系统等。本次改造内容中，除合同类型调整全国适用以外，表单及流程等改造仅涉及地市公司站址相关的租赁、物业、用电、租电一体合同。对于总部、省公司，合同表单和流程保持不变。场租改造概述2【财务信息】：是否固定金额、能否开具增值税专用发票、价税金额、合同总金额等【站址信息】：站址编号、名称、租金单价、电费单价、单站价税金额等【付款条款】：按站址填写租金付款计划【基本信息】：合同名称、类型、对方主体、签订依据、对方资质、合同有效期、正文附件、承办人信息等•改造功能概述改造简介•合同类型调整•站址合同起草表单•站址合同审批流程•签订盖章表单•站址合同变更补充•站址合同终止解除•无条件转名合同&代持合同•其他功能说明使用说明•上线要求上线要求提纲3从财务角度，按照包含的费用类型对站址相关的合同类型进行调整。“支出类”—“站址服务类合同”下：原“站址租赁类”改为“站址场地/房屋租赁类”；新增“站址物业管理类”；原“站址电费类”改为“站址用电类”；去掉“室内分布服务类”（系统中现有的“室内分布服务类”合同并入“站址租电一体类”；新建合同、导入合同均不可再使用此类型。）合同类型调整4物业系统不接收不在本次改造范围内只有这四类合同会在签订盖章后（即进入“履行中”）推送物业系统，其他类型的合同不推送。•改造功能概述改造简介•合同类型调整•站址合同起草表单•站址合同审批流程•合同审签单•站址合同变更补充•站址合同终止解除•无条件转名合同&代持合同•其他功能说明使用说明•上线要求上线要求提纲51.基本信息6本次改造涉及的地市公司站址相关合同起草表单，【基本信息】部分如右图所示：1.基本信息（续）7字段名说明站址场地/房屋租赁类站址物业管理类站址用电类站址租电一体类1是否有条件转名合同新起草合同要区分是新签还是有条件转名必填必填暂不适用必填2若转签自代持合同，请选择代持合同编号先录入代持合同（包括在物业系统已录入）再选择按实际选择按实际选择暂不适用按实际选择3对方选择方式新增“综合选址”，默认此值不能修改适用适用适用适用4费用支出类型默认“成本费用支出”，不可修改适用适用适用适用5签订依据类型新增“综合选址”，默认此值不能修改。签订依据附件非必传适用适用适用适用6是否框架合同默认为“否”，不可修改适用适用适用适用7是否关联框架合同默认为“否”，可修改适用适用适用适用8合同有效期导入物业系统，作为合同计提起止时间适用适用适用适用注：下划线为新增字段。由于代持合同的选择关系到物业系统的财务处理，请承办人和审核人务必确认选准！一旦错选物业系统无法恢复。2.财务信息（站址租赁类/物业管理类）-能开专票8站址场地/房屋租赁类、站址物业管理类，“是否固定金额”默认为“是”不可修改。含租金或物业费的合同，需要用户选择对方能否开具增值税专用发票。对方能开具增值税专用发票的情况下，需要分别录入“不含增值税租金”和“增值税进项税额”。“合同总金额”取两者之和。“年租金”默认取“（不含增值税租金/合同有效期（天））*365”，鉴于系统自动计算结果可能与合同文本约定存在小幅偏差，计算结果允许用户微调。（若合同中存在多个站址，则“年租金”是所有站址的年租金之和，在【站址信息】中再按站址分拆。）注：上述“租金”也适用于“物业费”。2.财务信息（站址租赁类/物业管理类）-不能开专票9对方不能开具增值税专用发票的情况下，需要选择合同中约定的租金模式：含税金额固定（即业主包税）、不含税金额固定（即业主净得固定，我方包税）。不含税金额固定（即业主净得固定）时，“合同总金额”还需要拆分为“不含税租金（业主净得）”和“税金预估”。“年租金”默认取“（合同总金额/合同有效期（天））*365”，鉴于系统自动计算结果可能与合同文本约定存在小幅偏差，计算结果允许用户微调。（若合同存在多个站址，则“年租金”是所有站址的年租金之和，在【站址信息】中再按站址分拆。）注：上述“租金”也适用于“物业费”。2.财务信息（站址用电类）10站址用电类合同，“是否固定金额”默认为“否”不可修改。用电合同暂时不必填写专票开具情况。电费合同的“合同预估金额”默认为“0.00元”，视为无法预估金额。用户也可根据实际情况调整。【财务信息】处只维护合同总金额；对于电费单价，在下面的【站址信息】处按站址填写。2.财务信息（租电一体类）11站址租电一体类合同的【财务信息】，是上述“租金/物业费”和“电费”的组合。“租金”、“物业费”只可选其一。选择【租金】或【物业费】之后，表单填写与上文相同；【电费】部分必填。“合同总金额”默认取“租金总金额”（或“物业费总金额”）+“电费总金额”，不能修改。2.站址信息12【站址信息】中包含本合同所约定站址的名称、编码、经纬度等信息，并需要把【财务信息】中填写的租金/物业费、电费按站址进行拆分。若此合同转签自代持合同，则会自动带出代持合同的站址，并且不可删除此站址信息。用电合同、租电一体合同要按站填写电费单价（保留4位小数）租赁、物业管理、租电一体合同要按站填写年租金（能开专票时不含增值税）按站填写总租金或总物业费（含税总金额）对方能开具增值税专票时，要将单站总租金（或总物业费）分拆成不含增值税总租金（或总物业费）、增值税额两部分向右拖动站址基本信息站址财务信息3.付款条款13【付款条款】分为“租金”、“物业费”、“电费”等多个页签，不同的合同类型展示的页签不同。具体对应关系如下表所示：合同类型【付款条款】页签1站址场地/房屋租赁类【租金】2站址物业管理类【物业费】3站址用电类【电费】4站址租电一体类根据【财务信息】中“租金”或“物业费”的选择结果，展示【租金】+【电费】或【物业费】+【电费】3.付款条款（站址租赁类/物业管理类/租电一体类）14对于【租金】或【物业费】页签，需要按站填写付款条款。【基本信息】、【财务信息】、【站址信息】填写完整以后，点击【自动生成】按钮，系统将自动默认出付款条款，默认规则：按合同有效期默认付款行数（即默认按年支付），不是整年的向上取整。计划付款日期默认为空，由用户选择日期；按站址数量默认填写列数（即每次付款金额要拆分到站址）。最后一列默认展示该日期付款总额，不可修改。单站每次付款金额取【站址信息】中填写的“单站总租金/物业费（含税）”按合同有效期除，不是整年的按时长比例拆分。3.付款条款（租电一体类/站址用电类）15【付款条款】中的“电费”页签，不必按照站址录入。电费付款条款默认展示如下图所示，用户可根据实际情况修改。注意电费“计划付款金额”总和必须等于在【财务信息】中填写的电费总金额（对站址用电类也即“合同总金额”）。•改造功能概述改造简介•合同类型调整•站址合同起草表单•站址合同审批流程•合同审签单•站址合同变更补充•站址合同终止解除•无条件转名合同&代持合同•其他功能说明使用说明•上线要求上线要求提纲16合同审批流程17地市公司站址场地/房屋租赁类、站址物业管理类、站址用电类、站址租电一体类合同，审批流程改造说明：1.暂不考虑金额大小，均走地市内部审批流程（不提交至省）。2.增加2.0建维部物业管理员审核环节，可提交承办部门（即建维部领导），或直接退回承办人。3.合同均可由地市公司副总审批结束。当然副总也可视情况提交地市总经理审批。建维部（承办部门）财务部（财务审核）综合部（法务审核）公司领导（分管建维）开始3.0建维部部门负责人审批9.0地市公司综合部法务审核4.0地市公司相关部门会签11.0地市公司分管业务副总经理审批结束地市或省公司地市公司图例1.0建维部区域经理拟稿退回承办人7.0地市公司财务部负责人审批12.0地市公司总经理审批由分管副总经理审批的合同由总经理审批的合同10.0地市公司综合部负责人审批5.0地市公司财务部接口人6.0地市公司财务人员审核均通过8.0外聘律师审核2.0建维部物业管理员审核除地市财务部外，部门可按需选择考虑到地市财务人员较少，5.0可直接提交7.0或直接出财务部至9.0•改造功能概述改造简介•合同类型调整•站址合同起草表单•站址合同审批流程•合同审签单•站址合同变更补充•站址合同终止解除•无条件转名合同&代持合同•其他功能说明使用说明•上线要求上线要求提纲18合同审签单19站址相关四类合同的审签单，将显示更加详细的信息以方便审批人了解合同。主要新增的信息包括：站址信息（编码&名称）、是否开具增值税专票（可开具时显示增值税进项税额）、年租金/物业费单价（多个站址时展示第一个站的单价“等多个”）、电费单价（多个站址时展示第一个站的单价“等多个”）。•改造功能概述改造简介•合同类型调整•站址合同起草表单•站址合同审批流程•合同审签单•站址合同变更补充•站址合同终止解除•无条件转名合同&代持合同•其他功能说明使用说明•上线要求上线要求提纲20站址合同变更补充（基本信息）21变更补充合同可以选择线上审批合同（含有条件转名）、无条件转名、历史合同。代持合同不走变更补充（有问题删除重新导入并审批）。支持此四类合同之间的类型变更。类型更改后表单自动更新1：原合同有效期默认显示，不能更改2：本次变更的生效期、失效期，用户根据实际情况选择3：此合同变更前后完整的有效期，默认上述两个日期取并集，可修改举例：a.如合同履行中业主涨价，不涉及有效期调整，则3与1相同，2是1或3的子集；b.如原合同中1录错了，变更时将2修改为正确的合同有效期，则3不是1和2的并集，需要用户手工调整为与2一致。举例：a.如原合同是租赁合同，后业主可供电，则可单独签一份转供电合同；如果选择走原合同的变更，则可修改合同类型为租电一体类;b.如原合同选错类型，可调整为新类型。签订盖章环节，承办人需要再次确认这三个字段站址合同变更补充（财务信息）22变更补充合同【财务信息】的填写，均以变更生效后的待支付金额为准。由此，变更补充合同的【付款条款】也是以变更后待支付金额为准填写的。变更补充合同进入履行中之后，会将变更补充后的合同信息推送物业系统，物业系统将据此更新。1：变更生效后还需要支付的金额。是上述租金（或物业费）、电费之和2：合同的全部金额，包括已履行和待支付的金额自变更之日起，合同还需要支付的金额，作为填写变更补充合同【财务信息】的依据。例如，本次变更后业主可以提供专票，则是否开具专票由“否”变为“是”，变更生效后待支付的合同金额，要按照能开具专票录入，合同签订后物业系统的财务信息及支付计划以此为准更新。•改造功能概述改造简介•合同类型调整•站址合同起草表单•站址合同审批流程•合同审签单•站址合同变更补充•站址合同终止解除•无条件转名合同&代持合同•其他功能说明使用说明•上线要求上线要求提纲23站址合同终止解除24终止解除合同可以选择线上审批合同（含有条件转名）、无条件转名、历史合同。代持合同不可新建终止解除合同（有问题可走删除审批，审批后状态也置为“已终止解除”）。站址合同终止时填写的信息比较简单，无需关联站址。不是填写终止后尚未支付的金额，而是终止合同本身是否涉及金额，如违约金等，不涉及填0。终止合同自何日生效，不必填写终止日期。终止合同本身若不涉及支付，可不修改默认的付款条款。终止合同进入履行中状态后，物业系统会收到原合同