办公室综合管理工作的模式与优化措施

龙源期刊网办公室综合管理工作的模式与优化措施作者：王静来源：《企业文化·下旬刊》2014年第12期摘要：随着时代的进步和社会经济的发展，特别是市场经济体制的确立和完善，企业在发展过程中面临着日趋激烈的市场竞争，为了在激烈的竞争中获得更大的优势，就需要对办公室综合管理产生足够的重视。但是调查研究发现，如今在办公室管理中，还存在着诸多的问题，需要进一步采取优化措施。关键词：办公室；综合管理；优化措施在如今的企业中，办公室占据着十分重要的地位，它作为一个综合性部门，拥有很多的功能，如综合协调、助手参谋、服务保障等。一个企业的整体实力会直接受到办公室工作水平的影响，因此，就需要强化办公室管理工作，提升企业的整体水平和形象，营造良好的氛围，将员工的积极性给充分激发出来，从根本上来改革企业办公室管理。1.企业办公室的基本职能企业办公室有着较强的综合性，负责着较为复杂的工作，涉及到较为广泛的范围。具体来讲，可以从这些方面来理解：一是日常工作，办公室的常规性工作就被我们称之为日常工作，如会议工作、管理文书档案、处理公文等等。办公室的基本职能就是办公室日常工作的处理。二是辅助决策，在办公室工作中，非常重要的一个组成部分就是辅助决策，通过辅助决策职能的发挥，办公室的工作人员可以将有用的建议提供给领导，做出科学决策。对有用的信息进行收集和掌握，向领导提供，以便促使领导做出正确的决策。对相关情况充分了解，提出多个方案，以便领导能够参考。记录、保存和公布领导的相关决策。三是协调整个企业各个部门的工作，办公室要对企业的运转情况和各个部门的职能关系进行了解，对各方进行联系，统一所有部门和人员的认识，在工作中对沟通交流进行强化，互相合作，促使各项任务能够顺利完成，这样企业的发展目标方可以实现。2.企业办公室管理中存在的问题一是企业办公室采用了落后的管理方式：通过调查研究发现，很多企业的办公室管理都不够规范，依然将经验管理的方法应用过来，工作人员在管理中，采用了不同的管理方法，没有将制度的约束作用给充分发挥出来，实行办法也没有得到统一，这样就会有错误出现，对企业的整体工作造成影响。工作人员没有足够的规范化管理意识，没有较高的专业素质，工作起来龙源期刊网较为被动，无法合理的配置人员和资源，对于办公室的规范化发展，也会起到一定的制约作用。企业办公室没有对相关的制度进行制定和完善，办公室的管理较为混乱。二是设备较为陈旧，没有较高的工作效率：在如今市场竞争日趋激烈的情况下，要想提升经济效益，就需要不断提高工作效率；但是很多的企业办公室依然采用陈旧的基础设备，现代化的设施设备较为缺乏，依靠人工手力来完成诸多的工作，没有较多的渠道来搜集和获得信息，这样就对办公室职能的发挥造成了较大的影响。另外，办公室人员往往只是对领导下达的任务简单处理，在日常事务处理中花费了大量的精力和时间，没有将辅助决策功能给积极发挥出来，影响到办公室工作效率的提升，无法发挥办公室的职能。3.新时期加强企业办公室管理的具体措施一是转变思想，树立服务观念：接待服务是办公室的一个重要职能，对各种等级领导和不同身份的人员进行接待。被接待人员的第一感受会直接受到接待工作的影响，关系到企业的整体形象和日后的发展。因此，负责接待的办公室工作人员需要对传统落后的思想进行转变，重视服务理念，既要服务于领导，又要服务于基层。要想真正树立服务观念，就需要对服务方面的各种知识和技能积极的学习，对人际交往过程中的心理状态和情感需求进行了解，对上级的政策积极研究，收集相关的信息，以便对领导决策起到辅助作用。要对相应的制度体系进行健全和完善，对办公室工作进行规范，促使办公室工作效率得到提升。要对办公室科学管理，对新的思维方式和管理模式进行接收，促使办公室事业得到不断发展。二是对办公室各类规章制度进行完善：企业办公室要实现规范化，就需要对办公室的规章制度进行构建和完善，以便促使办公室工作的职责、程序和标准得到明确。首先，要将办公室人员岗位的具体职责弄清楚，详细的确认和落实办公室里每一层和每一个人的职责权力，只有对个人的职责和权力进行明确，才可以将其更好的履行和使用下去，促使任务得到更好完成。三是对办公室的职能和人员配置进行优化：在很多的企业办公室中，办公室的工作较为繁重，并且涉及到较为广泛的范围，经常需要处理各种事物。对于领导的指挥，办公室需要积极听从，也需要对各个部门的工作积极协调，肩负着较多的任务，将其他部门的一些职权给行使了下去，但是却没有发挥本身的职能。因此，一定要优化和明确办公室职能，要脱离办公室该负责的任务和工作，在办公室的本职工作中投入足够的精力和是时间。另外，就是要均衡发展办公室的职能。办公室如果有着较大的工作量和较多的任务，就需要对办公室职能力量进行增强，对办公室的人员构成进行合理安排，将各个人员的能力和水平充分纳入考虑范围，对办公室的人员结构进行优化，以便促使各项任务能够顺利完成。4.结语通过上文的叙述分析我们可以得知，办公室在企业发展过程中发挥着十分重大的作用，甚至说可以起到枢纽作用，对于企业的整体形象和经济效益有着直接的影响。虽然如今已经对办公室管理产生了足够的重视。龙源期刊网参考文献：[1]李选锋.干好办公室工作必须增强五种意识[J].领导科学，2007，2（5）：123-125.[2]程银阶.坚持“四重”创一流搞好办公室工作[J].办公室业务，2008，2（4）：99-101.