时间管理的六项基本原则剖析

时间管理的六项基本原则yxj2011年12月六项基本原则1.明确目标2.有计划、有组织地进行工作3.分清工作的轻重缓急4.合理地分配时间5.与别人的时间取得协作6.制定规则、遵守纪律原则一：明确目标1.在人生的旅途上，没有目标就好比走在漆黑的路上，不知何去何从。中国的一份统计结果显示，一个人退休后，特别是那些独居老人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板的睡觉和吃饭，虽然生活无忧，但他们的寿命一般不会超过7年。2.虽说目标能够刺激我们奋勇向上，但对于很多人来说，拟定目标实际上并不是一件容易的事，原因在于，我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。但这往往就是问题的症结所在！就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶性循环罢了。3.此外，有些人没有目标，则是因为他们不敢接受改变，与其说安于现状，不如坦白一点，那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折和挑战，这些人最终只会是一事无成！4.而随波逐流、缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。因此我们一定要做一个有明确目标的人，生活才有意义。然而不幸的是，多数人对自己的愿望，仅是有一点模糊的概念，只有少数人会贯彻这模糊的概念。许多人在公司五年，却没有五年的经验，只能说有五年一次的经验。5.成功完全是一个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相等，你才会觉得成功。原则二：有计划、有组织地进行工作1.所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地进行分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会有五个方面的体现：1.将有联系的工作进行分类整理2.将整理好的各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3.按排列顺序进行处理。4.为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5.由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，哪些可以是同时进行的工作。究竟该怎样做计划呢？大致步骤如下：1、确立目标；2、探究完成目标的各种途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。原则三：分清工作的轻重缓急1.本人以为，处理事情的优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。即指对现实目标的贡献大小。值得注意的是：虽然有以上理由，我们也不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯，只是需要清楚的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”。重要-不紧急重要-急迫不重要-不紧急不重要-紧急1234朴素而重要的时间四象限法时间四象限解读第一象限-重要又紧迫的事诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的远志。如果荒废了，我们很可能会变成行尸走肉。但我们也要时刻谨记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。因此我们处事首先要考虑好，准备充分。古语有云：凡事预则立，不预则废。历来前先贤亦都讲究“三思而后行”就是这个道理。第二象限-重要但不紧急的事主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划，准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。第三象限-紧急但不重要的事表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限内，其实不过是在满足别人的期望与标准。第四象限-属于不紧急也不重要的事简言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限里。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正的创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到得后来你就会发现其实是很空虚的。原则四：合理地安排时间1.80/20原理给我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花在重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需要花20%的时间，即可取得80%的收益。2.掌握重点可以让你的工作计划不至于偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐事的处理中。而有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。第二象限的任务举例：1、改善人际关系。2、改善事先准备工作。3、更周详地规划与组织。4、善待自己。5、抓住机会。6、充实自我。7、提升能力。原则五：与别人的时间取得协作1.任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性。而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。2.大家想想，我们是不是也经常在抱怨外部的打扰（电话、来访等）、突发事件！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度思考问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一分慌乱，多一份从容。原则六：制定规则、遵守纪律•制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：1.在进行工作的时候，时刻谨记这个工作应于何时截止。2.即使外部没有规定时间截止日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3.由于不得已的原因而不能按时完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。日常生活中，你有没有遇到过类似的事情：当你和工作上的朋友、客户，或者是生活上的朋友约定在某个地方见面。而当你发现路上堵车，亦或是其他临时的原因导致你无法在约定时间内抵达见面地点的时候，你会不会提前先给朋友打个电话，或是发个短信告知对方？还是会认为，让朋友多等一会儿应该没事的吧？其实，只要我们能严格的遵守规则，或者自己的时间观念意识很强，我们就不会违反纪律，或者浪费别人的时间。办公室的打扰无可避免，电话、来访、邮件等等，甚至有不少人对你提出了抱怨，同时也有无奈。因此你要想办法，或者是制定规则，将被打扰的时间缩短。将其负面影响减少到最低。