如何制作会计账簿

目的、要求：通过本章教学，应使学生了解设置账簿的意义与原则，明确账簿的种类和格式；掌握总账、明细账、日记账各种账簿的登记依据、基本要求、方法及期末结账的方法；掌握平行登记方法，更正错账方法。重点：各种账簿的登记依据、基本要求、方法及期末结账的方法难点：结账方法和更正方法第六章会计账簿第一节会计账簿的种类一、会计账簿的定义（p175）会计账簿是指由各种专门格式的账页组成的，以会计凭证为依据的，用来全面、连续、系统、分类地记录和核算会计核算单位全部经济业务的簿籍。二、会计账簿的种类（一）按账簿的用途不同1.序时账簿即日记账，是按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔连续登记的账簿。（1）普通日记账序时地登记全部经济业务或多种经济业务的日记账。（2）特种日记账专门序时地登记某一类经济业务的日记账。2.分类账簿是按照账户的分类据以登记经济业务的账簿。（1）总分类账簿（2）明细分类账簿3.备查账簿对未能在序时账簿和分类账簿中记录的业务进行补充登记的账簿。（二）按账簿的外表形式分类1.订本式账簿优点：不易丢失（现金、银行存款日记账，总账采用订本式）缺点：预留账页困难，不利于分工记账。2.活页式优点：不用预留账页，便于分工记账缺点：易丢失、抽换3.卡片式（三）按账页格式分类1.三栏式2.数量金额式3.多栏式会计账簿种类图示三、会计账簿的基本内容（一）封面（二）扉页（三）账页1.账户名称，包括一级、二级或三级科目；2.日期栏；3.凭证种类和号数栏；4.摘要栏；5.金额栏，包括借、贷方发生额及相应的余额栏；6.总页数和分户页次。第二节账簿的设置和登记一、日记账的设置和登记设特种日记账，再设置普通日记账，记录未被特种日记账记录的业务。（一）普通日记账的设置和登记设置：只设一本普通日记账，登记所有的经济业务；（二）特种日记账的设置和登记设置：主要有现金日记账和银行存款日记账登账依据：一般按记账凭证逐日逐笔登记，每天必须结帐。1.现金日记账的设置和登记格式：三栏式、多栏式现金收入日记账现金支出日记账登账依据：现金收入日记账现金支出日记账现金日记账2.银行存款日记账的设置和登记格式类似现金日记账，不同点是多了“结算凭证”一栏。p183P180-183现金收入凭证、部分银行存款付款凭证现金付款凭证现金收款凭证、现金付款凭证和部分银行存款付款凭证银行存款收入日记账银行存款支出日记账银行存款日记账登账依据银行存款收款凭证和部分现金付款凭证银行存款付款凭证银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和部分现金付款凭证三栏式银行存款日记账①格式：收、付、余三栏式。②登记方法：逐日逐笔登记。二、分类账的设置和登记（一）总分类账的设置和登记设置：按一级会计科目开设格式：三栏式、订本式登账依据：有多种，并由此而形成不同的核算形式（二）明细分类账的设置和登记设置：按明细会计科目开设格式：三栏式、数量金额式、多栏式、活页式登账依据：记账凭证、原始凭证汇总表（三）总账与明细账平行登记的结果1、总分类账户期初余额等于所属明细分类账户的期初余额之和。2、总分类账户本期借方发生额等于所属明细分类账户的借方发生额之和。3、总分类账户本期贷方发生额等于所属明细分类账户的贷方发生额之和。4、总分类账户的期末余额等于所属明细分类账户的期末余额之和。第三节账簿的启用、登记及错账的查找和更正一、账簿的启用规则1.各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计帐簿。会计帐簿包括总帐、明细帐、日记帐和其他辅助性帐簿。2.现金日记帐和银行存款日记帐必须采用订本式帐簿。不得用银行对帐单或者其他方法代替日记帐。3.实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计帐簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记帐人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。4.启用会计帐簿时，应当在帐簿封面上写明单位名称和帐簿名称。在帐簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、帐簿页数、记帐人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记帐人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。5.启用订本式帐簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式帐页，应当按帐户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的帐页顺序编定页码。另加目录，记明每个帐户的名称和页次。二、账簿的登记规则1.登记会计帐簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入帐内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。2.登记完毕后，要在记帐凭证上签名或者盖章，并注明已经登帐的符号，表示已经记帐。3.帐簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格；一般应占格距的二分之一。4.登记帐簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写帐簿除外)或者铅笔书写。5.下列情况，可以用红色墨水记帐：按照红字冲帐的记帐凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式帐页中，登记减少数；在三栏式帐户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。6.各种帐簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记帐人员签名或者盖章。7.凡需要结出余额的帐户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的帐户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“”表示。现金日记帐和银行存款日记帐必须逐日结出余额。8.每一帐页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。对需要结计本月发生额的帐户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的帐户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的帐户，可以只将每页末的余额结转次页。实行会计电算化的单位，总帐和明细帐应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记帐和银行存款日记帐，并与库存现金核对无误。三、错账的查找方法（一）影响借贷平衡的错账此种错误在试算平衡时容易发现，e.g.借贷记错；同记借或同记贷；数字错位等。1.验算试算表的“合计”数。反向相加，若“合计”数无误，则根据差额寻找。2.若差额＝某一业务的发生额，则可能是漏记了对应账户的一方。3.若差额能被2除尽，则可能有一笔业务的金额记在了同一方4.若差额能被9除尽，（二）不影响借贷平衡的错账重记、漏记整笔经济业务；多种错误。此种错账只有靠平时记账时的小心、谨慎来防范于未然。可能是数字错位也可能是数字窜位四、错账的更正方法（一）划线更正法1.适用范围登账前发现的记账凭证上的错误（重新填写）结账前发现的账簿记录中的文字或数字错误2.更正方法在错误文字、数字上划一条红线，然后在其上方空白处用蓝黑墨水填写正确的文字和数字，并由记账人员在更正处盖章。文字错误只划掉错误的文字，数字错误则必须将整个数字划掉。例1：将入库材料成本967023元记成了976027。更正方法为：976023976027余庆华2.更正方法对第一种错误：（1）用红字填制一张与错误记账凭证会计分录相同的记账凭证，并用汇总过账；（2）用蓝字填制一张正确的凭证并过账；（二）红字更正法1.适用范围（1）记账凭证中的应借或应贷科目或金额出错，并已过账。（2）记账凭证中所使用的科目没错，但所记金额应记金额（已经过账）例2.将“制造费用”写成了制造成本。更正方法为：制造成本费用对第二种错误：所记金额应记金额，则将差额用红字填制凭证并过账。例1.用银行存款支付材料采购费用800元。会计记为：借：材料采购800贷：库存现金800更正：借：材料采购800贷：库存现金800（冲销……错误分录）借：材料采购800贷：银行存款800（更正……错误记录）过账过账（三）补充登记法1.适用范围所记金额应记金额2.更正方法将其差额用蓝字填制一张记账凭证，并过账。例2.用银行存款支付管理费用1500元。记账凭证中将1500元写为5100元，并已入账。更正借：管理费用3600贷：银行存款3600（冲销……多记数）过账例：用银行存款支付管理费用5100元，记账凭证中将5100元写为1500元，并已过账。更正借：管理费用3600贷：银行存款3600（补记……少记金额）过账第四节账簿的更换与保管一、更换1.总分类账、日记账和大部分明细账，每年应更换一次。更换的手续见p188。2.部分明细分类账年末可不更换，但在结转下年度时，应在摘要栏内注明“上年结转”。二、保管年度终了和结账后，会计人员应在活页账簿前加放“账簿启用和保管人员一览表”,并装订成册，加具封面。统一编号后，与各种订本式账簿一起归档保管。第五节账簿记录的试算平衡及对账和结账一、试算平衡表的编制方法1.根据总分类账编制“总分类账户本期发生额及期末余额试算表”。如果“借方金额”＝“贷方金额”，说明会计记录基本正确。但有一些错误用此方法不能检查出来。2.根据明细分类账编制“明细分类账户发生额及余额明细表”。格二、对账1.账证核对2.账账核对3.账实核对三、结账定义就是在把一定时期内发生的经济业务在全部登记入账的基础上，结出各账户的“本期发生额”和“期末余额”，从而根据账簿记录编制会计报表。结账的程序首先，检查本期所发生的各类经济业务是否都已填制会计凭证，登记入账。为了准确计算当期的经营成果和成本，企业应当采取权责发生制原则进行处理。其次，结转损益类账户和成本类账户，计算本期的产品成本、营业成本、期间费用等，并确定本期的财务成果。最后，结转本年利润和利润分配账户。月结p187年结p187注意实务操作中的要求（“计算线”和“封账”线）