外贸业务部门制度及工作流程

外贸部部门制度及工作流程（暂行）为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。本制度包括如下内容：一．一般外贸业务流程分析及注意事项二．外贸业务流程图三．外贸部重要事项汇报制度四．客户信息管理制度五．网站，平台管理及维护制度六．外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度七．外贸部岗位职责八．附件1．答复外商询盘函件示例2．对外报盘示例3．外贸销售合同/形式发票示例4．文件及单证要求清单5．销售部管理制度一般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分：一．初期询/复盘二．报价三．外销合同的磋商及签定四．运输安排五．制单结汇六．客户的联系与巩固一、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》）本阶段操作的主要注意事项如下：1、对外商的询盘真实性进行分析。2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方便进一步的跟进操作。7、为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。8、每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。9、各业务员每星期六13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。10、回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；11、所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；二、报价本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，向外商提供产品及价格的阶段。本阶段操作的主要注意事项如下：1、无特殊情况，业务员需考虑以C价为初步报价。2、客户等级比较高或订单量比较大的情况下，业务员可选择B价给予客户优惠。3、报盘价格采用A价需经外贸经理批准。4、报盘价格低于A价需经总经理批准5、邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需CC给业务经理。三、合同\形式发票的磋商及签定本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商，以最终达成合作。本阶段操作的主要注意事项如下：1、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合同示例》）。2、合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。3、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。4、任何对外合同的正式签定，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。5、其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。6、如若客户仅需要开具形式发票PROFORMAINVOCIE（PI）时，业务员需交由外贸经理签字及总经理盖章后才能发给客户。7、待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。PI一式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。四、运输安排本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。本阶段操作的注意事项如下：1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方承担运输及运费的，应尽早与货代或船运公司联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。3、在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。如需我方联系货代，业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、联系人、联系电话上报外贸部经理。4、在运输过程开始之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。5、如签定为FOB条款，应尽早与外商指定的船运公司联系确定船期，并与工厂交货期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。6、如签订为EXW条款，应尽早确定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。7、业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如属因个人操作失当而造成不必要的损失，业务员将承担该部分的费用。8、业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸，净重量，毛重量等。五、制单结汇本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，因为外贸业务多数是单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。本阶段的操作注意事项如下：1、整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。2、业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由外贸经理存档，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。3、业务员销售提成方案仍沿用公司于2015年10发布的《销售部管理制度》，详见附件。4、各业务员需在业务完成后及时将销售信息录入华邦营销管理软件，公司将会以软件为依据计算业绩和提成。六、客户的联系与巩固本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键，巩固发展一个成熟的客户所花费的时间可能只有开发一个新客户的几分之一。本阶段操作的注意事项如下：1、不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客户致电致邮问候，交流各自情况，挖掘潜在的信息资源。2、详细记录国内外客户的关键日期，比如国外客户的当地风俗节日，客户的生日等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。公共关键日期如圣诞，新年等更应该保持感情沟通。3、对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户联系，提供我公司最新业务及产品信息。4、业务量发展到一定规模，可以考虑制定客户反馈活动计划。具体事宜届时报批，一事一议。5、如遇到客户因货物质量问题需要返修，应直接与跟单联系按流程维修，不得直接将货物送到维修部维修。外贸业务工作流程图执行部门/人工作流程图概述支持文件客户业务员客户业务员财务部业务员/跟单员/仓库跟单员/采购员客户通过网站\平台\邮件等方式询盘业务员提供客户报价\产品介绍及推介\公司介绍（业务员如需采用A价格报价需要外贸经理审批，低于A价格需要总经理审批）业务员根据客户要求制订合同或形式发票（合同或形式发票需由外贸经理签字及总经理盖章）财务部核实收到客户汇款后在合同或形式发票上盖章并标注收款时间业务员联系货代及快递安排物流业务员将合同或PI及其他详细资料交给跟单员跟进如客户有额外要求需采购其他附件，由跟单员联系仓库主管。仓库主管向采购主管下单采购，完成采购后交由仓库（业务员需在与客户磋商阶段提前告知跟单员，以便尽快准备）跟单员跟进货物包装、发货业务员监控整个物流过程确保货物安全准时到达。报价单\产品说明书\公司简介合同模板/形式发票模板水单正式合同或形式发票、其他辅助文件采购申请单发货单/快递单号/提单外贸部重要事项汇报制度第一条为了更好的对公司外贸业务中存在的风险进行预防和监控，制定本制度，公司全员执行。第二条按重要级别将外贸部业务事项划分为重要事项和一般事项两类，重要事项须直接报请总经理批示；一般事项报请相应部门负责人批示。第三条以下各条款所涉及的业务及公司运转其它各方面的事项为重要事项：第四条涉及部门发展战略方向发展的一切事务。第五条部门新产品、新项目的开发及确定。第六条所有对外合同的签定，包括但不限于外销合同、运输合同等。第七条正式书面对外报价或以公司名义发书面函件。第八条报盘后在与外商的洽谈磋商中，确实需要调整价格及方案的。第九条员工获知的与公司业务有关的国家或地方政策信息变化情况。第十条员工获知的与公司业务有关的重要的新的市场信息、信息变化及其它动向。第十一条以公司名义进行的重要活动，如客户回馈活动等。第十二条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。外贸客户信息管理制度第一条为了更好的开展公司外贸业务，做好业务档案信息的积累公司，不断丰富公司的客户信息资源，提高工作效率，特制定本制度，公司全员执行。第二条公司外贸客户信息管理制度的原则为：分类管理、及时建档、分析反馈。第三条公司外贸客户档案按类别分为业务客户和辅助型客户。其中业务按联系洽谈进度，可分为VIP合作客户、普通合作客户、意向客户、普通潜在业务客户。辅助型客户包括公司搜集到的各种信息、经济、法律类咨询机构及其它对我公司外贸业务有辅助、推动作用的公司。第四条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务超过三次以上或交易累计数额达一万元以上的客户，为VIP合作客户。第五条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务合作的客户，为合作客户；合作客户的档案应包括但不限于相方合作的合同/形式发票记录、销售产品的种类和数量、产品销售单价，相互沟通邮件等。第六条与我公司就具体业务进行过深入洽谈，但最终未能达成实际合作的，为意向客户；意向客户的档案应包括但不限于客户的名称、国别、性质、联系人及联系方式资料等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、相应国别的行业背景；与我公司洽谈过的业务过程及未能达成合作的原因分析等。第七条仅与公司进行了简单的业务询盘，未有或未有详细回复的客户为普通潜在业务客户，基本资料应简单建档，作为公司信息备用客户，其中需记录有询盘产品，我公司报盘记录等。第八条及时建档要求公司所有外贸业务员在业务开拓及操作巩固的过程中，在联系、接洽客户（含潜在客户）的同时，均应在与客户（含潜在客户）初次联系时，建立初级客户档案。后根据具体的联系进程，再按上述第五、六、七条具体分类详细建档，以利保管、调用。第九条客户业务档案建立之后，具体客户业务员应对自己负责的客户档案妥善保管，不断完善，并定期进行客户信息分析归纳，对实际业务客户进行跟进巩固，对其它客户定期沟通，发送公司最新产品信息等。第十条业务员离职时，应将自己所保管的全部客户信息档案交还公司，并与公司档案核对无误。第十条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。网站，平台管理及维护制度第一条及时更新发布产品信息，做好产品信息属性（特性，用途，规格，材质等），上传产品图片，产品信息。第二条定位好产品的关键词，注重信息的相关性，设置准确的类目。第三条定期向外贸经理汇报后台统计数据，提出自己的意见及见解。第四条优化产品标题，增加被搜索的频率。第五条研究同行的店铺，学习和借鉴。第六条每周收集后台数据并提出改善意见。第七条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。重要文件管理制度第一条为更好的管理发文、报盘、单证、票据等公司外贸业务重要文件业务，提高业务效率，控制业务风险，特制订本制度。第二条本制度所指重要文件管理包括但不限于：国家或地区行政主管机关制定的，对公司业务有管理制约及指导作用的各类法律法规、制度等，及其变更；公司签定的各类合同、协议；公司业务产品的质量报告；公司业务的对外报价报盘、正式发文、业务中涉及到的各类单证票据；客户信息（参照相应单列制度执行）其它以公司名义进行的各种书面正式文件；第三条公司所有重要文件由外贸经理统一管理，公司财务部及各具体业务负责业务员负责协助管理