合同管理办法

1/12合同管理办法第一章总则第一条为规范合同管理工作，健全公司内部管理机制，依法签订、履行、变更、解除合同，及时解决合同纠纷，提高经济效益，避免减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法所称合同包括公司及其分、子公司与其他法人、组织及自然人签订的各类合同。劳动合同的管理办法另行规定。第三条本办法适用于公司及其分、子公司及下属各部门。第四条合同管理实行承办人（经办人）制度和合同备案、审核制度。第二章合同管理机构及职责第五条法律事务部为公司的合同综合管理机构，其主要职责是：1.负责国家有关合同管理法律法规的贯彻实施，制定、修改公司合同管理制度并组织实施；2.参与合同的考察、论证、谈判和起草工作；3.审查、监督公司各类合同的签订、履行情况，定期向公司领导汇报；4.建立主管范围内的合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；5.负责公司合同专用章的管理、使用（登记、发放、回收、备案）及签发《法定代表人证明书》和《法人授权委托书》；6.依法定代表人授权参加合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；7.对不适当合同有权向公司领导建议否决和撤销；8.组织公司合同管理人员和经办人员的业务培训。第六条法律事务部对公司各部门的合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。2/12第七条法律事务部负责本业务分工或授权范围内的合同管理工作。合同管理工作的主要内容包括：1.建立健全本单位合同管理制度；2.监督本单位的合同依法、依程序签订；3.建立本单位的合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；4.监督检查本单位合同的履行；5.其他合同管理工作。第八条法律事务部指定一名合同管理员，负责合同管理，具体职责如下：1.协助合同承办人（经办人）员依法签订、变更或解除合同；2.提请法律事务部备案本单位的合同；3.负责保管和使用本单位的合同专用章；未经领导审核批准，不得擅自在合同上盖章；4.负责建立本单位的合同档案，对合同进行登录、统计及保管；整理和保管合同档案资料；5.监督本单位的合同履行情况，并将履行中出现的问题及时报告本单位领导和法律事务部。合同管理员要参与合同的前期考察、论证、谈判、招议标，合同的起草、审核工作，要建立合同档案，负责合同专用章的管理、使用。依法参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。第九条每一件合同必须确定一名主要承办人（经办人）。合同签订必须落实到具体的承办人（经办人）。没有具体的经办人的，落实到法律事务部办理。承办人（经办人）为签订合同的主要负责人，负责合同的手续办理事宜。承办人（经办人）可以是业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借、聘人员。承办人（经办人）须依法律、法规及本办法进行工作。承办人（经办人）应对自商约起至合同履行完毕全过程负责，期间出3/12现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门及法律事务部进行协商，并以承办人（经办人）为主进行解决。合同签订前，承办人、承办部门应对合同草案、附件部分进行审核，签注意见，然后由合同管理员和相关的职能部门负责人审核，并报送分管副总、总经理、董事长审核签订合同。第三章合同的审查与签订第十条公司对外发生超过10000元以上的经济业务必须签订合同。服务类项目5000元以上的、工程类项目5000元以上的、涉及公司基础服务、安全服务的（不论金额多少）必须要签订合同，以明确权利和义务。在合同签订前，承办人（经办人）应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：1.主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；2.欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；3.由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；4.具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；5.具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。合同承办人（经办人）应根据审查结果填写合同签字卡，并与有关真实资料一同送法律事务部验核。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。4/12上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。第十一条有关部门认为重要的或标的额较大的合同谈判，应当邀请法律顾问等专业人员参加。第十二条合同除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先适用。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。第十三条合同的起草应参考以下原则：1.合同的起草应由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。2.合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。3.除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。4.合同内出现总金额的，应加注大写金额。合同超过1页的，必须加注页码。5.合同中涉及的资质证明、计划书、预算书、技术文件、协议、标准、图纸等，应由相关的职能部门负责人审核并签字确认。6.合同中涉及范围的数字、日期必须说明是否包括本数字、日期。7.合同必须包括以下内容：（1）合同双方的法定名称、地址、电话、法定代表人姓名、代理人姓名、联系方式；（2）项目（标的）名称、数量、质量执行标准，检测标准和方式；（3）价款或酬金，包括支付方式；（4）履行地点、期限和方式；（5）双方的责任和义务；（6）合同生效时间和条件；（7）争议解决方式或变更、解除条件；5/12（8）附件名称；（9）双方法定代表人或代理人签章。第十四条合同内容要对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应当符合我国有关法律法规的规定。第十五条法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书。授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。涉及下列合同时，须每次单独一次性特别授权：1.担保合同；2.资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同；3.投资合同、股东协议、出资协议；4.利用外资合同；5.企业合并、兼并、联营合同；6.需要授权的其他合同。公司法人授权委托业务，由法律事务部归口管理，授权委托实行一事一委托制度。第十六条合同签订之前，承办人（经办人）应将合同草案及与合同有关的证明材料提请法律事务部审核后，报送法定代表人或授权代理人签署合同。承办人（经办人）向法律事务部报送审查时应当提交如下材料：1.对方当事人经工商年检的《企业法人营业执照》或《营业执照》复印件；2.生产、经营许可证和产品质量合格证等有关证件；3.对方合同签订人的身份证明及履约能力和信誉情况；4.合同文本草稿（合同文本中的付款条款，应当经财务部门审查同意）；5.订立合同的依据（包括但不限于公司领导签署意见的合同签字卡），重大合同要有可行性论证。6/12通过招标方式确定的合同，承办人（经办人）还应当提交有关招投文件。签订商业合同时，合同后必须附加盖对方公章（不能使用合同专用章代替）的营业执照复印件、税务登记证复印件。如国家对实施合同有资质要求的，必须附加盖对方公章（不能使用合同专用章代替）的相关资质证书复印件。与个人签署的相关合同，必须附对方签名的身份证复印件。商业合同涉及发票的，要求对方必须提供增值税专用发票（或相关专业发票）。第十七条法律事务部在审查合同草案时，可根据需要，要求承办人（经办人）提供与合同有关的补充证明材料。承办人（经办人）应对其提供的材料的真实性负责。第十八条法律事务部应对审查的合同出具合同签字卡。合同签字卡必须有有关审核机构负责人及具体审核人员的签章。对不具备各审核机构合同签字卡的合同草案，法定代表人可拒绝签署。审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定。第十九条法律事务部对合同的审核内容包括：1.合法性：（1）主体合法，签约对方具有签约的权利能力和行为能力；（2）内容合法，签约对方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策及计划，无规避法律行为，无显失公平内容；（3）形式合法；（4）签约程序合法。2.严密性：（1）条款齐备、完整；（2）文字清楚准确；（3）设定的权利和义务具体、确切；（4）相应手续完备；（5）相关附件完备；7/12（6）附加条件适当、合法。3.可行性：（1）资信可靠，有履约能力；（2）担保方式切实、可靠。4.合同承办形式审核：（1）承办人（经办人）无误；（2）符合规定程序；（3）合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。（4）法律事务部认为需审核的其他内容。第二十条法律事务部根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。第二十一条承办人（经办人）向法律事务部提交合同草案时，应预留2～5个（含本数）完整工作日供其审核。遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人（经办人）申明理由并征得同意，且延长后累计审核时间最长不得超过10个（含本数）完整工作日。涉外合同的审核时限累计最长不应超过15个（含本数）工作日。第二十二条法律事务部在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在合同签字卡中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办人（经办人）。承办人（经办人）修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。法律事务部结束审核后，应将合同签字卡连同合同草案退还合同承办人（经办人），由合同承办人（经办人）报送法定代表人或授权代理人审核签署。第二十三条法定代表人或授权代理人根据法律事务部的合同签字卡，决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意见。第二十四条公司采用合同专用章制度。签订合同，必须使用合同专用章，禁止以行政公章代替合同专用章。8/12第二十五条法律事务部负责公司合同专用章的管理、使用（包括登记、发放、回收、备案）。第二十六条数额在100万元以上的合同（销售合同除外）应当送集团公司法律事务处（部）审查备案。第二十七条各部门签订的合同或合同承办人（经办人）外出签订的合同，必须在合同签订后三日内将合同文本送法律事务部备案。合同管理员对有关部门要求在合同上加盖合同专用章时，合同管理员应当审查该合同是否按公司规定履行了合同审查程序；未履行合同审查程序的合同及空白合同，不得加盖合同专用章。根据工作需要，各部门确需外出携带加盖合同专用章的空白合同的，报经公司法定代表人同意。法律事务部负责对空白合同编号并加盖合同专用章。第二十八条公司的各职能部门不得以自己的名义对外签订合同，如因业务需要，必须要以有关职能部门名义对外签订合同时，应由公司法定代表人书面授权。第二十九条任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。第四章合同的履行第三十条合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替物履行或转让、转卖合同。第三十一条按照合同规定支付款项时，应当严格按合同规定执行，合同文本上应盖有公司合同专有章和法律事务部审查章。凡没有加盖此章和未经法律事务部审查的合同，财务部不得付款。按照合同规定货到付款的，办理货款时，各部门必须出示有关票据和完备的验收手续，否则，财务部拒绝办理结算。第三十二条法律事务部对公司的合同履行有监督检查职责，法律事务部应定期对合同履行中的下列事项进行检查。9/12合同一经签订即具有法律约束力，各部门必须认真按合同规定履行，要求做到：1.对预付款、定金、质保金及货款的结算，要严格按合同规定的时间、金额、方式办理。2.对供方提供的产品性能及质量保证书等资料，要及时收取，催缴。对作为验收标准的样品，要封存并有专人保管。3.供应合同货物到公司后或项目竣工后，经办部门须及时组织人员，