档案信息化建设概述

档案信息化建设概述西安交大档案馆石慧敏档案信息化建设概述1、档案信息化的概念2、档案信息化的发展历程3、档案信息化应用现状分析4、档案信息化建设的内容5、档案馆网站的设计及制作档案信息化就是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象、以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。一、什么是档案信息化二、档案信息化的发展历程1、启蒙与认识阶段80年代中后期电子文档的出现，档案保管机构面临着信息化时代的挑战2、起步与探索阶段90年代计算机应用系统建设工作取得了初步的成效3、建设与成长阶段90年代更大范围的信息化基础设施建设与逐渐成长阶段4、发展与应用阶段进入21世纪信息化建设进入快速发展和深层应用阶段三、当前的档案信息化工作现状1、对档案信息化的认知程度参差不齐2、对开展信息化工作的思路不完全相同3、开展工作的方式有所不同4、对档案信息的安全管理存在疑惑5、对档案信息化工作内容理解存在差异6、对网络和信息技术的理解程度不一致一、对档案信息化的认知程度参差不齐满足于手工管理模式使用单机版管理模式局域网管理模式二、对开展信息化工作的思路不完全相同档案信息化不局限于档案管理部门内部来开展工作，而是纳入学校信息化规划过程中去建设档案业务部门根据需要先行一步，首先从本馆的业务发展逐渐开展起来，然后等待时机成熟后再考虑与主管单位相关部门之间的信息实现集成（3）开展工作的方式有所不同1、自主开发2、购买商品化3、合同外包制（4）对档案信息的安全管理存在疑惑1、技术人员的事情，安全他们负责2、技术人员不是档案管理人员，持怀疑态度3、网络不安全，不能将档案数据上网4、对已安装购买的防火墙、防病毒软件不升级5、从管理上下功夫，有效的备份措施。（5）对档案信息化工作内容理解存在差异信息化工作是一个长期的、系统的、多知识融合应用的综合工程，需要在总体规划的基础上，根据实际需要逐步开展，并逐渐创造条件，提高业务管理水平，提高全体员工的综合素质，在档案馆内部资源管理、馆藏数字化和电子文件归档等方面不断探索新思路、新模式，实现一体化的现代管理，实现全馆内部信息的集成，实现档案馆与相关业务部门之间信息的集成与资源共享。（6）对网络和信息技术的理解程度不一致档案信息化应用的瓶颈1、人的问题2、资金缺乏3、缺乏激励机制4、只购买软件，不购买实施和维护5、业务流程不衔接、业务工作很原始档案信息化建设，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设是以信息技术为依托、以档案资源为核心，以档案法规、制度为保障，围绕档案工作开展现代化管理的综合过程。2004年国家档案局发布的《全国档案信息化建设纲要》明确提出了档案信息化建设的六项核心内容是：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设。基础设施是条件，标准系统是手段，信息资源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才资源是关键，各项建设内容相辅相成、不可或缺。四、档案信息化建设的内容是什么？•基础设施建设：档案信息网络系统和档案数字化存诸和备份系统的设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。•应用系统建设：档案信息的收集、整理、利用、安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果•标准规范建设：是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。•人才队伍建设：档案信息化建设，人才是关键。•档案信息资源建设：1、主要对象：馆藏档案；接收的电子文件；网络信息资源的获取；其它档案信息资源2、系统构成：数字化处理前准备；数字化处理子系统；电子文件的处理系统；数据存储子系统；数字化信息发布子系统3、数据库的建设：•数据质量要求：数据的规范性、数据的有效性、数据的稳定性、数据的新颖性。•目录数据库：把案卷目录、卷内目录输入到数据库、实现案卷目录的计算机管理，提高检索速度与查准率。•全文数据库：档案文件的全部信息输入计算机，实现计算机管理与查阅。五、档案馆网站的设计•档案馆网站的功能定位•档案馆网站的结构框架•网页制作•档案馆网站的功能定位1．信息发布功能2．宣传教育功能3．中介平台功能•档案馆网站的结构框架1．为网站建立独立域名2．采用多服务平台架构3．设立在线更新机制4．提供交互沟通渠道•网页制作1、栏目设置2、显示形式3、界面布局4、辅助功能：档案信息化系统建设的主要目的是提高档案管理的科学性和档案工作的有效性，加强对档案资源的规范化管理、促进档案资源的开发和利用，实现档案的社会价值。可以说档案管理系统是档案信息化建设的核心内容之一，也是档案工作者最终操作和使用的软件系统。什么时期用什么软件，配置什么设备，要根据本校档案工作开展的具体情况，上单机版也好，上网络版也行，或者先用excel表格生成目录也行，关键就是我们档案馆的工作人员要有档案信息化的意识。谢谢大家!