2015吐鲁番干果交易会组织方案(7.28)

2015年吐鲁番国际干果交易会总体方案为确保2015年吐鲁番国际干果交易会（以下简称“交易会”）圆满成功，特制定本方案。一、举办目的推动吐鲁番以葡萄干为核心的干果产业发展，搭建全国干果展示展销、品牌成长平台，扩大吐鲁番干果城项目影响力与知名度，打造吐鲁番全球干果采购基地。二、时间和地点（一）时间：2015年10月10日－13日（二）地点：吐鲁番国际会展中心三、拟邀参会对象1、吐鲁番市范围内从事干鲜果品生产、加工、销售的企业和合作社。2、区内及丝绸之路经济带重点城市干鲜果品产销企业和客商。3、湖南省特色农产品生产经销企业和客商。4、国内知名电商、微商、商超、大型农产品批发交易商、知名物流企业。5、国外干鲜果品经销商。6、干果生产技术研发机构、设备生产厂家。四、主要活动内容（一）吐鲁番及丝绸之路经济带特色果品主题展销活动。邀请客商以名优、特色、品牌农产品为主题进行展示展销。（二）吐鲁番名优特色农产品推介和采购洽谈会。邀请吐鲁番市知名特色农产品生产加工企业向参会客商推介吐鲁番市优质农产品，洽谈合作事宜。（三）干果贸易与发展论坛。围绕干果生产、加工和贸易题材，以及吐鲁番干果产业现状，积极邀请相关行业和领域的企业领袖、知名专家和学者2就行业发展趋势等发表演讲，交流发展体会。1、干鲜果仓储物流与加工保鲜技术发展论坛时间：10月10日16：30—19:30地点：吐鲁番博物馆学术报告厅与会嘉宾：政府官员、林果种植大户、农业合作社、干鲜果贸易与仓储物流企业、知名果品电商超商企业、食品科研院所等。2、“一带一路”战略对吐鲁番干果产业的机遇与发展高峰论坛时间：10月11日10：00—13：00地点：吐鲁番博物馆学术报告厅与会嘉宾：政府官员、政府智囊与政策研究专家、干鲜果品牌企业、干鲜果进出口贸易企业、农产品仓储物流企业、大型农产品批发市场、名大电商平台、大型连锁超商等。五、展区展位设置本届会展区包括室内展区6000㎡（3m*3m标准展位共319个，特装展位另行申请），室外展区5000㎡，总面积11000㎡。所有展位拟对参展客商免费提供。（一）室内展区设置按A、B两大区，分设7个区域。1、疆外特色果品展示区位于A1区，A2区，设标准展位112个，由湖南省（A2区，共56个展位）、丝绸之路沿线重点城市涉农企业（A1区，共56个展位）组团参展。2、新疆各地州特色果品展示区位于A3区和西B3区，设标准展位108个，由疆内各地州（吐鲁番除外）组团参展。3、吐鲁番特色果品展示区位于B2区，设标准展位66个，由吐鲁番本地企业参展。34、国际贸易展示区位于B1区，设标准展位22个，由国外企业参展。5、电商媒体区位于B4区，设标准展位11个，由知名电商和媒体参展。6、休闲洽谈区设在展厅西侧会议室，用于参展客商洽谈交流、组织推介会晤。7、室内休闲区设在展厅东侧区域，用于参观客群临时休息。（二）室外展区设置1、美食文化与休闲服务展区邀请吐鲁番及全疆各地具有地方特色的风味小吃集中展销，向国内外客商展示和推介新疆特色小吃和美食文化。实行统一招标设计和施工，按市场化运作进行招商。2、干果生产加工设备展区邀请各类干果生产加工设备厂家参展。六、组织机构为办好此盛会，主办方吐鲁番干果城与专业会展公司签约，共同成立三个专门小组进行展前筹备与会展服务工作：1、综合协调组组长：徐志良（吐鲁番干果城董事长）组员：张跃贤、吴金明、陈军、王荣跃主要职责：制定交易会总体方案及总体预算；对接政府服务协调委员会，定期召开内部筹备会议，明确各小组分工及阶段工作重点。落实专业会展公司引进签约，协助做好重要嘉宾与领导的接待工作，确保开闭幕式的组织协调顺畅。2、招展布展组4组长：吴金明（吐鲁番干果城总经理）组员：张瑞峰、郭承明、徐丽丽、曹璇、朱婧、会展专员1人主要职责：负责招商招展工作，负责参展商的申请报名、展位分配、布展撤展、展会期间服务工作。3、宣传后勤组（吐鲁番干果城营销总监）组长：张瑞峰组员：李俊杰、徐丽丽、席芸、任芳、田明、杨铭、会展专员1人主要职责：全视角宣传报道各项筹备动态、各项活动，为交易会的圆满成功营造浓厚良好的舆论氛围；展会一切宣传与展览物料的设计、制作、发放工作；展会现场开放、安全、保洁、应急等；开幕式的组织，参会人员及重要嘉宾的接待等。七、宣传方案（一）宣传报道重点内容1、发展葡萄产业、品牌与龙头企业方面取得的成就。2、今年具有代表性的带动产业和地方经济发展的农产品特别是果品加工招商项目。3、首届干果交易会的特点和亮点，介绍筹备情况进度，尤其是对开幕式盛况、农产品加工招商会、专场推介会、签约会及花絮进行全面报道，并安排部分专访，将宣传工作推向高潮。（二）宣传活动安排1、收集相关展会信息，用现有的展会资源进行互换，利用网络、微信等进行推广。2、借助葡萄节宣传机会，突出交易会推广宣传。3、利用新闻发布会、企业深度报道等手段营造展会氛围。4、常规广告媒体立体宣传，全方位发布展会信息。5、展会期间，邀请各大媒体并选择有影响力的媒体做深度采访，报道5展会成功盛况及下期预告。6、气氛营造，本地媒体在重要版面和时段突出报道交易会相关新闻。10月8日起，在吐鲁番主要街道悬挂横幅、彩旗，在吐鲁番会展中心悬挂横幅、彩旗、建造拱门气球等形式营造浓烈的喜庆气氛。（三）主要宣传媒体1、新疆卫视、949广播电台、乌鲁木齐晚报、新闻都市晨报等新疆主流媒体2、喀什、阿克苏、和田等各地州电视、电台、报纸3、新疆各大高速公路单立柱平面广告4、新疆及国内知名微信、网站推广5、吐鲁番二台一报、户外大牌、新媒体广告等全方位覆盖6、邮寄DM单页等上述媒体宣传在8月15日前全部落实完毕（四）新闻发布会（请明确各次发布会地点）1、2015年8月20日下午4：00，召开宣传会议暨第一次新闻发布会，部署交易会启动工作。2、2015年9月25日上午10：00，召开第二次新闻发布会，介绍筹备进展情况等。3、2015年10月13日下午19：00，召开第三次新闻发布会，通报交易成果等。八、招展布展方案（一）招展说明1、本届预计参展商约300家（不含美食区），招展工作由招展布展组负责，在政府协调服务委员会招商招展组协助下开展，进展情况每半个月汇总上报至综合协调组及政府相关领导，9月25日前落实最终参展名单。2、国内知名电商、超商、大型农产品批发商参加展会及相关活动由吐6鲁番干果城单独负责。3、主办方及时统计招商招展进度，适时调整优化展会方案细节。（二）参展办法1、下载并填写《参展申请表》加盖公章邮寄或扫描件发至组委会邮箱2、组委会对申请人资格进行审核并初步确定展位（一律免展位费）3、组委会经统筹安排发出《展位确认书》4、参展单位向组委会提出参展特殊协助申请5、参展单位执《展位确认书》至展会现场报到布展（三）招商招展进度1、8月15日前，落实交易会各项宣传工作2、8月5日起，开始对参展商的邀请和派发招展函3、9月15日起，开始对重要观众的邀请4、10月5日起，开放展馆及安排布展相关事宜5、交易会进行中，每天都要做好对数据的整理和对参展商的调查6、10月13日撤展及展后总结、成果跟踪服务和落实。（四）展会服务1、预订住宿酒店、代理商务宴请、酒会的活动安排及会务服务；2、展品运输装卸、检验检疫、仓储物流（备有冷库免费使用）；3、商务用车租赁、物流车辆租赁、代订车票机票；4、接站送站、贵宾客户旅游、医疗、礼仪、预约翻译服务；5、新闻发布会、洽谈会、签字仪式场地及相关服务；6、代理申办临时电话线及网络线路、广告发布代理；7、标准展板制作，特装展位搭建协助以及特殊展览用品的租赁。8、展会期间免费随时进行展台保洁工作，确保巡场，随时协助客户与场馆沟通，解决突发事件。9、高效协助完成撤展工作7（五）布展工作与进度8月1日前，制定交易会整体平面布局的初步设计；8月15日前，完成场馆各区域的设计装饰与硬件配备；9月1日前，确定开幕式的方案及各项活动；9月20日前，完成室内外展位的搭建安排等全部软硬件准备工作；9月25日前完成全部参展名单确定与展位分配，并开始发放各类证件；9月26日前，完成参展产品收集和仓储物流方案；10月1日进行特装施工，10月4日—9日进行展品布展，展会期间，负责展销品的质量标准和食品安全及协助工商受理消费者投诉等事宜；展会期间，协助公安系统保障展会期间的消防、治安、交通安全工作；10、负责撤展事宜，原则上10月13日19：00后撤展。九、来宾接待方案（一）接待对象重要政府领导、论坛嘉宾、大型参展商领导与代表，接待工作整体考虑，统一落实。接待费用方面，主办方邀请的客商与领导由主办方负责。（二）任务与进度8月1日前，在政府服务协调委员会的帮助下，制定重要参会参展人员的邀请计划8月1日前设计并印制邀请函，发放至各相关部门，以便协助招商使用或寄发。9月1日前落实好接待宾馆、饭店的签约，以及车辆的预约工作。9月20日前，制定论坛相关组织方案及嘉宾邀请落实。9月25日前跟踪落实好各部门邀请情况的信息反馈、跟踪落实和统计工作，并完善酒店、餐饮、车辆等接待要素。9月28日前，制定参展人员、领导、专家、嘉宾的接送车（机）和食宿8接待预订，制定重要客商、专家考察接待工作方案。10月1日前，制定相关招待晚宴和开幕式参会人员的组织安排。十、财务预算方案（一）财务支出预算：展览场地租金：新都农产品公司免费提供展馆水电费：5万元招展与招商费用：10万元广告媒体费用：30万元印刷品及物料制作费用：15万元开幕式：10万元展具采购租赁：50万元论坛费用：5万元住宿、招待、交通等其他相关费用：20万元不可预见费用——10万合计：155万元（二）财务收入预算：无十一、现场管理方案（一）开幕式现场管理1、开幕式现场布置开幕式时间为10月10日上午10：00-11:30，地点为吐鲁番国际会展中心南侧主入口，开幕式的舞台搭建由主办方负责。开幕式出席对象为自治区相关部门领导、参展城市及吐鲁番市党政领导、各地嘉宾、所有参展参观人员等。2、领导与嘉宾接待开幕式出席领导与嘉宾名单及领导讲话稿由宣传后勤组负责与相关政9府部门对接落实。对于重要贵宾事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。3、媒体的接待和管理后勤宣传组在展会开幕前，邀请或落实出席媒体记者，拟定新闻通稿，确定采访重点对象及主要采访方向，并安排好相应的采访场所和必要的协助人员。4、办展机构现场管理招商招展组与后勤宣传组密切配合，制作证件门票、参展指南等物料并有序发放、制定并落实展会注册入场、设备设施管理等制度，协助参展商做好展会现场布置，有效组织好现场相关活动开展，协助有关部门做好展会现场应急与安全管理。5、参展商的现场管理工作招商招展组组织10人专业服务团队，在对参展企业进行现场服务，派发参展指南，举行参展知识培训会，提供设备租赁、客户推荐等增值服务，随时解决参展各个环节的问题与困难，并对参展企业进行展后走访，成果跟踪。6、观众登记和安检管理宣传后勤组与公安机关对接，制定安检制度，落实安检通道及器具配置，制定相应应急处置措施，严格执行观众安检登记，维护展会出入口的良好秩序，确保展会安全。7、撤展管理招商招展组协助参展商进行展位的拆除、租用展具的退还、参展品的处理和回运；宣传后勤组协助做好展场的清洁、撤展安全保卫以及参展人员返程协助等。（二）会展现场风险管理1、会展风险管理10宣传后勤组于9月1日前，提前对场地进行安全分析，完善硬件设施方面的不足，制作安全小册子，完善相应提示标牌，减少安全事故发生机率，同时加强媒体管理、预防“闹展”发生。2、重大紧急事件管理宣传后勤组在展会开幕前，定期与消防、公安、卫生等部门沟通，及时消除事故隐患，在布展及展会进行中随时监控、快速联动，确保最短时间应对可能发生的重大安全问题，（三）其它管理1、所有现场广告管理均由宣传后勤组统一分类批准制作，原则上不收取费用，对影响展会形象、存在安全除患的广告设施与物料，一律不得发布。2、宣传后勤组根据参展商报名情况，制定参展观展路线，划定足够的停车场地，事先与交管部门联系，对展品运输、线路规划、重大活动组织、紧急事件处理提前做好预案。