档案信息化专题

如何做好新时期档案信息化工作如何做好新时期档案信息化工作•基本概念•打造适应社会发展的支撑平台•科学、有效地组织实施基本概念-----信息化•信息化概念信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大的提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。基本概念-----信息化信息化管理系统七大平台如今，我们常常面临沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以统一管理和协调的现状。尤其是当流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人，部门与部门沟通和协作愈发凸现重要性的时候，更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。Text协同工作平台实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作Text知识管理平台信息集成平台日常办公平台信息发布平台公文流转平台通信平台信息化管理七大平台基本概念-----信息化基本概念-----信息化知识管理平台系统性地利用信息资源、专家技能，改进创新能力、快速响应能力，提高工作效率和员工的技能素质。基本概念-----信息化信息集成平台对数据信息的集成、整合。档案信息数据应用管理就是典型的例子。基本概念-----信息化日常办公平台将自己的日常安排、任务变更等集成在一个平台下，改变了传统的集中一室的办公方式，扩大了办公区域。通过网络的连接，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落随时办公..基本概念-----信息化信息发布平台建立信息发布平台的标准流程，规范化运作，为信息发布、交流提供一个有效场所，使新闻简报、技术交流、公告事项等都能及时传播。基本概念-----信息化协同工作平台将各类业务集成到OA办公系统当中，制定标准，将传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也逐渐缩小，从而提高团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。基本概念-----信息化公文流转平台在信息化的今天，改变传统纸质公文办公模式，收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，同样可以留下痕迹，真正实现无纸化办公。基本概念-----信息化通信平台通过互联网进行信息的实时交流，也可在一个单位或系统范围内的建立电子邮件系统、即时通讯系统实现信息的沟通和交流。使通信与信息交流快捷流畅，同时便于信息的管理。如：“新疆档案协同办公平台”中的“ocs即时通讯系统”。基本概念--------档案信息化所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。档案信息化基本概念--------档案信息化需要资金的支持具有相关知识的人员实施较长的时间不断地完善特点第一讲打造适应社会发展的支撑平台第一讲打造适应社会发展的支撑平台正确的理念必要的硬件良好的软件安全、畅通的网络完善的制度专业的队伍1、正确地认识社会发展中涌现出的新的事物2、及时地接受新的理念和实践活动的新概念3、遇到新的问题和矛盾时应首先思考如何去解决4、要有敢于创新、勇于实践的勇气正确理念一、培植正确的理念第一讲打造适应社会发展的支撑平台设备配置交换机输入输出设备终端机ups服务器二、配置工作所需的硬件第一讲打造适应社会发展的支撑平台1、必要的设备配置设备配置当前主流的硬件架构设备的可扩展性满足工作需要2、合理的设备配置第一讲打造适应社会发展的支撑平台（1）统筹规划（2）切合实际3、实施地对硬件进行更新第一讲打造适应社会发展的支撑平台应用软件BECDA功能齐全操作简捷响应迅速信用良好维护方便三、采用性能良好的应用软件第一讲打造适应社会发展的支撑平台2、合规的实施过程1、制定科学合理的布网方案（1）政务外网（2）政务内网（3）单位内网（4）档案专网第一讲打造适应社会发展的支撑平台四、搭建安全、畅通的网络环境（1）政务外网国家电子政务外网（简称政务外网）是按照中办发〔2002〕17号文件和〔2006〕18号文件要求建设的我国电子政务重要公共基础设施，是服务于各级党委、人大、政府、政协、法院和检察院等政务部门，满足其经济调节、市场监管、社会管理和公共服务等方面需要的政务公用网络。第一讲打造适应社会发展的支撑平台政务外网支持跨地区、跨部门的业务应用、信息共享和业务协同，以及不需在政务内网上运行的业务。政务外网由中央政务外网和地方政务外网组成，与互联网逻辑隔离第一讲打造适应社会发展的支撑平台（2）政务内网主要用于承载各级政务部门的内部办公、管理、协调、监督和决策等业务信息系统，并实现安全互联互通、资源共享和业务协同。第一讲打造适应社会发展的支撑平台管理人员技服人员队伍AB研发人员D应用人员C五、建立保障正常工作的队伍第一讲打造适应社会发展的支撑平台AddYourText•数据安全制度•机房安全制度•操作安全制度•设备安全制度•保密制度•齐全完整性•操作合规性•适用可行性制度建设六、制定完善的规章制度◆安全制度◆操作制度（应考虑以下要素）第一讲打造适应社会发展的支撑平台第二讲科学、有效的组织实施第二讲科学、有效的组织实施应用建设项目数字化工作的要求数字化加工的一般要求档案管理应用软件1234A、字段的合规性B、流程的规范性C、存储的通用性D、操作的简捷性E、响应的迅速性A、单机版优点：安全性极高缺点：只能供单人使用B、网络版优点：可同时供多人使用；受时间、地点的限制低缺点：对安全防护设施要求高A、提高档案原件的寿命B、实现档案现代化管理最基本的应用平台C、便捷地满足用户的需要D、最大限度的实现资源共享A、检索信息速度快B、可同时满足多用户使用C、信息迁移便捷一、应用档案管理应用软件①第二讲科学、有效的组织实施2、特点3、作用1、要求A、功能的齐全性B、流程的规范性C、操作的简捷性D、响应的速速性E、维护的便捷性A、不受空间、时间、人数的限制；B、信息传送速度快；C、信息处理及时A、实现无纸化办公的基本应用平台B、实现现代化办公的基本要素之一C、实现实时地办公的唯一办公方式D、大幅度地提高办事效率；节省办事费用；提高环保指数第二讲科学、有效的组织实施一、应用协同办公平台②第二讲科学、有效的组织实施项目建设（1）充分的调研（2）切合实际的策划（3）可行性和必要性的论据（4）科学的可研报告（1）审批的效力性（2）审批的合规性（一）项目规划（二）项目审批（三）项目实施二、建设项目第二讲科学、有效的组织实施1、招投标阶段3、实施阶段2、合同的签订4、项目验收项目实施（1）编制标书（2）招投标a、公开招标b、协议采购c、单一来源采购A、监控B、调控C、抽检A、合同的有效性B、合同的可操作性C、合同的延时性A、组织B、要求（三）项目实施第二讲科学、有效的组织实施质量管理（1）合标要求（2）实时抽检场所管理（1）空间要求（2）安全要求安全管理（1）实体安全（2）信息安全人员管理A、技能要求B、保密要求设备管理（1）登记制度（2）控制管理A、设置开机密码B、专机专用C、屏蔽所有输出输入端口合同的合法性A、内容公平B、制作合规数字化工作要求三、数字化工作的要求接收→扫描前整理→协同扫描→自动图像处理→扫描质检→人工图像处理→档案还原→影像质检→著录标引→著录质检→原始数据备份→总质检→自动数据挂接→数据备份四、数字化加工一般流程第二讲科学、有效的组织实施1、登记形成档案扫描交接单2、交接单验收签字数字化加工流程接收第二讲科学、有效的组织实施⑴第二讲科学、有效的组织实施1、记录档案物理状态2、排页3、修复5、确定扫描件4、拆除装订破损、缺页、包装不一致等发现漏排、错排、重排的页码进行重排破损严重、无法进行数字化的档案要先进行技术修复。折皱不平、影响扫描质量的档案应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描当档案装订物影响扫描工作进行或影响扫描质量时，应拆除装订物。拆除装订物要注意保护档案不受损害根据扫描原则确定扫描件和非扫描件6、扫描前质量处理根据扫描件的质量进行扫描件的处理如加模、加纸等7、登记各种表单数字化加工流程扫描前整理⑵第二讲科学、有效的组织实施5、登记各种表单。1、选择扫描仪根据不同的扫描件，选择不同的扫描仪。2、选择扫描模式。3、建立文件存放目录。4、核对页数。数字化加工流程协同扫描⑶第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程自动图像处理⑷纠斜图像旋转去污压缩采用专用压缩软件对图像进行自动无损压缩2134第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程扫描质检⑸检查图像质量检查图像质量核对档案信息登记各种表单第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程人工图像处理⑹批量合并批量切割去污第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程档案还原⑺排页修复完整性检查整理装订还档登记各种表单第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程音像质检⑻2、核对档案数量1、核对档案质量第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程著录标引⑼将纸质档案每一份文件扫描后的所有数字化文件存储为一份多页TIFF文件。通过目录数据库中的档号与数字化文件名的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，以实现目录数据库与数字化文件的批量挂接。第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程著录质检⑽软件自动核对文件路径和目录的关系数字化加工流程原始数据备份⑾第二讲科学、有效的组织实施••••将扫描校对完成的目录至少通过两种介质进行备份第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程总质检⑿通过软件进行综合检查第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程自动数据挂接⒀纸质档案文件级目录数据库和数字化文件通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过相应软件，可实现目录数据对相关联的数字化文件的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。第二讲科学、有效的组织实施数字化加工流程数据备份⒁对最后总的数据库和文件进行多种形式的备份。谢谢