公文写作基本知识

公文写作基本知识一、公文概论：公文古己有之，把公文作为一种学科知识来概括和总结，应当说时间并不长。所以说，公文基本知识应属于较为年轻的学科，文体应属于社会科学的管理学科。（一）公文的概念公文是公务文书的简称。是实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。具体解释为：一般是指党政机关、群众团体、企事业单位用以传达贯彻党的路线、方针、政策，指导部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，具有特定效力和较为规范格式的文书。（二）公文的种类党的机关公文有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（公报、决议、条例、规定、指示为党的公文独有）行政机关公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（命令、议案、通告、公告为行政公文所独有）（三）公文的特点：1、鲜明的政治性。公文是党和国家为达到一定政治目的而操纵的工具，是为一定政治目的服务的。2、法定的权威性。公文代表着一级组织、一级政权的职权和意图，具有绝对的权威，不允许有关组织、单位和个人置若罔闻或与之相悖。3、现行的实用性。发文是针对实际，切实管用，便于操作。可以说是合于时而发，合于事而做，要求下边贯彻执行。4、严格的规范性。公文有统一的文种，每个文种都有严格的规范和具体的要求，限定内容、限定格式、限定适用范围，不许独出心裁，胡乱发挥。5、行文的明确性。公文的观点鲜明，条理清楚，要求明确，让谁干什么、不许干什么和究竟怎么干，都非常明确清楚，不含糊其词。6、语言的简洁性。相对其它文稿来讲，公文则文字更精炼，条理更清楚，层次更分明，篇幅更简短，没有废话，不许冗长，能一句说清楚的不用两句。此外，有的公文还有政策性、保密性等等。（四）公文的作用：主要体现在党政机关、群众团体和企事业单位实施组织领导和处理公务的工具作用。具体讲：1、法规准绳作用。便于遵照执行。也叫明法的作用，党纪国法用公文发布于世。党的纲领、章程用“决议”这个文种发表；宪法用公告发表。2、领导指导作用。部署当前工作。也叫传令作用。指示、决定、通知等下行文有明显的传令作用。3、公务联系作用。便于相互沟通。也叫沟通作用。请求指示、批复、商洽、支持作用，请示、报告、批复、函等。4、宣传教育作用。统一思想行动。教育警示作用。关于表彰扶贫先进单位的通报；关于治理“三乱”的决定。所以说，公文不是简单的抄抄转转、无足轻重的东西，而是治国安邦不可缺少的重要工具。古人说：“盖文章经国之大业，不朽之盛事。”政策和策略是党的生命，而政策和策略必然体现在公文里。（五）公文的分类：1、按行文关系分：①上行文（下级机关向上级机关包括有业务指导关系的上级机关行文）：请示、报告②下行文（上级领导机关对所属下级机关的行文）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、批复、条例、规定、命令、会议纪要③平行文（平行机关或不相隶属机关之间的行文）：函、议案（政府等）④通行文（向社会公众发布的具有告知性和规范性的公文）：如通告、公告、公报2、按秘密程度分：①秘密②机密③绝密3、按使用范围分：①党（群团）②政（行政）③军（军队）二、文种写作：公文写作，有共性的东西，也有个性的东西。共性反映所有公文写作的共同点。比如，应遵循的原则是：实事求是、准确合实、可行有效、简炼规范。还如，公文标题三要素，即发文机关、事项、文种。举一例：中共朝阳市委关于进一步加强科协工作的意见。就是既有发文机关，又有工作事项，还有意见文种的体现。又如：第一段讲发文的目的、依据、原因、问题、意义、作用。又如，所有文种第一段最后一句话都要通过不同方式把文种交待出来。如“报告如下”、“通知如下”、“提出如下意见”、“特做如下规定”等。（当然、函和公报除外）。还如，文号、落款单位和年月日等。个性反映各个具体文种有别于其它文种的特殊点。这里讲几种常用公文的写作要领：（一）请示请示是下级机关向上级机关请求指示、批准事项所使用的呈批性、期复性公文。（上级机关即可以是上级领导机关，也可以是上级业务指导机关。如各部门向省国土资源厅批地、向财政要钱等。）请示的特点：1、呈请性。下级向上级行文，有的虽然不是直属关系，但属于业务主管机关。是下级机关对上级机关有所请求。或请指示或请批准。2、越职性。自己职权范围内无法解决或无法处理的事情。请示的内容都是上级机关职权内的事。3、期复性。要求上级机关明确表态批复。同意不同意都应给答复。请示的分类：1、请求指示。要求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神一类请示。2、请求解决。下级机关遇到自身人力、物力、财力、无法解决的困难或问题，请求上级帮助解决。3、请求批准。本机关对某一问题已有处理意见，但职权所限必须请求上级批准同意。4、请求批转。职能部门对新情况、新问题已有处理意见和办法，但因“条条不对块块”的规定，不能要求同级职能部门或不相隶属机关、部门照此执行，因而要求上级领导机关审查批准，并转给有关部门执行的请示。此类请示，结尾语多有“以上请示如无不妥，请转各部门执行”字样。请示的写法：一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。1、标题：由发文机关（如有版头，也有省略）、事由、文种三要素构成。一题一事、一文一事。不允许有“和及”等两件事一起请示。文题一定写“请示”，凡写申请、要求、请求都不对。2、主送机关：绝对只能一个。一般不主送上级机关的领导个人。主送多个机关就误事、主送机关外可有抄送机关。3、正文：包括请示缘由、请示事项和结语三部分。①请示缘由。即正文开头部分，说明为什么请示的问题。这是上级机关作出批复的重要根据。要情况真实，理由充分，尤其是请求解决性的请示缘由部分要尽量写得详尽些。缘由写完后，往往用“现就有关问题请示如下”过渡。②请示事项。是正文的主体和核心。只能是一个事项，写得具体明确。请求指示的要明确提出问题和要求；请求解决的要明确提出需上级支持帮助或解决的具体事项；请求批准的应提供本机关的具体意见、措施、方案或行动。语气要谦恭，不能用决断口吻行文，即本机关“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。③请示结束语。常另起一行。惯用“妥否，请批复”、“以上请示，请予批准”、“以上请示，如无不当，请予批准”等。切忌带有强制性语气（以上请示，请予十日内批复）。4、落款：一般包括署名和成文时间两项：标题有发文机关的，可不落款，但需盖公章。请示注意事项：1、遵守行文规则。即一文一事、主送一个机关、不越级请示、不直接送领导者个人和党政分开的原则。2、请示内容真实，理由充分。3、语气平实、恳切。（二）报告报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，以及答复上级机关询问的陈述性公文。报告的特点：1、应用范围的广泛性。可用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本部门、本单位贯彻上级指示精神情况和实际工作中遇到的问题，也可以向上级机关陈述意见和建议，还可以答复上级机关的询问。2、行文的单向性。是下级机关向上级机关行文，为上级机关提供情况，一般不要求上级“批复”。这个上级一般是自己单位的直接上级。3、表达的陈述性。大量用陈述语言，全面、真实、具体地陈述执行上级指导示的情况，很少议论。报告与请示的区别：1、行文目的不同。报告的目的是下请上达，反映情况，提出建议，不需批复；请示是要上级答复、批复。2、行文时间不同。报告是工作结束或告一段落后的汇报；请示是工作未开展之前先请示。3、收文受理不同。对于报告上级机关一般不批复；对于请示必须批示批复。报告的分类：1、工作报告。用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工作成绩、工作经验、存在问题以及下步安排的报告。2、情况报告，用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存在的有代表性、倾向性的有关情况。重在“反映情况”，引起上级机关重视和采取措施。（广州市非典肺炎由卫生厅向省政府或卫生部报告，还有禽流感等）3、建议报告。用于向上级机关提出意见或建议。对开展某项工作或解决某一问题提出建议、意见和解决问题的具体措施、方案、办法，要求上报机关批转到有关地区或部门执行。这是“呈转性”的报告。如：关于开展第十七次科技之冬活动的报告，科协向市委报告。4、回复报告。用于答复上级机关的询问。具有被动行文的特点。如：关于×××等上访问题调查处理结果的报告。皮毛厂抗美援朝女战士郭载初上访医疗费问题处理后给省委的报告。5、递送报告。用于向上级机关递送文件、物件的报告，是报告中最简单的一种。报告的写法：一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。1、标题：由发文机关、事由、文种构成。如果报告的事情紧迫，为引起上级重视，可在报告前加上“紧急”二字。2、主送机关：和请示一样，只能是一个，必要时抄送。不要送给领导个人。因为一个领导不在家、外出、学习会误事，送机关，这个领导不在，可另一个领导批示。3、正文：由缘由、内容、结语组成。报告的缘由是正文的开头。说明报告的目的、原因、概括报告的基本内容或基本情况，一般比较简短，缘由部分结尾惯用“现将有关情况报告如下”。报告的内容是正文的主体：①工作报告的正文主体包括基本情况；主要工作成绩、经验、做法；存在的问题；今后安排四个层次。②情况报告的正文主体包括基本情况；问题和原因；办法及建议三个层次。③建议报告的正文主体内容层次与情况报告正文一致，但它的基本情况远不如情况报告详细。重点在措施和办法。④回复报告的正文主体是对上级询问或要求的工作和情况答复清楚即可，比较简单。报告正文结束语。单独占行。工作报告、情况报告用“特此报告”；建议报告结尾是“以上报告如无不妥，请批转各地区、各部门执行”；回复报告结尾多用“专此报告”；递送报告常用“请审阅”、“请收阅”、“请查收”、“请核收”等。报告写作的注意事项：1、材料要真实。2、除综合报告外，要遵守一文一事的原则。3、严格文种界限，不能与请示混用。（三）通知。通知是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、向下级机关和有关单位传达需要办理与周知或共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的知照性公文。也是使用范围最广、使用频率极高的文种。通知的特点：1、使用范围的广泛性2、行文方向的灵活性。即可以是上级对下级，也可以平级行文，还可以不相隶属机关行文。（计划生育工作、财政部门对各委办局）3、晓喻告知的广泛性。通知首先是让大家晓喻，知道内容后才想怎么办。4、较强的时效性。即有时间期限（如涨工资过时间不行），也有效力长短不一。如有的会议通知，会期一到，就失去了效力。通知的分类：1、批示性通知：可分批转性、转发性、发布性三种。批转性的用于批转下级公文；转发性的用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布性的用于发布规章。如关于印发“规定”的通知等。这类通知分别与被批转、被转发、被颁布的原件构成一份完整的公文。2、指示性的通知：是对某一项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。是上级对下级下达指示，而内容又不适用于“指示”文件时使用这个通知。如《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》。3、事务性通知：用于安排一般具体事务。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等。应用广泛，内容单一。4、会议通知：各机关单位用以发出召开会议的通知。5、任免通知：上级机关任免下级机关的领导人员或上级机关的有关任免事项需要下级或平级机关知道时发出的通知。通知的写法：通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。但各种通知的具体写法也不尽一致。1、批示性通知：①标题。也由发文机关、事由和文种构成，不能随便省略。但问题比较突出。需注意的：一是标明被批转、被转发公文的机关，因为原公文由于有固定版头时可能省略了发文机关，而批转或转发时不标明，下边就不知原文是哪发的。如《市政府办公室转发市财政局关于控制行政经费问题的报告的通知》，就把市财政局补进文题了。二是批示性通知标题介词“关于”使用，一般只用一个，批转机关可用批转、转发等词。不能用市政府办关于批转市财政局关于×××的通知，而应是市政府办批转市财政局关于×××的通知。三是层层转发即转发层次较多的公文，发