档案管理办法

。-可编辑修改-...........有限公司档案管理办法司规字第03号第一章总则第一条为加强公司档案管理，科学的收集、整理、保管档案，并充分发挥档案在行政、经营、科研、生产、基建等工作中的作用，特制定本办法。第二条本办法所称档案，是指公司在运营过程中形成的，具有查考价值的各种文字、图样、计算材料、声像材料及有关实物、样品等资料。第三条公司各部室应高度重视档案管理工作，指定专人按照统一的立卷归档办法，切实做好档案管理工作，逐步实现档案管理标准化、规范化。第二章归档范围和分类第四条根据文件材料的性质，归档材料分为行政管理类、产权类、生产技术类、经营管理类、设备类、科研类、产品类、基建类等八个项目。另设有财务、人事、非纸质、外来四项专门档案。第五条行政管理类（一）企业成立及变更材料。含调研材料、可行性报告、合作各方洽谈和谈判记录、意向书、备忘录、协议书、合同、董事会人员变更、增减融资情况、企业登记及变更、企业章程及变更等。（二）会议材料。含董事会、总经理办公会议记录及会议纪要、外出参会材料和其他重要会议材料。（三）行政事务材料。含规章制度、计划总结、奖惩表彰、领导重要文信（含领导重要讲话、会议发言材料、祝词、贺信、参观资料等）、大事记、公文、非经营和非新改扩建类的协议合同（制作、维修、施工）、各种事物交接手续、办公用品管理、劳保福利。（四）法律事务材料。含经济诉讼、合同纠纷、企业公证事务等。原版已签字发。-可编辑修改-（五）审计材料。指领导干部离任审计材料（公司内部审计产生的记录，结果以及处理意见等由本部门自己保存）。（六）人事管理材料。含人员调配、委培通知和协议（其他人事管理材料按有关人力资源管理制度由人事部门存档）。（七）办理投保材料。含员工人身意外保险和车辆保险的申请、洽谈、合同等材料。（八）企业形象宣传材料。含网络、媒体、户外广告的请示、审批材料、样稿、成品、图片、照片等及产品发布会、展览会材料。（九）资产管理材料。含合资融资、对外投资、清产清算材料等。（财务专管）。（十）事故处理材料。含人身意外伤害、车辆损坏、交通事故、产品事故、安全生产事故、消防安全事故、环保事故等。第六条产权类（一）知识产权材料。含企业的各种专利权、商标专用权、著作权等。（二）权证类材料。含所有权证如房产土地证等，许可权证如营业执照、税务登记证、法人代码、排污许可证、进出口证等，使用权证如信誉等级证等，以及其他荣誉证书（复印件）等。（三）认证材料。含申报材料、评审材料、证书（证书、奖杯、牌匾等实物按非纸类档案统一存放）等。第七条生产技术类（一）生产材料。含生产的能力评估、组织安排、计划统计、调度指挥、计划调整等。（二）能源管理材料。含能源消耗定额、节能降耗统计等。（三）标准计量材料。含生产技术标准、质量标准、计量监测等资料。（四）环保材料：含环保绿化、环保监测、申请审批手续、排污许可、年。-可编辑修改-检资料等（环保设备材料归入设备类）。第八条经营管理类（一）经营决策。含企业改革方略、重大经营决策、发展规划、目标管理、行业分析、市场需求信息、经营事故管理等。（二）产品销售。含市场预测分析、客户调查、销售订单、生产通知单、经销商会议文件、外协纪录、运输单、用户反馈和售后服务资料等。（三）物资管理。含物资供应、采购合同、销售合同、付款凭证、验货单、入库单、仓库管理、废旧物资回收、修旧利废措施等。（四）计划统计。含企业的各项专业规划、企业计划管理、年度、季度、月度经营情况统计报表及统计分析。第九条设备类（一）生产、检验、试验、安全、环保设备、仪器仪表1、设备、仪器技术文件。含技术标准、参数、图纸、操作规程、工艺流程等。（包括自制设备的设计开发、工艺工装、图纸图样、材料构成等）2、设备、仪器使用说明书、维修、保养、运行、改进、改装、转移和报废等文件。3、设备、仪器安装、调试、检验、验收过程中的技术性、凭证性文件资料。4、设备技术改进材料。（二）办公设备1、电脑、打印机、复印机、传真机、桌、椅、冰箱、空调、沙发等维修保养手册、说明书，维修凭据（相同设备说明书可只保存一份，维修凭据要全部保留）。2、公司内网络检测、维护、维修材料。。-可编辑修改-3、办公车辆。其中包括：购车资料以及发票、车辆登记证书、养路费缴费卡等（各种保单因为具有时限性，由主管部门保存）。第十条科研类按科研或技改课题设置类目。含课题审批文件、调研论证、科研方案、图纸、配方、合同协议、试验记录、产品检定、报告、论文著作、鉴定材料、专利申报、产品评优、商标广告、成果申报审批、说明书、市场推广应用、技术转让等。第十一条产品类按产品品种型号分类设置类目。各种产品归档范围含立项论证、市场调查评测、产品开发设计、工艺图纸、加工制造检验材料、产品试验、质量检验、包装标准、合格证、产品事故处理、用户反馈意见等（产品事故处理与行政管理类的事故材料存放在一起，电子目录中只作目录索引）。第十二条基建类（一）新、改、扩建工程论证、申报、勘测、审批、设计中形成的文件。（二）设计、施工依据和审批签订的文件、材料、图纸、科研报告、说明书等。（三）工程预算、决算、重大变更等材料。（四）施工合同协议、过程记录、竣工验收报告、评优资料。（五）安评资料、环评资料。第十三条财务类（一）商业银行：往来、会议材料。（二）重要的贷款保单。（三）财务与政府、机关单位往来的重要资料。（四）按国家有关财务制度应建立的其他财务档案。。-可编辑修改-第十四条非纸质类（一）电子档案：含存有重大事件、重要活动、重要文件资料的软盘、光盘、录像带、硬盘等。（二）物品材料：含单位的荣誉性实物（奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉证书、牌匾、奖杯）、赠品（有关部门或个人赠送的牌匾、礼品）、字画（国内外知名人士、领导人题词、签名或书画）。第十五条人事类（一）员工个人档案。包含应聘登记表、面谈记录表、个人履历、毕业证、身份证、荣誉证、任职资格证书（复印件）；职员登记表、培训记录、笔试试卷、培训鉴定、试工鉴定；试工合同、劳动合同或临时合同；报到证、调令、奖惩、离职申请及手续、保险、薪资调整、职务变更。（二）人员需求申请及审批材料。（三）备用人才资料及后备干部资料。（四）培训大纲、培训计划与培训教材、试卷。（五）员工名册、工资表。（六）员工手册。（七）员工健康档案。（八）人员变动、培训报表。第十六条外来类企业外部文件资料是指与外部的政府、机关、企事业单位等往来值得保留的重要文件及重要外来信息。第三章档案的归口管理及要求第十七条档案的归口管理。-可编辑修改-（一）公司综合经营管理科负责收集归档公司的各类档案和档案工作的日常管理：含行政管理类、生产技术类、产权类、经营管理类、产品类、设备类、科研类、基建、人事类等九个项目及非纸质、外来等专门档案。（二）公司财务部门负责财务档案的收集、建档、管理,公司生产技术车间负责生产技术类、设备类、安全类档案的收集、建档、管理。（三）每年4月30日前将所需归档的文件整理编目后交到公司相关部门归档。第十八条文件材料的收集、归档由公司相关部门指定专人负责。日常工作中随时主动向承办人收集办理完整的文件和相关材料，对其进行整理，并做好日常管理工作，确保应归档文件材料的齐全、完整。文件材料归档工作步骤：第十九条技术与工程基建文件材料、图表材料的收集、归档由项目负责人或承办人负责，从立项之日起，即应指定专人负责及时收集整理，并在归档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。第二十条承办部门或承办人员应保证经办文件齐全完整，工作完成后及时整理编制《归档文件移交目录》交由相应归口部门归档。档案管理人员要将交来的档案对照《归档文件移交目录》进行验收，验收无误后签字接收。《归档文件移交目录》要一式两份，交接人与接交人各一份。工收集分年度确定保管期限文件编页码装订排序编号入盒填写归档目录编制索引。-可编辑修改-作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带出或销毁。第二十一条归档的文件材料必须完整、准确地反映企业管理、生产、经营、科研等活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料应层次分明，符合其形成规律。对规定应当立卷的材料，必须注明保管期限和密级，按规定日期向档案工作归口部门移交，任何个人不得据为己有，以便集中管理。第四章档案的分类、组卷和编目第二十二条分类档案实行统一的分类标准。第二十三条企业外部文件资料分类方法企业外部文件资料暂按文件、图纸、光盘三类。第二十四条企业内部文件资料具体分类步骤如下：第一步：将行政管理类、经营管理类等年度划分比较分明的文件按照年度划分，其他分类如基建类资料按照项目进行划分。第二步：案卷全宗号按行政管理类、生产技术类、产权管理类、经营管理类、产品类、设备类、科研类、基建类、财务、人事、非纸质进行分类。第二十五条编目档案统一采用拼音与数字相结合的方法进行编目。（一）企业外来文件资料统一采用如下格式进行编目：LZ—WL—XX—XX—XX卷宗目录号。-可编辑修改-案卷号案卷全宗号全宗号全宗号代码1、案卷全宗号为“文件（WJ）、图纸（TZ）、光盘（GP）”三卷2、全宗号统一规定为：WL3、各公司统一使用的全宗号代码：LZ如外来会议文件资料的编码为：LZ-WL-WJ-01-01（二）企业内部文件资料统一采用如下格式进行编目：LZ—XX—XX—XX—XX卷宗目录号案卷号公司案卷全宗号各公司档案全宗号集团及各公司统一冠用全宗号1、全宗号统一冠用“HK”；2、公司案卷全宗号代码分别为：行政管理类—XZ、生产技术类—JS、产权管理类—CQ、经营管理类—JY、产品类—CP、设备仪器类—SB、科研类—KY、基建—JJ、财务—CW、人事—RS、非纸质—FZZ、外来资料—WL；4、目录号采用数字方法进行编码，如行政类第一卷编码为：HK—XZ—01。-可编辑修改-5、案卷号采用数字方法进行编码，如行政管理类第一卷第一个文件为：HK—XZ—01—016、非纸质资料在编目时可根据具体情况进行编目（主要体现整齐方便快捷的查找）。第二十六条组卷经过分类整理的文件资料按类别进行组卷，组卷以分类为基础，以文件的关联性为纽带进行，形成案卷。应按如下规定进行组卷：（一）不同年度的文件材料原则上不放在一起组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划、设想放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度处理的文件放在制发年立卷。（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件和附件，草稿与定稿，请示与批复，转发文件与原件，同一文件的多种文本组合在一起，不得分开，文电应合一立卷。（三）考察调研材料、制度、规定、办法、条例、法规等按单一问题组卷。（四）会议文件，根据文件材料的多少而定，可一会一卷，也可一会数卷。（五）技术、基建工程按项目组卷。1、项目（包括课题、产品、基建工程等）结束后，由项目负责人负责组织本项目所形成的应归档的科技文件材料的整理组卷工作。相关部门应将与项目关系密切的管理性文件交项目负责人，与该项目的技术文件材料统一汇总整理组卷。。-可编辑修改-2、科研项目、委托试验、产品生产、仪器设备、基建项目等方面的文件按其阶段、结构、部件等分别组合。根据文件材料的多少，一题数卷或一题一卷。3、卷内文件材料应齐全完整，准确反映科研、生产、基建和有关管理活动的真实内容。第二十七条档案管理员在组卷工作中应该检查卷内文件成分是否相符、文件材料是否齐全完整；检查文件资料的保管期限是否一致，确保卷内文件质量。第五章档案的保管第二十八条根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用柜架，并做到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害气体、防高温、防虫、防鼠等。第二十九条档案管理人员对不同类型的档案要分别进行保管，实行分柜、分类保管，柜架排列整齐、合理，有编号，符合规定要求。库房要配备合格的消防器材和温、湿度显示，库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。应保持适时通风，并建立温、湿度记录。库房内严禁吸烟，存放易燃物品及其它杂物，保持库房内安全、卫生。第三十条档案管理人员应定期