钉钉在烟草公司办公中的应用探讨

龙源期刊网钉钉在烟草公司办公中的应用探讨作者：吕大淦来源：《现代经济信息》2016年第24期摘要：随着通讯技术的快速发展，“互联网+”成为了各行各业谋求管理模式变革的主要途径，以提高团队管理水平、增强工作沟通即时性和便利性的办公平台——钉钉也应运而生。在烟草公司的办公中，如何利用互联网+的优势，借助钉钉这一办公平台，提高烟草公司办公的效率，是烟草行业的一大课题。本文将从什么是钉钉、钉钉的特色功能以及烟草公司如何利用钉钉这一平台来进行介绍。关键词：钉钉；烟草公司；办公管理；简道云中图分类号：F270文献识别码：A文章编号：1001-828X（2016）024-0000-02一、钉钉简介移动办公具有传统办公不可比拟的优越性，也是烟草公司实现办公高效化、可视化的途径。钉钉作为一款移动办公平台，将会为烟草公司提供更加专业、更加高效的办公模式。钉钉是由阿里巴巴集团开发的一款办公软件，它专注于企业团队管理、工作即时沟通，为用户提供了移动办公、协同办公、远程化管理的平台。钉钉平台的特色服务，如“已读”、“钉盘”，提升了企业内部、外部的沟通效率，转变了企业的办公模式，提高了企业的办公效率。第三方的“简道云”服务更是为用户提供了办公应用定制平台，满足了多样化地办公需求。钉钉以其强大的功能，将在烟草公司办公中发挥巨大的作用。二、钉钉的特色功能介绍1.钉钉是一个工作方式无论是大公司还是小公司，都会面临这样一个问题：当群发消息或者通知并要求收到回复时，总是会有一些职工没有反馈。钉钉的“已读”功能创造性地解决了群发消息的反馈问题，提高了群发消息的有效性，也为消息发布者节省了大量的时间。钉钉还提供了一个DING的功能，实现了消息必达，紧急事情还可以通过语音，短信等多种方式把消息DING给你想DING的用户，消息必达，通知高效。钉钉提供的企业通讯录功能，全员共享，找人方便，高管保护，安全无忧。很好的解决了同事之间电话号码记不住的问题，换手机又要重新存号码等。以浙江烟草为例，可以查询全省烟草系统内的通讯录。极大的方便了同事之间沟通交流。龙源期刊网钉钉也为企业提供了高清语音电话会议的功能，有效提高了会议的效率，随时随地可以召集企业内部人员进行电话会议的召开。2.“钉盘”使文件资源共享更加便捷在企业的日常办公中，有大量的文件需要存储，包括公司系统性的文件，如请假流程、审批表格等；员工之间相互交流用的资料；员工与客户沟通中的资料等。那么在办公中就会有这样一个需求：有足够大的空间存储这些文件，文件能够方便、快速的找到。“钉盘”作为钉钉的一大特色功能，一是能够为企业提供多达几百G的存储空间；二是能将通讯交流中的文件保存到“钉盘”中，避免了因为交流信息过多，文件被淹没不易找到的问题；三是能够保证文件必达，类似于“已读”功能，“钉盘”开发了文件查收状态跟踪功能，能够在界面反馈对方是否已经查看文件，无需多次确认。“钉盘”的出现，提高企业文件资源使用的便捷性，减少了员工的工作量。另外钉盘还可以创建群，分享文件；当然也可以创建个人文件夹，保存那些与工作相关的文件，当然也可以上传生活相关的文件。烟草内部创建的很多企业群，大家都在群里的钉盘中分享文件，工作经验，一些表格，会议纪要等等。合理利用好钉盘，只要有网络的地方就可以工作。3.“简道云”实现了办公平台的量身定做在企业办公中，不同的业务部门有不同的办公需求。这种办公的多样化，从根本来说，它有着这样的需求，用户能够定制办公平台，且不需要专业的编程技术，操作可行、方便。“简道云”的出现从技术上、内容上满足用户办公多样化的需求。它提供了人事管理、运营管理、客户管理、库存管理等丰富的办公定制模板，用户可根据自身部门的需求，灵活定制办公平台，定制后可即时使用或者发布给部门及企业员工。在这个过程中，无编程要求，大大降低了办公平台定做的技术门槛。三、钉钉在烟草公司办公管理中的应用条件在互联网时代，移动办公成为了必然。由通讯技术发展来看，移动通信越来越便捷，无线网络的覆盖也越来越广，这就满足了烟草公司的工作人员随时随地利用手机App来处理办公事项。由办公效率来看，移动办公解除了时间和空间的限制，烟草公司员工的办公摆脱了办公地点、办公时间的限制，可通过手机处理与公司业务相关的事情。这种方式有效地实现了办公的流动化、工作的协同化和管理的远程化，从而使得办公的效率和管理的质量有大幅度地提高，进而推进企业的办公效率。在使用中，“钉钉”作为一款实现移动办公的软件，它的优点如下：免费且支持不同客户端使用，节约了平台开发成本。在烟草公司中，有大量的职工，不同的职工会使用不同的客户端，例如安卓系统、ios系统等，“钉钉”解决了传统办公管理系统不能跨越平台使用的问题，同时免费使用，为烟草公司节约了开发办公系统的费用。龙源期刊网“简道云”满足了烟草公司不同部门的办公需求。作为一个完整的企业，烟草公司往往有多个部门：生产部、采购部、销售部、财务部、人事部等。这些部分的工作内容不同、对办公软件的需求也各不相同，且办公内容会随时间进行一些调整，这就要求办公平台具有一定的灵活性。而又由于烟草公司的职工不是专业的软件开发人员，这就需要在办公软件的私人定值时具有可操作性。“简道云”作为钉钉的定制应用工具，能够为用户提供表单、报表以及流程的个人设计。同时为了方便用户操作，“简道云”提供了大量的应用模板，烟草公司的工作人员可根据自身部门的业务需求开发不同的办公应用软件，操作简单方便，降低了编程的专业门槛。四、钉钉在烟草公司办公中的应用探索1.基于“钉钉”办公平台，提升烟草公司办公效率烟草公司在“钉钉”上创建办公平台时，可从公司系统消息、日常事务、部门事务这三大部分来考虑。第一步是在钉钉平台上创建烟草公司团队，将公司的员工加到这个团队中；第二步根据员工在烟草公司中的不同职位以及流程需要，分配不同的权限；第三步不同部门根据需求，利用“简道云”创建满足本部门需求的办公应用。公司系统消息应设置为每个员工可见，公司系统消息主要包括烟草行业的发展动态、国家或地方关于烟草的新闻及政策、本公司的通知公告。在公司系统界面还应该包括本公司不同部门的简介、联系方式等，方便员工之间进行交流。由于公司的系统消息为所有员工可见，所以该部分信息的发布具有公司官方意义，因此该部分应有专人负责信息的更新和运营，且应保证信息和政策的正确性、实时性。2.借助“钉盘”，文件交流更安心、便捷在烟草公司中，首先部门内部员工之间的交流，会有大量的文件上传；其次部门间也会涉及到各类文件；最后是与客户交流中，更是有大量的信息需要储存。这些文件往往会淹没在大量的聊天信息中，在传统的交流平台中，往往是翻找聊天记录，查询相应的文件，有时甚至会遗忘对方曾经发过文件，这就降低了职工的工作效率，增大了职工的工作量。而“钉盘”具有容量大，使用方便的特点，可以追踪文件查看状态，满足了用户的需求。以员工和客户、员工间的交流为例，介绍“钉盘”在烟草公司中的应用。在烟草的经营中，为了使客户及时了解公司经营的烟草信息，销售人员往往需要跟客户发送一些文件进行沟通。在传统的文件交流中，销售人员发送完文件后系统是没有任何反馈的，客户是否收到文件了，需要每个销售人员再次进行确认。从情感上说，这增加了与客户的距离感。而“钉盘”实现了文件接收状态的追踪，当用户看到文件后，销售人员可立即跟进，介绍最新的烟草产品，进行销售等。龙源期刊网在“钉盘”中，同样可建立团队，分享工作中所用的文件。例如要对某一烟草营销方案进行讨论时，便可以在“钉盘”中建立团队，将参加讨论的人员拉进来，并分享待讨论的营销方案，方便了团队的沟通与交流，提高了团队的工作效率。3.搭载“简道云”，烟草公司部门内部实现应用定制化在烟草公司中，核心部门主要有烟草的营销、专卖、物流以及公司的财务。这些部门具有一定的独立性和协同性，职能不同，对办公平台的要求也不同，并且业务也会有一定的更新，这就要求办公平台具有一定的灵活性。“简道云”作为一款办公应用定制平台，恰好可以满足企业个性化的需求。具体以烟草公司的营销部门为例，介绍“简道云”如何定制应用。烟草营销部门的主要任务是通过烟草市场的分析，瞄准市场对烟草的需求，制定合适的烟草销售计划。作为一个团队，这就需要进行分工。首先营销部门领导创建团队，建立营销项目，根据部门员工的实际情况下发本部门的工作计划，使员工能够明确看到在每一步中自己的分工，提高员工的责任感。对于员工来说，在钉钉中及时提交工作日志，便于领导对自己工作进行督查，这有助于提高员工的工作积极性，减少拖延现象的发生。在烟草营销中，还有一个重要的对象，那就是客户。为了全面掌握、记录与用户的交流信息，可利用“简道云”中的客户管理系统，创建满足烟草公司营销部门需求的管理平台。图1是利用“简道云”创建的推广品牌进销存系统，并实现对零售户的进销存管理，更能真实反映市场对新品卷烟的认可与否。图1是“乌镇之恋”的销售数据，第一利用表格展示了在香烟在不同地区的销售情况，第二利用柱状图横向比较了香烟的销售额，统计信息非常明了、直观，有利于销售人员对不同市场进行整体性的评估，方便销售工作的进行。简道云还可以实现数据管理系统中的零售户信息统计，包括每日零售店的进货量、销售量以及库存量。方便销售人员及时联系零售商，进行补货，增强销售的主动性。可以利用简道去画出各种对比图形，简道云提供了柱形图，折线图，饼图，面积图，雷达图和圆环图这几种常用的图表，直观的反应不同地区的销售状况，有利用销售人员了解某一品牌香烟在不同区域的销售力和对客户的吸引力，方便销售人员及时调整销售战略，针对不同区域，投放相对有吸引力的品牌。图2是用“简道云”定制的客户登记管理表，包括回头客、定点客户等。这些功能使得客户信息一目了然，方便营销人员根据不同客户的特点和需求，提供相应的服务，实现服务的个性化、差异化，增强客户的牢固性和忠诚度，提高烟草公司的竞争力。简道云在表单设计时提供十四种表单控件除了常用的单行文本，数字，地址等控件之外，简道云还增加了子表单、扫描控件、GPS定位控件等，使用场景更广泛。这样的表单设计功能能够基本满足我们日常工作需求。可以实现EXCEL的导入导出，外链拓展（给表单加个标记，追踪数据来源），自定义查询条件，数据关联与联动（用来对另一张表单中已经录入的数据，进行直接调用或者有条件地调用。），还可以使用公式与函数，表单校验（即数据如果不满足校验条件时，不允许提交）。龙源期刊网简道在表单制作，报表设计，流程引擎等方面都很方便，实现了零编码快速搭建应用，按需定制，四两拨千斤。能用的地方实在太多，如客户管理，销售数据上报，订单管理，设备管理，库存管理等。五、总结烟草公司办公自动化对于减少职工工作量、提高职工工作效率、提升公司竞争力具有重要意义。本文主要介绍了“钉钉”这一办公平台的主要特点以及它在烟草行业中进行应用的可行性条件，最后介绍了“钉钉”在烟草公司中的应用。烟草公司业务较为复杂，对办公平台有着极高的要求，而“钉钉”这一专业办公平台具有强大而丰富的功能，且定制门槛低，无需进行编程的“简道云”使钉钉更加具有可扩展性、修改性和灵活性，这将为烟草公司实现业务流程的自动化以及办公的规范化带来极大的帮助，从而降低员工的工作量和出错率，提高烟草企业的运转效率，进而提升烟草企业的竞争力。参考文献：[1]黄光发.烟草公司信息管理系统设计与实现[D].重庆大学，2008.[2]姚星.烟草企业移动信息平台研究与设计[D].南昌大学，2012.[3]董秉坤.内蒙古烟草公司信息化建设战略研究[D].内蒙古大学，2014.[4]罗东，阿细.钉钉的修炼[J].二十一世纪商业评论，2016，06：70-72.[5]马汉.用钉钉一定要知道的功能2.5版本解析[J].计算机与网络，2015，21：38-39.