002公司会议室使用管理规定

会议室使用管理规定1.目的：为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，行政人事部现面向公司内部实施会议室使用管理制度，具体事项如下。2.适用范围：本制度适用于公司会议室的管理与使用。3.权责使用规定：3.1.行政人事部：全面负责会议室日常管理，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。3.2各部门：负责会议室的申请并遵循本管理制度使用会议室。3.3使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。3.4按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政人事部不负责协商，由使用者自己协商。3.5遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。3.6部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的使用权另作安排。3.7部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政人事部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。3.8任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。3.9会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。3.10会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。3.11如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。4.定义4.1会议室指的是多媒体会议室、会议室（1）、会议室（2）、洽谈室。4.2会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。5.流程：5.1申请流程5.1.1申请：各部门使用会议室，请指定专人，在前台处登记《会议室使用申请表》。5.1.2.申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：物资准备申请时限无需物资准备在前台登记，无需书面申请需提供纯净水摆放在前台登记，无需书面申请需准备鲜花、水果、音响、等服务3个工作日前书面申请需提供横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资6个工作日前申请书面申请5.1.3前台文员根据部门或个人的申请需求作出待安排，并记录在《会议室使用登记表》。5.1.4部门或个人按时间使用会议室。5.2使用流程5.2.1会议时限：每30分钟为1节，请各部门按需申请，提高会议效率。5.2.2部门或个人按会议室使用规定使用会议室；5.2.3部门或个人自行指定人员安排会务工作。5.3.交还流程5.1部门或个人使用完毕后，前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；5.2如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报人事行政部主管协调；5.3如部门或个人拒绝改正，人事行政部主管将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。6.注意事项：6.1会议室如需使用电脑的请认真做好保密工作，严禁传播、泄露公司商业秘密；6.2话筒、投影仪等设备有专门人员调试，未经允许，不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知行政人事部前台登记申请表行政人事部审核确认会议物资准备会议室交付使用会议结束整理验收7.表单：7.1附件一[会议室使用申请表]7.2附件二[会议室使用登记表]8.附则8.1本制度由公司行政人事部制定，解释权归行政人事部所有。8.2本制度未尽事宜，按其他相关管理制度执行。8.3本制度经总经理审核批准签字后执行。