《记录控制程序》

记录控制程序（A版）编制：审核：批准：受控状态：文件编号：发布日期：2010年12月30日生效日期：2011年1月1日第2页共4页1目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。2范围适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。3术语和定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4职责4.1质量部负责监督、管理各部门的质量记录。4.2各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。4.3各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。5作业内容5.1记录的编制5.1.1质量管理体系中的质量记录由各部门根据体系运行的需要进行编制，均为表单形式，特殊需要可以文件形式，经管理者代表审定后交由行政管理部统一印制。5.1.2质量记录的编号，具体操作执行《文件控制程序》规定。5.1.3质量部负责编制《记录清单》，内容应包括序号，名称，编号，归口部门，保存期限。并将质量记录样张进行汇总整理，保管，以便需求者复制。5.2质量记录的领用行政管理部根据质量管理体系运行的需求，把记录表印刷后，通知相关部门或个人领用所需的质量记录。5.3质量记录的使用和传递5.3.1质量记录应按规范格式填写，应字迹清楚，内容真实，数据准确，空白处应打“-”，且登录已定编号顺序号；需修改时用删除线划改，不得涂改，改后应由修改人第3页共4页在修改处签名及日期。5.3.2质量记录应按规定顺序传递，且保证填写完整、正确，传递及时。5.3.3传递中的质量记录不得污损、失落，若发现失落和污损应尽快及时补上或修复。5.3.4记录的归口由体系工程师根据职能的安排，联络需求部门和主管部门征求意见，在清单上进行确定，由管理者代表批准。5.4质量记录的保存5.4.1传递中的质量记录保护见5.3.3。5.4.2按程序要求，各记录使用部门将质量记录分类保存，其保存期限见记录清单；各个部门应定期对记录进行装订且对不完整的记录进行整理标识归档，保证质量记录的完整性、真实性；5.4.3所有质量记录均需存放在专用文件夹里或存放在专用文件框内，不得散落；5.5质量记录的借阅公司内部需查阅、借阅有关质量记录时，应经记录部门责任工程师批准后执行；公司外部需要查阅、借阅时有关质量记录时，借阅者要经相应部门负责人批准并《文件发放回收记录》上签字，由记录管理人在表中备注栏登记备案。5.6质量记录的销毁对保存的质量记录已超过保存期限时，报管理者代表审批同意后方可进行销毁；原则上背面可再利用的，进行再利用，不可利用的，交行政管理部销毁。5.7质量记录格式修订5.7.1管理评审或公司重要决策要求修订质量记录，须坚持以下原则：a)保证信息、数据的连续性；b)便于统计和使用；c)力求简单有效。5.7.2使用部门提出修订的方案与样张，并填写《文件编制修订废止申请单》，经部门主管审核后报管理者代表审批，有必要时，应召集相关部门征求意见。第4页共4页6相关文件6.1《文件控制程序》7质量记录7.1《记录清单》8修订记录