产品退货管理规定

产品退货管理规定为了加强已销产品的退货管理，明确责任，确保产品退货管理规范化，并做到有章可循，特制定本规定。一、适用范围本办法仅适用于公司所有经销商、客户的退换货。二、退/换货原则：不允许退换货原则2.1无质量问题的产品原则上不能退货。2.2因客户人为过失和管理不善造成的包装变形或破损、产品污染、鼠害破损等情况导致的受损产品不允许退货。2.3超过保质期的产品一律不允许退货。允许退换货原则2.5在产品标签保质期内出现质量问题的产品，客户可无条件退货。2.6滞销、商店（公司）倒闭、转产或因货款有风险而采取的主动撤货等等因素造成的退货则由该销售部门自行处理消化；如系因业务员的严重失职造成的，还需追究业务员的失职责任，由其赔偿相关损失。2.7因客户原因要求与公司协商退/换货，而又经公司总经理批准的。2.8由于运输造成包装破损严重，无法继续销售的产品。2.9因销售策略原因或其他确需退货的产品。2.10由于工作失误造成发错货或送错货，但未超过退换期的产品。三、职责3.1国内业务部、外贸部负责提出退货申请并实施；3.2质检员负责对退货产品的质量检查；3.3仓储部门负责退货产品的管理；3.4财务部负责退货产品帐物相符情况的控制和检查；3.5综合管理部负责对本制度有效执行的监督与考核。四、退货操作流程4.1市场发现产品质量问题时，销售部门该市场负责人必须第一时间内向生产部反馈真实情况，并寄样回公司备案及尽快将同批次产品统计数据报给生产部，根据生产部处理意见进行处理（退回公司或异地销毁等），对该批次产品进行质量鉴定时，以生产部收到该样品时间为准。备注：市场发现产品质量严重变劣，而寄回样品给生产部，生产部也就此样品做出质量鉴定，认为此退货样品不可回收，只能销毁，该销售市场负责人申请此批货品异地销毁，不需退回公司本部；4.2因产品质量（包括外包装破损）原因造成的退货，由国内业务部、外贸部授权人填写《产品退货申请表》，在此表中表明退货单位、产品名称、规格型号、数量、退货原因后，报公司总经理批准，国内业务部、外贸部根据批准意见办理。4.3因经销商破产或资金发生困难等原因造成的退货，由国内业务部、外贸部授权人填写《产品退货申请表》，在此表中表明退货单位、产品名称、规格型号、数量、退货原因后，报公司分管销售副总经理审核，并根据具体情况出具处理意见，报总经理批准，国内业务部、外贸部根据批准意见办理。4.4因销售策略或发错货等原因，但未超过3个月期限的产品退货，报分管销售负责人审核，总经理批准。4.5在未接到公司领导批准的处理意见前，应禁止办理退货，仓管员也应拒绝收货入库，否则视情节情况，对责任部门和责任人员进行严厉处罚。4.6依照公司领导的处理意见，对允许退回的产品，待产品到达仓库后，由国内业务部或外贸部、质检员及仓管员共同进行清点，国内业务部、外贸部应根据清点情况认真填写《产品退货清点表》，并建立产品退货台账备查。4.7国内业务部、外贸部应对退货单位的准确性及返回原因负责，仓管员应对退回产品名称、规格型号、数量负责，质检员对所接受产品的外观质量状况负责。财务部负责核对退货产品与《产品退货申请表》所列与退货产品是否一致，准确无误后，准许放置退货产品区。五、退货产品的处置5.1仓库保管员对退货产品的处理：5.1.1产品退回后，应存放在退货库，挂待检状态标志。5.1.2检查品名、规格、产品批号、数量与《退货产品通知单》是否相符。5.1.3特别是尾数及已拆箱的退回产品要检查每一最小包装的品名、规格、产品批号、数量，防止差错、混药，退回产品应按每个品种，每个批号分别存放。5.1.4同一产品同一批号不同渠道的退货应分别记录、存放和处理。5.1.5仓库保管员填写退货记录，内容应至少包括：品名、产品批号、规格、数量、退货单位及地址、退货原因及日期、最终处理意见。5.1.6如有不符，立即通知退货部门。5.1.7仓库保管员填写《请检单》，交质检员QA。5.2质检员对退货产品的处理：5.2.1非质量原因造成的退货产品，如外观无明显变化，质检员应于2个工作日对退货产品作出检查结论，若同意继续销售，仓储部们应放置于产品合格区，填写库卡标识。5.2.2非质量原因造成的退货产品，若外包装破损严重或经过长期存放，质检员应于2个工作日对退回的产品作出检查结论；达不到入库标准时，国内业务部、外贸部应及时下达《退货产品重新包装审批表》进行翻箱，翻箱产品经检验合格后，准予入库放置于合格区继续销售。5.3因质量问题造成的退货产品，质检员应于3个工作日，对退货产品作出检查结论，并按质量原因更换对应产品；5.4检验合格的，质检员应对退货产品重新包装方案进行质量风险评价，评价结果报国内业务部、外贸部审核确认，认为可以返工的，下达《退货产品重新包装审批表》通知生产部。5.5生产部接到《退货产品重新包装审批表》，组织人员对产品包装进行清理，损坏的包装进行更换，重新包装过程中，由质检员对整个过程进行监控，确认合格后，填写《成品检验报告书》，交质量受权人签字后准予放行。仓库保管员接到准予放行通知时，移至相应要求的成品仓库贮存、发运。5.6退货产品因质量状态较差，即使返工返修也无法达到销售标准时，由国内业务部、外贸部提出的处置意见，报总经理批准后进行处置。六、检查与考核6.1国内业务部、外贸部是本规定实施过程中的第一责任部门，应根据本规定制定详细的产品退货流程和考核细则，并报综合管理部备案。6.2财务部要不定期的对成品库进行检查，如发现成品库退货产品区存放未有处理意见的退货产品，由此造成的经济损失由国内业务部、外贸部承担。6.3公司其他综合管理部门不定期对成品库进行综合性检查，发现成品库退货产品区达不到规范要求或管理混乱，在实施考核时可加大扣罚力度。6.4为强化管理者的责任，在经济处罚时，按部门主要负责人承担60％，直接责任人承担40％的原则实施。七、附则7.1本规定由综合管理部负责解释。7.2本规定自2014年2月1日起实施。7.3原规定取消。附：《产品退货申请表》、《产品退货清点表》《产品退货清点表》各一份附表一：产品退货申请表退货单位信息退货单位单位代码联系人联系电话退货产品信息退货产品名称规格型号单位数量单价金额退货原因授权填写人：部门领导审核：处理意见销售副总或总工师：总经理：批准日期：附表二：产品退货清点表退货产品名称规格型号单位数量单价金额备注清点人：年月日附表3：退货产品重新包装审批表编号：产品名称规格数量产品批号退货日期退货单位检验结果：(按SMP-42-标准检验)质检员：年月日制造部意见：制造部负责人：年月日质量部意见：质量部负责人：年月日