湖南关西汽车涂料有限公司信息化工作实施体会(1)

《湖南省制造业信息化工程》第二批示范企业经验交流会资料(四)信息化工作实施体会湖南关西汽车涂料有限公司二OO四年七月二十三日2一、公司基本情况湖南关西汽车涂料有限公司是中外合资的汽车涂料生产企业，1995年创立。建筑面积8820M2，公司1996年7月正式投产，采用日本关西涂料株式会社的技术进行制造，公司在日本关西涂料株式会社所有海外企业中效率一直名列前茅。1、人员情况：（56%的人员接受过海外培训）项目人数中等教育情况员工总数175161制造人员5948营销服务4040研究开发2929其他部门47442、销售情况3、客户情况：公司的主要客户有中国第一汽车集团公司、东风汽车公司、重庆长安汽车股份有限公司、广州本田、东风日产、武汉本田、庆铃汽车股份有限23362811358734985176687677781000063939359128491377620883274703025638000050001000015000200002500030000350004000019961997199819992000200120022003销售量(吨)销售额(人民币)万元3公司、江铃汽车股份有限公司、中国一拖集团、长丰汽车股份有限公司、柳州微型汽车厂、昌河飞机工业公司、东南（福建）汽车有限公司等20家遍布全国的各汽车制造厂商，在全国设有17个服务所为客户提供全方位的服务。湖南关西于1998年通过ISO9001,2000年通过QS900国际质量体系认证,构筑了严密的质量保证体系。2000年开始在公司推广ERP，实施企业信息化管理,2002年公司各个部门全部使用ERP系统。二、公司推广ERP后的一些变化：1、通过实施ERP系统带来的是劳动率的变化。A、部分岗位人员变化：岗位实施前实施后人数工作量人数工作量库存管理4进出1719吨/月3.5进出3357吨/月领料核算1领858吨/月0.5领1638吨/月B、总体人员变化：年份1999年2000年2001年2002年2003年产量（吨）349351766875777810000人数（人）108115142157175人均产量3245484957人均销售收入（万元）1281811931922172、计划编制时间变化：使用ERP前使用ERP后月度营业计划30.5月度生产计划51月度采购计划30.5年度营业计划103年度生产计划151年度采购计划51滚动计划不能编制可以编制43、减少出错：通过ERP系统中研究模块直接给生产、检验、采购下达配方、规格，使各个部门能在第一时间用到有效文件，减少了生产中由于配方变动导致配错料而出现重大损失的现象。库存管理中也使先进先出、批号管理得以实现，同时真正对过期物料的处理进行控制，而且减少了仓库管理人员。通过计算机系统根据生产作业台帐自动产生领料单，解决了过去人工领料不可避免出现送料错误的现象，2003年9月份生产产品470余批次，每批产品至少有10多中物料需要送到生产现场，没有出现多送少送或错送一批，这在过去是不可想象的。三、实施ERP的几点体会：1、管理制度和流程的规范以及公司领导层对信息系统的支持是成功的必要条件之一。过去对ERP系统是一把手工程，我们并没有真正的理解和感受，只是在ERP系统真正进入开发和实施阶段才有了深刻的体会。系统设计开发中要对原来的流程进行重组，系统的使用使组织机构扁平化成为可能，环节的减少肯定要触动一部分人的利益，因此就会受到各方面的阻力，如果没有领导的支持将寸步难行。ERP系统的使用需要大量的基础数据，系统的初始化及基础数据的准备需要投入很大的人力，这也需要领导层给予大力的支持。我们在1996年就提出了在公司实施管理信息系统，公司领导层对信息化带动工业化，以信息技术提升企业竞争力的战略思想有深刻的认识，对企业信息化建设的长期性、艰巨性有较深的了解，认为公司创建不久，流程、管理都还不规范，缺少必要条件，直到2000年公司通过QS9000体系认证，企业的各个方面基本规范后才将信息化建设立项，提出了整体目5标和阶段性目标，对信息化建设的投入有具体的计划。在企业各层次领导和实施人员的共同努力下，在湖南天工远科信息技术股份有限公司的积极合作下，公司的信息化建设取得了一些成绩。2、根据企业生产经营特点，确定信息化系统平台湖南关西的涂料生产过程是半流程型生产，它不同于离散型生产的机械企业，也不同于流程型生产的化工企业。其产品结构树（BOM）组成与流程式生产的化工企业一样，但生产过程并不是一条自动流水线，因此不能生搬硬套已有的MRP或ERP的生产管理模式。企业生产用的大部分原料来自国外进口，采购提前期达2-3个月，甚至更长，因此这一部分物料的需求不宜用MRP来自动产生，不能照搬ERP的计划管理模式。由于涂料产品不同于长期不变质的机械设备产品，超过有效期，对它的处理就有别于正常品，需要对它进行专门的管理，这也是一般ERP商品软件所没有包含的功能。我们的服务不同于一般产品销售，要对客户使用涂料的生产过程进行指导，其售后技术服务工作非常重要，它直接影响产品的使用效果和市场的扩展和巩固，公司在各个用户处都建有服务办事处，他们需要及时了解公司的产品库存、生产计划，发货情况，同时也要及时得到公司技术方面的支持，这些都需要通过信息系统进行处理。总的来看，湖南关西的对信息系统的需求有很多他自己的特色，为了使需求得到很好的满足和利于以后系统的升级完善以及和其它系统的集成，根据我们企业的这些特点，经过一年多的调查研究，通过对国内外ERP产品和实施单位的考察，我们最终选择在企业信息化建设方面有相当研发水平、比较熟悉企业管理流程，能及时提供优质服务的湖南天工远科公司，采取合作开发的方式，量身定制企业ERP系统。通过三年的开发实施，我6们体会到根据企业自身的生产经营特点和要求，以超前的、务实的态度，确定信息化建设的平台，选择好的合作伙伴是系统能不能成功的关键第一步。3、企业真正深入介入ERP系统的设计开发是系统成功的另一个必要条件，也是保证整个项目得以成功的关键。今天的信息技术、数据库技术已使企业信息系统的开发没有技术障碍，成熟的MPRⅡ理论已给企业ERP系统提供了理论指导，然而，软件公司的人员知识构成决定了其技术侧重在软件，而企业管理本身就是一个专门的学科，而且每个企业的管理都有其自己的特点，都形成了自己的企业文化，作为软件方不可能在较短的时间完全掌握该企业的流程和文化。因此决定企业在为自己开发ERP系统中必须深度介入到系统的需求确认、流程确认、设计、测试、实施全过程，而不能完全交给软件公司。我们公司从软件的市场调研，需求调研，一直到系统的实施应用都有项目组人员参与，对需求的确认、软件的测试、更改都必须由项目管理负责人认可，这些都为系统的实施成功创造了条件。4、企业信息化建设与企业管理改革和流程重组紧密结合随着公司信息化建设的不断深入，我们越来越体会到，以ERP为代表的企业管理软件，不仅是引入了先进的管理工具和手段，而且代表了企业的文化理念，需要企业在流程、管理方式等方面能适合软件的需要，需要我们在流程及理念方面做出一些调整，否则，再好的管理软件也难以产生好的效果。为此，我们根据企业的实际情况，认真分析和诊断管理现状，找出公司管理的症结和不合理、不增值的流程，结合ERP的管理思想和管理理念，对的管理模式进行变革。通过业务流程重组规范和优化了集团公司的业务流程，建立了面向业务流程的扁平化组织机构和面向电子商务及信息流、资金流、物流集中动态为特征的管理体系。75、注重需求调查，真正了解用户的需求是系统设计的先决条件我们在系统开发中走过弯路，为了很快开发出应用软件，在进行需求调研比较粗，对用户一些隐含的要求没有理解，系统研究人员做出的设计又全部是专业语言，而详细设计交给使用部门审核时又没有与部门进行深入的交流，导致开发出的应用软件在实施中和客户真正的需求矛盾，实施无法进行，而进行更改又导致系统变化太大。因此必须高度重视需求调查，要花40%的时间进行详细的需求调查，而且进行设计时在满足客户已有的需求基础上，还必须考虑用户可能还会提出的需求。6、重视项目管理，合理配备项目管理人员ERP的实施和开发必须有企业的深入介入才能成功，企业必须为该项目配备好需要的人力资源。信息系统的建设，ERP系统的实施和应用耗资大、实施周期长，涉及到企业的方方面面，对每个部门，每项业务处理都提出了较高的要求。系统每一阶段的工作进度和质量，直接影响到后一阶段的实施效果，因此人力资源结构一定要合理，人员要稳定，职责要分明，也要按照项目管理的要求制定好开发实施计划，严格控制好各个节点。7、扎扎实实做好项目实施ERP系统的实施是一项艰苦、严谨的工作，需要开发人员、使用人员的认真配合。（1）制定合理的实施计划，有计划的分步实施，通过合理的使用，逐步调动实施人员的积极性，使系统的实施顺利进行。（2）建立科学的管理机制和严格的规章制度，制定全面、严谨的操作规程并进行严格的督促和检查。（3）按照“3分技术、7分管理，12分数据”的方针，严格控制项目实施的全过程。特别注意在基础数据的准备和输入。（4）认真、扎实的进行用户培训，提高最终用户的计算机基础水平8和计算机应用的能力。（5）加强系统的测试和功能的确认，特别注意系统的质量、性能和界面的一致性、友好性。（6）在企业内部建立一支高素质、专业化的系统维护队伍，从项目启动之初就注重这支队伍的建设与培养，特别要求他们与开发商一起工作，在系统移交前，基本能胜任系统维护工作。四、结束语系统投入使用后，提高了企业职工的技术素质，企业的核心竞争力得到了切实的增强。企业生产经营活动进一步规范化、标准化，管理水平大大提高。公司的整体工作效率、经营决策能力和市场竞争能力明显增强。企业的信息化建设是一个不断提升的过程，在系统的实施过程中，我们也走不少弯路，吃过不少亏。例如在项目启动阶段，参与的力度不够。项目进度也控制不好，对员工的培训还不规范。这些都有待我们在今后的工作中不断提高。我们将以这次会议精神为指导，认真学习大家的经验，把企业信息化建设提高到一个更高的水平。