品管圈的方法与步骤

品管圈的步骤和方法准备阶段：--组圈、--头脑风暴--圈名圈徽--头脑风暴之进行程序创意的激发头脑风暴BrainStorming是一种群体的创意技术1941奥斯本所发展鼓励团体中的个人表达不同意见，延缓下判断的时间将每个人提供的意见列下来加以重新组合、改良、转进，进而产生多量创意•鼓励转进：搭别人点子的便车，把它视为刺激，引发你进一步的创意•有一点不一样，就是不一样拥抱点子•即使点子是狗屎，主席大家也要说「很好」踩到狗屎，才能捡到黄金；抛砖，才能引玉。•暂缓批判不是不批判，而是暂缓；不任意地评价创意的好坏禁止批评规则即使偏离目标的创意也有帮助自由畅谈规则由量生质每人至少要提一个创意追求提案量规则一个构想可以激发其它的灵感活用别人的意见，用不着客气充分活用别人的创意规则展现部门的特性能够展现团队精神所有圈员共同点跟本公司相关合适自己的圈名凸显先进专业性领导会喜欢的名字有充满希望的感觉一看就知是Xx部门精心设计自己的标志：圈名圈徽…护拉圈镜缘救生圈…水滴圈一看就知是神农圈…防火墙同心圈…海马圈…展现部门的特性能够展现团队精神所有圈员共同点跟本公司相关合适自己的圈名凸显先进专业性领导会喜欢的名字有充满希望的感觉一看就知是XX部•由全体圈员一起决定•说明圈徽或圈名的意涵•圈徽的意涵应包含（形状、色彩、大小、整体而言、依组成要素各别而言）圈徽的制定科室试点且活动且评奖•最佳组织奖---雁行圈•最具创意奖---海马圈•最佳表现奖---悠悠圈•最具潜力奖---镜缘圈•最具艺术奖---脉动圈•最具活力奖---同心圈品管圈活动是不断对自己的工作场所进行管理与改善，因此首先必须选定一个主题，而此主题应该是圈员根据自己工作现场的问题点而选择。主题的选定极为重要，如果选择适当，则整期的活动必顺畅且有效果；反之，不但没有效果，而且活动起来困难重重。案例1.主题选定14重要性主题选定主题评价题目上级政策重要性迫切性圈能力总分顺序选定主题评价题目上级政策重要性迫切性圈能力总分顺序选定评价说明圈员们列出了约4～8个问题点后，即可通过讨论选出一介最适当的问题，作为本期活动主题。主题选定的方法大致可分成6种（将于下文选择性介绍）。2选定主题主题选定的四大步骤（1/2）选题时圈员们应先讨论，并列出工作现场的问题点。刚开始时圈员们通常没有问题意识，不容易找出现场的问题点，此时可依下文介绍的选题方向来激发问题的出现。1发现主题17①强调主题对于本圈、公司的重要性；②表达方式需力求具体且应为事实；③数据能够量化，并尽可能以数据表示；④全体圈员有兴趣参加的原因；⑤全员达成共识且能通力合作。4选定理由主题选定的四大步骤（2/2）主题选定后须对“衡量指标”进行具体的定义与说明。如选出的主题为“降低门诊处方调剂错误率”，则需针对衡量指标“调剂错误率”的计算方式加以说明。3衡量指标18(1)按照公司目标管理的方向(2)上级重视、反复提醒的方面(3)降低成本或提高效率和品质(4)员工或顾客经常抱怨的问题(5)从工作结果的分析讨论中发现(6)从员工的期盼中发现发现问题的方法日常管理指标问卷调查发现的工作中常见的同事间交谈中发现检查结果或反省中发现（平时之开会纪录）找出问题点的方向问题点书写格式•动词（正向或负向）•名词（改善的本体）•衡量指标明确的主题应包含三项元素动词（正向或负向）..提高名词（改善的本体）..衡量指标..动词（正向或负向）..降低名词（改善的本体）..成本，不良率衡量指标..问题点书写格式选定主题的6种方法多重投票法依清单所列的项目投票，可分为N回合（至少两回，多轮淘汰制）。对所列项目以数字进行排序，将所给的排序分数加总，分数越多者越重要每人将10分分配给不同的项目（亦可给0分），将分数加总，分多者重要。依评价项目进行打分，将备选主题的分数求和，分最高者则为活动主题。圈员8人以上，拟选主题10~20项，需统一意见后才能继续进行时可选用。排序法加权投票法评价法共识标准法完全分析标准法以系统的方式浓缩意见；通过选择、加权；利用标准来进行方案的选取。23√•步骤一：列出品管圈希望改善的主题•步骤二：选定评价之项目–可行性：活动主题是否可行–迫切性：活动主题是否现阶段分秒必争的或是可推迟稍缓进行之事–圈员能力：活动主题是否为圈员可自行解决或是需通过其他部门协助才可完成–上级政策：活动主题是否符合上级目前所推行之重要政策评价法的二大步骤主题评价题目上级政策重要性迫切性圈能力总分顺序选定评价说明主题选定如选出的主题为“降低某工序的不良率”，则需针对衡量指标“不良率”的计算方式加以说明：(1)不良率定义：从XXX”(2)计算公式:…..衡量指标的表示方法26题目的选定最好经过全体圈员讨论决定。圈员自发讨论出来的题目，活动起来比较有乐趣、有干劲，如有困难，可请辅导员协助。2讨论决定主题选定的注意事项（1/2）一个圈在一期活动期间选一个主题即可，不要想在同一期内同时解决数个题目。1一个主题27如数个圈同属一个部门时，题目或许会相同但也无妨。因为探讨的方向可能不同，对策可能不同，此时适合联合讨论最适对策，同时达到品管罔有形和无形的效果。4联合讨论主题选定的注意事项（2/2）选定题目时应了解上级方针，两者绝不可违背。题目选定无论如何必须经主管同意才可展开活动。3上级方针28是否采用规定的方法（如评价法）进行评价题目书写是否合适（动词、主词、衡量指标）评价指标设计是否合理主题选定注意事项（1/2）1.以百分率来呈现，而分母变动不大，除出的百分具又太小，则建议以件数取代百分率。2.注意单位，以天、周、月计算3.有些错误件数包含很多错误项目，要注意定义。1.明确问题的背景，如公司方针、政府政策…2.对于单位而言…3.选提理由之内容可说明问题搁置（后果）及问题解决（效益）之情况4.问题的重要性或紧急性（必要时可用图表协助）30衡量指标是否具体且有进行说明（计算公式）主题选定注意事项（2/2）是否撰写选题理由，选提理由撰写是否清楚2.拟定计划1.决定活动期限2.按时间顺序拟定活动内容3.拟订各步骤所需时间4.决定活动日程及圈员工作分配5.拟订活动计划书并取得上级核准6．进行活动进度监控甘特图（又称进度表、顺序表、日程进度表）的发明被认为是管理工作上的一次革命。甘特图内在思想简单，基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。甘特图月份周次步骤2016年7月2016年8月2016年9月2016年10月2016年11月2016年12月负责人1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周主题选定计划拟订现况把握目标设定解析对策拟订实施与检讨效果确认标准化检讨改进成果发表计划进度表（甘特图）拟订活动计划特点甘特图一目了然：计划内容一目了然，便于理解和实际操作。方便预估：计划时，可预估每一步骤的工作负担轻重和圈完成能力高低，而作适当的调整，以便于按期完成。可比较性：计划与实际进度能作比较。制作简单：制作简单，无需复杂的计算和分析。月份周次步骤2016年7月2016年8月2016年9月2016年10月2016年11月2016年12月负责人1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周主题选定计划拟订现况把握目标设定解析对策拟订实施与检讨效果确认标准化检讨改进成果发表计划进度表（甘特图）虚线表示计划线实线表示实施线10%步骤10占时10%步骤8和9：占时20%步骤7：占时40%步骤1～6：占时30%PlanDoCheckAction30%40%20%计划进度表月份周次步骤2015年7月2015年8月2015年9月2015年10月2015年11月2015年12月负责人1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周1周2周3周4周主题选定计划拟订现况把握目标设定解析对策拟订实施与检讨效果确认标准化检讨改进成果发表30％40％20％10％•各步骤需有相应之负责人有些月份有五周，需依实际状况绘制活动进度表现况把握尚未结束即进行目标设定，不合逻辑实施线若与计划线不符，请各步骤之负责人记录两者之差异原因各步骤之负责人应将会议材料于开会前3~5天发给圈员这个步骤还需要注意哪些？3.现状把握流程图充份掌握现行工作内容到现地,对现物,做现实观察查检表观察纪录现象与标准的差距及变化柏拉图归纳出本次主题的特性三现原则显示时间与数量变化的关系推移图数据收集计划的拟定－5W2H1BWhat何事确立使用数据的目的想知道什么？收集什么样的数据When何时数据时间分类，如过去的数据、日常数据收集数据的时间、长度（多久）Where何地向那个单位收集？数据取得的地点、设备？Who何人由谁来收集？如何分配工作？Why为何为何要收集此数据？不收集这个数据可不可以？How如何收集数据的方法（抽样方法）数据整理的方法为何（整理方法）使用何种工具、仪器（量测工作）人员之训练如何发现错误Howmuch多少收集多少个数据，才符合统计原理？N＞30Benchmarking标竿同公司及其它公司、异业相同工作性质为何产生因为想象的方式因人而异，如果运用文字方式来说明解决问题的步骤，容易造成误会和歧义。使用图形方式，就会容易理解。定义流程图就是以图形的方式来表示流程的。利用特殊的图形符号表示所有的步骤和发生的顺序，可以用来了解现有的工作流程、发现工作过程中发生的重复和瓶颈。种类流程图按其性质及复杂程度可分为“基本流程图”和“事务流程图乃两类。在品管圈活动中较常用的是“基本流程图”。以下阐述“基本流程图”流程图开始/结束处理：如收发、执行、检查、影印文件：产生之报表、纪录、资料等档判断：选择决定流向路径档案/存贮：电脑档案或存贮资料流程出口及入口之接点流程动向流程符号的意义品管圈在进行到“现状把握”步骤时，需要先了解改善主题所包括的范畴。因此，通过流程图的绘制可作为圈员彼此间沟通、规划的工具，提供工作流程的总览，判断输入与输出间的相互关系，以寻求改善的机会。使用流程图有下列好处（l）易看，并可加以整理，对复杂的逻辑步骤较易把握。（2）可正确理解较难把握整体的大问题的全貌。（3）易于表现步骤。（4）在计划阶段，可正确掌握工作的步骤。为何要使用流程图？绘制流程图的推荐工具结构•针对特定的工作流程，定义其流程的结构（开始点和结束点）。排序•描述该工作的所有步骤。•将所有步骤按先后顺序进行排列。绘制•利用适当的符号绘制。•检查是否完整。流程图的绘制过程开始结束作业作业作业作业决策1.人员配备：绘制流程图时，参与的成员必须包含对这项工作流程最了解的人，所绘制的流程图才会有较高的可信度。2.符号准确：必须用符合标准的符号来绘制，使任何人能清楚地了解各工作项目的工作程序。3.流程方向：原则上流程图是由左向右，由上向下。当流程的方向与此不符合时，必须使用箭头来表示流程。绘制流程图的注意事项正确的把握现状了解流程中的各项关系了解流程顺利程度让质量有保证数据收集的四个目的查检表(CheckList)是在收集数据过程中设计的一种表格，是用来记录事实和分析事实的统计表，它将有关的项目和预定收集的数据有系统地加以汇总，以便于现况的掌握与了解。查检表是什么？合计合计搜集日期日期问题项目简明易懂提供一个简明易懂的标准化表格，是用来协助数据收集的工具。能同时检查多个项目。每个人必须查看和记录相同的东西，因此可以促使对每个事件有统一的解释。记录完毕后可以一目了然地看清整个过程，能迅速掌握问题的所在。高效性客观性统一性结果清晰通过数据的收集，清楚地描绘每个事件的具体情况，而不是每个组员的个人意见。查检表有什么特点？1.日常管理：质量管理项目的点检，以了解设备是否安全、操作标准是否被遵守。2.特别调查：为了解问题的所在，发现改善点所进行的点检（如确认主要原因）。3.取得记录：为了写报告所进行