98会议管理

1会议管理王群2012.12.13.2培训师简介•JasonWang，中国77级工程学士，英国Leicester大学MBA，剑桥大学认证培训师，美国AG认证培训师，新加坡中华总商会特约高级讲师，新加坡明康学院特聘教授，苏州培训协会特约双语高级讲师，点将商学院CTO，鹏翔商学院院长。•1989年加入德国西门子，在其慕尼黑培训总部学习与工作达3年。•1992由公司派往新加坡西门子，从零开始建立了西门子亚太支援中心•2000筹建丹麦公司亚太总部，任亚太区高级经理。•2002任职新加坡STD公司总经理，主要从事企业管理培训与商务咨询•个性开朗，阅历丰富，具有从专才到管理的亲身经历•擅长英语、德语、兴趣广泛，好交朋友，爱好很多...380%60%20%50%80%+20%60%+30%20%+50%50%+40%+25%分享的好处(石头汤的故事)4课程安排会议的优缺点会议主持人的素质与心态冰山理论告诉我们什么？会议主持人的掌控技能会前如何进行会议资源的规划会中如何掌控会议的进程会后如何跟进穿插学员答疑和练习培训方式：讲解加答疑5会议的优缺点优点：–与会人员面对面的沟通，有利于信息的充分交流–适合于复杂的需要多部门协调的事情缺点：–最耗费资源的沟通方式–与会者的时间不易协调–对主持人的掌控技能要求很高召集会议的原则：主题突出，参与者越少越好6第四讲成功会议的五种策略1.开小会，越小越好，原则：参会者必须直接相关且是负责人；他自己也决不去参加没必要的会议–他层拒绝参加奥巴马为科技界大佬举办的小型聚餐。2.明确定义工作范围，建立直接负责人(DirectResponsibleIndividual)制度。这样，每次开会只需召集直接负责人会议，会议的每项行动都有一个DRI，苹果公司的职员只需学会寻找正确的DRI即可。3.尽量简单的PPT，注重人与人的直接沟通。乔布斯说，我不喜欢人们依赖PPT来讲事情，我需要他们直接用嘴在会议桌上直接把问题抛出来而不是给我一堆PPT。如果你在陈述中离不开PPT，说明你还想得不够清楚。乔布斯头脑风暴法及决策流程的运用：带上最优秀的人（假设只能带最有限的员工上救生艇），讨论出至少10件高质量的方案，最后选出3件甚至1件去执行（苹果设计的从10到3再到1原则）。乔布斯开会三原则7主持人的素质要求-冰山理论外貌，语言，行为，特征希望忌讳恐惧隐私价值观感觉信仰经验阅历可见部分不可见部分8冰山模式告诉我们什么？1.对方90%以上的内涵是无法明确看到的2.没确切了解对方的意思之前别轻易下结论3.不可见的部分引发的冲突最严重4.解决冲突从不可见部分入手最有效互动练习：学会/习惯欣赏别人–始终保持良好心态9有素质的主持人•简明扼要地开场白与主题•善于引导让与会者先发言•熟练掌控节奏和时间•技巧性地处理提问•在充分了解大家意见的基础上，提出综合性的见解，取得大家的共识10固定的会议流程规范开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间•安排•规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划11掌控会议的基本功善于分清人际关系和业务关系：•人际关系的内涵（尊重，礼貌，体谅…）•业务关系的内涵（产品，项目，资源…）原则：分别处理，就事论事。举例：公司的销售总结会上，由于市场需求下降，销售成绩不理想，销售经理面露难色，你作为会议主持人，如何开场？12如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果13如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果14如何做开场白•定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。•内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。•程序：•概观会议进行程序；•提供与会议有关的资讯；•规范议程；•指定会议记录者；•征求对议程设计的意见。15如何分配发言时间主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因1.对会议的议题特别熟2.地位最高而且声音较大3.负担较多的行政责任16如何掌握议事进度•语言方式•非语言方式17如何达成决议—决策方式彼德·德鲁克决议法：•用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识•列举或图示各提案并开始讨论•客观比较各提案的优劣，避免意气之争•估计各提案之获益律•估计有无采集更多参考资料的需要•征求反对意见•以中立角度检视正反意见•寻求与会者对各题案之认同•对提案做适当的休整与妥协•确认议事结果•组成或指定议案执行的监督单位。184种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策1919人际需求商务需求如何正确处理沟通中的关系20•资源规划：•时间、地点、参加人、房间、设施、后勤、是否需要邀请外部嘉宾、接送、住宿、会议用具、…•高透明度的议程设计：•会议规则、主题、目的、着装、发言顺序、…将议程提前发给与会者•如何调动与会者的积极性和会议气氛：•确保与会者与会议内容不仅直接相关，而且需要他们的参与和行动*会前规划有提问吗？21练习：议程改错议程如下：–项目进展通报–公司重组进展通报–防火安全问题讨论及建议–雇员加班必要性讨论•会议地点：二楼小会议室•参加人员：部门全体员工•时间：周五下午4点整22会议开始•简明扼要的开场白：•与会者介绍（由外至内，由高至低，由长至幼）•议程说明–参考：SMART表述法•时间安排（参考：部门季度运作通报）•议题说明–（SMART）•点明此次会议是如下的哪一种目的：•情况通报•解决问题•制定决策•团队共识•注意：会议内容要和与会者直接相关，无关者不需参加会议，这是调动与会积极性的重点。23SMART表达方式•企业内常见用途：–目标设定，问题描述，任务说明。。。•Specific-明确,具体•Measurable-可衡量，有量化指标•Attainable-力所能及的•Relevant-与工作相关的•Timeline-有时限的练习：买车24会中掌控开场白议题说明会议结束议题达标议题探讨掌握常规的会议模式：25会议的掌控技巧•欣赏别人的心态，集思广益碰到较难回答的问题时的常用句：•这是个好问题！•在座的都是行家，大家有什么看法？•这个问题需要组织专家讨论…•这个问题不在今天的议题里，我把它放入备忘录，作为下次会议优先讨论的内容26会议纪要1.会议的名称、地点、开始及结束时间2.与会者及缺席者（列出原因）3.会议的议程4.会议达成的结果及其执行人5.下次会议的时间和地点（如果有的话）纪要的设计原则（见下例）：因人而异，自行设计27会议纪要举例第三季度部门会议纪要会议名称部门第二季度运营情况通报地点：二楼小会议室日期：7月5日时间：4.00pm与会者：Candy，John（出差），David，会议事项内容完成标准执行人1项目进入第二期，用户验收阶段月底用户验收张经理2部门营收情况通报。。。。。。3。。。。。。。。。下次会议：暂定10月9号，下午4点，地点同上。会议内容届时见邮件通知。28会后跟进•PDCA模式（表格式）：•P–Plan（会议决定的行动方案，参考SMART）•D–Do（行动方案执行人，如何做）•C–Check（检查方案、标准、检查人）•A–Action（符合检查标准的后续行动，不符合标准的后续行动，执行人）29举例：部门季度运作情况通报会部门季度运作情况通报（事先通过邮件发给有关人员）事项内容通报人时间1部门新同事介绍HR：Candy2.30–3.00pm2公司上季度营收情况副总裁：David3.00–3.30pm3员工提问、建议、问答部门高级经理：John3.30–4.00pm4为本月生日的同事切蛋糕HR:Susan4.00–4.30pm参加人员：部门所有员工地点：二楼小会议室30主持人会后自我评定问卷（一）1.在开会中有没有人误解过我的意思？2.我有没有在别人谈话时跳到其他话题？3.有没有在会前让员工了解会议的内容？4.面对别人说话的时候是不是很紧张？31主持人会后自我评定问卷（二）5.是否遇到只有主持人说话而没人参与？6.谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？7.在分派工作时大家是否都看着我而不提问8.总会把事情的前因后果呈现给别人吗？9.是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？10.是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗32提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题33改变旧时的习惯写下想改变的习惯写下你的目标列出习惯带来的问题列出改变习惯的好处奖励自己坚持21天回顾新的习惯行为34难点答疑•议而不决–有没有决策人？权限？•互相扯皮–每人做点有帮助的贡献•如何追踪–会议纪要标明行动时限•如何表达得有逻辑–分清人际/业务•如何做到侃侃而谈–对会议内容的了解，演讲技巧•对突发提问的应对–应答三部曲•还有什么难点？35小结•召集会议的原则：主题突出，参与者越少越好•主持人的素质（冰山、人际/业务关系）•会前的规划保证参与度（资源、与会者的相关度）•会议的开场白（SMART表达法）•会议进程中的掌控（议程设计与事先通知很重要）•会后的跟进（纪要、PDCA）•学员难点答疑