某公司财务基础管理控制制度

1财务内部控制手册二零一零年七月2目录一、资金管理控制制度……………………………………………………3二、采购与付款控制制度…………………………………………………9三、销售与收款控制制度…………………………………………………13四、存货内部控制制度……………………………………………………16五、成本与费用内部控制制度……………………………………………20六、工程项目的内部控制制度……………………………………………23七、财务档案管理办法……………………………………………………27八、印章使用管理办法……………………………………………………30九、票据管理办法…………………………………………………………33十、科技研发费用管理办法………………………………………………353一、资金管理控制制度第一章总则第一条为了加强对公司货币资金的管理与控制，保证货币资金的安全，降低资金使用成本，结合本公司的实际情况，制定本制度。第二条本制度所称货币资金是指本公司拥有的库存现金、存入银行及其他金融机构的存款以及外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、银行承兑汇票保证金存款及信用证保证金存款等其他货币资金。第三条货币资金管理控制制度的基本要求是：货币资金收支与记账的岗位分离；货币资金收支的经办人员与货币资金收支的审核人员分离；支票（现金支票和转帐支票）的保管与支取货币资金的财务专用章和印鉴章的保管分离。第四条公司财务负责人对货币资金管理控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完整负责。第二章分工与授权第五条公司总部和各下属单位的财务部门要设置如下岗位：（一）出纳员岗位：负责保管本单位的库存现金，办理现金收付业务，开据内部现金收款收据；保管公司的现金支票，编制每日的现金收付报告表；（二）银行会计岗位：保管银行转帐支票等有编号的银行结算凭证，保管公司印鉴章，办理银行的结算和收付业务；编制每日的银行收付报告表；（三）货币资金核算岗位（资金主管或总帐会计兼任）：负责审核货币资金收支的原始凭证，填制有关会计凭证、登记有关会计账簿，对货币资金的账簿记录和实际金额进行核对；4（四）财务部经理：负责领导、组织本单位的货币资金核算、管理工作，保管除公司印鉴章之外的所有与货币资金收付有关的印章。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账簿的登记工作。不得由一个人办理货币资金业务的全过程。第六条公司总部和下属各单位应当配备具备相应专业知识和实践经验的合格人员，分别担任货币资金业务的各个岗位，办理货币资金业务，并且要定期实行财务部门内各岗位之间的轮换制度。办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。第七条公司货币资金支付的批准权限统一由总公司总经理行使。公司总经理可根据需要按责任大小授权财务总监、副总经理或下属各单位负责人批准，总经理的审批权限由公司董事会批准。审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。对已支付的货币资金建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，批准人要对由本人批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。第八条货币资金支付业务的批准方式为书面方式，批准人必须在付款通知书上签字批准方能生效，批准人在外地急需用款的可在本人的批准限额之内委托本单位的货币资金主管人员代理批准手续，但批准人回来后要立即补办批准手续。第九条签字批准后的货币资金支付通知书首先由本单位财务部门的资金主管或财务部经理对货币资金的用途和批准权限进行审核，对超越支付范围和批准权限的，审核人员有权拒绝受理或要求补办手续，批准人拒不配合的，审核人员有权向批准人的上级授权部门报告，货币资金支付通知书经审核正确无误后，由审核人员在通知书上签字，然后交出纳员填写有关支付凭证，办理货币资金支付业务。审核人明知付款通书超5出支付范围或有越权批准行为而签字同意支付，或出纳员按没有审核人签字的付款通知书办理货币资金支付业务的，以失职论处，并对由引起的不良后果负连带责任。第十条公司总部和下属各单位应当按照以下程序办理货币资金支付业务。（一）支付申请。有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请（报账结算凭证），注明款项的用途（事由）、金额、预算、结算种类等内容，并附有效经济合同或相关证明资料。（二）支付批准。批准人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，批准人应当拒绝批准。（三）支付复核。复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关合同或证明资料是否完备有效，金额计算是否准确，结算种类、支付单位是否妥当等。复核无误后，由复核人在货币资金支付申请书上签字并交由出纳人员办理支付手续。（四）办理支付。出纳人员应当根据复核无误并经复核人员签字的支付申请，办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。第十一条严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。第三章实施与执行第十二条公司总部及各分子公司的库存现金限额为50000元人民币。出纳员每天工作结束前应盘点库存现金，编制“现金盘点表”，并与现金日记账的余额核对一致，超过库存限额的现金必须在当天下午下班之前存入银行，否则由此引起的不良后果概由出纳员和资金主管人员承担。6第十三条公司总部和各分子公司必须严格遵守《现金管理暂行条例》的规定，办理货币资金支付业务要优先通过银行办理转账结算，符合《现金管理暂行条例》规定以及确实无法办理转账结算的货币资金支付业务，才可以用现金支付。第十四条取得的现金收入应及时存入银行，不得用于直接支付自身的支出。因特殊情况需要坐支现金的，应事先报经过审查批准。本单位职工、其他单位和其他外来人员需要借出货币资金，必须执行严格的授权批准程序，督促及时还款或报账以结清借款，公司员工实行前帐不清，后帐不借，借款期限超过1个月不履行还款或报账义务且无正当理的，不得借支新借款。严禁擅自挪用、借出货币资金，一经发现，应立即将出纳员调离岗位，由出纳人员补足已擅自挪用、借出的货币资金，并追究相应的法律责任。第十五条取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设“小金库”，严禁收款不入账。第十六条货币资金收入、支出要取得合理、合法的凭据。取得货币资金收入要开具发票或内部收款收据等合法的凭据；货币资金支出要取得发票或内部收款收据、行政事业单位收款收据、特殊行业专用收款收据等合法的凭据；如有与货币资金收付相关的合同、协议等证明资料，应附在会计凭证之后。第十七条要严格按照《支付结算办法》等国家有关规定，加强对银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。要定期检查、清理银行账户的开立及使用情况，发现问题要及时处理。每月的货币资金收付凭证由出纳员登记日记账并连续编号后交货币资金核算人员填制会计凭证、登记会计账簿并装订成册，在货币资金收付凭证装订成册之前，其余人员未经同意不得擅自翻查。第十八条严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据或7远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款，任意占用他人资金；不准违反规定开立和使用银行账户；不准出借或出租账户，为他人套取现金。出纳人员有擅自出借或出租账户为他人套取现金的行为，一经发现，应立即将其调离本岗位并追究相应的法律责任。第十九条货币资金核算人员应当定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制银行存款余额调节表，使公司银行存款账面调节余额与银行存款对帐单余额相符。如调节后不符，应查明原因，及时进行上报处理。第二十条要经常定期和不定期地盘点库存现金，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，进行相应的处理。第二十一条资金主管人员应督促、检查本单位有关人员核对银行账户、盘点库存现金，保证本单位银行存款账面余额与银行对账单余额、现金账面余额与实际库存相符，如不相符，应组织有关人员及时查明原因，进行相应的处理，否则以失职论处。第四章票据及有关印章的内部控制第二十二条购买货币资金结算票据由出纳员提出申请并负责购买，由财务部门货币资金主管人员批准，由货币资金核算人员设置专门的备查簿进行登记管理，防止空白票据的遗失和被盗用；货币资金结算票据由银行会计负责保管，由货币资金核算人员进行检查监督；在预支货款、费用或带款购货时，不准开空白支票。第二十三条要加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由货币资金主管人员保管，印鉴章由银行会计保管。严禁由一个人保管支付货币资金所需的全部印章。按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务，必须严格履行签字或盖章手续。8第五章监督检查第二十四条财务部门负责人对本公司、分子公司的货币资金内部控制情况进行检查监督。第二十五条货币资金监督检查的内容主要包括：（一）货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金不相容职务混岗的现象。（二）货币资金支付授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支付的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。（三）支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务的全部印章交由一人保管的现象。（四）银行结算票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。（五）随机检查库存现金的账实相符情况。（六）货币资金收入、支出是否取得合理、合法的凭据。第二十六条监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。9二、采购与付款控制制度第一章总则第一条为了加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，结合本公司的实际情况，制定本制度。第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料）以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为，付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。第三条对外采购业务控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收、保管和记账工作。第二章分工与授权第四条坚决杜绝由使用部门直接自行采购本部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。公司内部能提供的货物及服务，在质量、价格相同的前提下，需优先采购公司内部货物。否则以“谁购买、谁负责”为原则的追究相关人员的责任。第五条各分子公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内，除由总部需集中采购的生产消耗性物资外，可根据实际需要自主决定生产消耗性物资的采购，批准权限由各分子公司自行制定并报公司总部备10案；第六条固定资产的采购原则上由公司总部统一采购，各分子公司采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得公司总部的批准或授权为前提条件。第三章实施与执行第七条公司总部、各分子公司物资管理部门应根据本单位生产经营的范围、特点和供货地点的远近，保持本单位适当品种和数量的库存物资，并根据物资实际库存情况，在各自的采购权限内自主决定物资采购的品种、数量和地点，及时补充物资库存量。第八条物资使用部门对需用物资直接填写物资请购单，经仓库保管员在物资请购单上签字后，报有批准采购权限的人员签字批准，再交采购员进行采购。无物资请购单的物资，仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。第九条公司总部、各分子公司的物资采购权由各采购部集中行使，未经各本单位负责人批准，其他部门一律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。第十条公司总部、各分子公司的物资采购原则上都要签订购销合同（在所在地市场购买的零星物资或钱货